Schlagwort: Selbstmanagement

Das mit dem Delegieren ist so eine Sache. Die Mitarbeiter helfen Ihnen dabei Ihre Ziele zu erreichen, machen diese aber einen Fehler, fällt dieser auf Sie zurück. Entsprechend der eigenen Erfahrung und dem Grad an Selbständigkeit bedürfen die Ihnen unterstellten Mitarbeiter einem unterschiedlichen Maß an Kontrolle der ihnen übertragenen Aufgaben. Doch wie behalten Sie am besten den Überlick?

* Planen Sie elektronisch beispielsweise mit *Outlook*?: Dann können Sie hier Aufgaben (einen Exchange-Server vorausgesetzt) direkt an einen Mitarbeiter übertragen und auch elektronisch Statusberichte anfordern.
* Planen Sie elektronisch mit einer einfachen *To-Do-Liste* (z.B. Excel)?: Fügen Sie hier eine weitere Spalte *Delegiert an* hinzu. In Excel können mit der Funktion der “Auto-Filter” auch nach den Mitarbeiternamen sortiert werden. So behalten Sie leicht den Überblick.
* Sie planen analog mit einem *Zeitplanbuch*?: Nutzen Sie auch hier die Aufgabenliste und fügen Sie eine Spalte *Delegiert an* hinzu.
* Etwas aufwändiger, aber durchaus lohnenswert bei größeren Abteilungen, ist die Schaffung von *Mitarbeitermappen*: In Ihrer Hängeregistratur legen Sie etwa pro Mitarbeiter eine eigene Akte an. Dort legen Sie zentral Gesprächsprotokolle der Zielvereinbarungen, Urlaubsanträge usw. an. Fügen Sie dieser Akte nun eine Liste der diesem Mitarbeiter übertragenen Aufgaben hinzu. So haben Sie zugleich einen guten Überblick über die Auslastung des Mitarbeiters.

In jedem Büro und Haushalt gibt es eine Reihe von Aufgaben, die in zwar unregelmäßigen Abständen, aber dennoch erledigt werden müssen. Es liegt aber anscheinend in der Natur dieser Aufgaben, dass diese schnell vergessen werden, bis sie sich dann soweit aufgestaut haben, dass ihre Erledigung sehr zeitintensiv wird. Beispiele gefällig?

* Reinigung des Monitors
* Reinigung des Faxgeräts
* Aufräumen einer Schublade
* Ablage von Kontoauszügen
* Blumen gießen
* Altpapier bündeln oder wegbringen

Die Erledigung jeder dieser Aufgaben dauert nur wenige Minuten, und darin liegt auch die Chance, es gar nicht erst zu einem Stau kommen zu lassen. Ein wenig Disziplin vorausgesetzt.

*Erledigen mit der To-Do-Liste*
Wenn Sie ein Anhänger der Aufgabenliste sind, tragen Sie alle die Routineaufgaben in eine lange separate Liste ein. Nach meiner Erfahrung werden Sie nach kurzem Nachdenken auf 30-40 solcher Routineaufgaben stossen. Nehmen Sie sich nun vor, jeden Tag zwei dieser Arbeiten zu erledigen und übertragen Sie diese in Ihre Tagesplanung. Reservieren Sie für die Erledigung (je nach Aufwand) einige Minuten dafür. Haken Sie nach der Erledigung der Aufgabe diese bewusst und zufrieden sowohl im Tagesplan als auch in der Aufgabensammlung ab.

*Erledigen mit Überraschungseffekt*
Die Aufgabenliste hat einen Nachteil. Beim Übertragen einer dort erfassten Aufgabe in die Tagesplanung werden Sie unbewußt eine Abneigung gegen ungeliebte Aufgaben entwickeln und diese nur widerwillig übertragen. Sich selbst dessen bewußt zu werden, ist schon ein Erfolg. Es gibt einen bewährten Tipp, wie Sie sich dennoch an solche Aufgaben heranmachen.

Schreiben Sie jede Aufgabe auf eine kleine Karteikarte. Diese legen Sie mit der beschrifteten Seite nach unten in einen Karteikasten oder eine andere Aufbewahrungsmöglichkeit. Ziehen Sie nun jeden Tag eine oder zwei dieser Karten aus dem Kastenheraus und bleiben Sie neugierig, was denn heute zu tun ist. Erledigte Aufgaben wandern im Stapel wieder nach hinten. Als weitere Möglichkeit sammeln Sie die erledigten Aufgaben in einem Umschlag und werden durch den sich immer weiter leerenden Karteikasten noch weiter motiviert!

Alle mir bekannten E-Mailprogramme sammeln Kopien geschriebener Nachrichten in einem Ordner, der Gesendete Objekte, Versandte Nachrichten o.ä. heißt. Intensive Nutzer des Kommunikationsmittels E-Mail wissen, dass es sich bei diesem Ordner um einen nutzlosen Datenspeicher handelt. Bei mir liegen dort nach einem Jahr oftmals mehr als 3000 Elemente. Darin mal eben schnelle eine Mail zu finden, gleicht der sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Heuhaufen.

Das weiß auch die Industrie, und beglückt uns mit immer ausgefeilteren Programme, die das effiziente Aufspüren von Informationen auf lokalen System versprechen. Meiner Ansicht nach eine mehr oder weniger sinnlose Programmgattung, denn mit ein bisschen Disziplin, vermeiden Sie den Datenmüll in Ihren gesendeten Objekten.

* Sehen Sie diesen Ordner regelmäßig durch! Überprüfen Sie, ob Sie die gespeicherten Nachrichten *wirklich* aufheben müssen.
* Verschieben Sie aufbewahrenswerte E-Mails in das Ablagesystem Ihrer elektronischen Post. Ist diese beispielsweise nach Projekten geordnet, gehören Kopien Ihrer eigenen Nachrichten zu diesem Projekt in genau diesen Ordner. Gerade Nutzer von Microsoft Outlook, die über diesen Client Terminvereinbarungen treffen, finden beim Aufräumen ein großes Einsparpotenzial vor. Für jede Terminzusage oder Einladung wird nämlich eine Kopie angelegt.
* Überprüfen Sie, ob Ihr Mailprogramm in der Lage ist, automatisch Kopien Ihrer Antworten im gleichen Ordner abzuspeichern, in dem sich die Originalmail befindet. KMail unter KDE beherrscht diese Technik zum Beispiel.
* Was nicht aufbewahrungswert erscheint, löschen Sie einfach!

…nachdem ich mich ja gerade über die so genannten Schnellhefter ausgelassen habe, die alles nur tun, nur nicht schnell heften: Denken Sie in diesem Zusammenhang auch einmal über die Ausmusterung eines anderen Büro-Klassikers nach: Die Rede ist von der guten alten Büroklammer.

Nach meiner Erfahrung haben diese Dinger die unangenehme Eigenschaft sich sofort miteinander verhaken zu wollen, wenn mehr als zwei aufeinandertreffen. In Aktenordnern sorgen sie dafür, dass deutlich weniger Inhalt im Ordner abgeheftet werden kann. Kurzum: Praktisch sind sie in der heutigen Zeit nicht gerade.

Besser:

* *Sichthüllen* (gibt es auch aus Recycling-Material). Eignen sich für die kurzfristige Aufbewahrung zusammengehöriger Schriftstücke.
* *Banderolen* aus Papier, die um die Papiere eines Vorgangs gelegt werden, bevor diese im Aktenordner abgelegt werden.