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Golms, Sonnenberg: Homeoffice

Mit HomeOffice haben Birgit Golms und Gudrun Sonnenberg versucht, einen Ratgeber für alle zu schreiben, die am Heimarbeitsplatz sitzen. Das ist ja auch sinnvoll, denn wie die Autorinnen, leider ohne Quellenangabe behaupten, nimmt ja die Zahl der Menschen, die daheim arbeiten immer stärker zu. Und so kommen Hinweise darauf, wie sich Haushalt, Familie und Beruf daheim miteinander vereinbaren lassen, natürlich gelegen. Wenn sie denn kämen. Um es vorwegzunehmen. Bereits nach den ersten 20 Seiten stellte sich bei mir der Eindruck ein, dass es sich hier um ganz alten und dünnen Wein in neuen Schläuchen handelt. Jeder, der bereits einmal ein Buch zum Thema Zeit- und Selbstmanagement gelesen hat, wird die grundlegenden Tipps wieder finden. Von der Tagesplanung mit Pufferzeiten über die richtige Zielsetzung bis hin zum Ordnunghalten des Arbeitsplatzes. Es handelt sich um eine komprimierte Darstellung bereits tradierten Wissens der Selbstorganisation abgerundet um das eine oder andere Beispiel freiberuflich tätiger Menschen. Mehr nicht, aber auch nicht weniger. Das Werk ist durchaus flott geschrieben und wer sich erstmals mit dem Thema beschäftigt wird die Hinweise sicherlich dankend aufnehmen. Allerdings sind auf 172 Seiten auch keine vertiefenden Tipps und Tricks zu erwarten. So kratzt das Buch leider meist an der Oberfläche. Schade, denn meiner Ansicht nach wäre zu diesem Thema mehr drin gewesen.

So beachten Sie wieder Ihre Aufgabenlisten

Aufgabenlisten sind so eine Sache. Die meisten von Ihnen sind sicherlich so diszipliniert, dass Sie eine oder sogar mehrere dieser Listen führen und sofort, wenn eine neue Aufgabe an Sie herangetragen wird, diese brav notieren. Am Ende eines Tages sind sicherlich viele Dinge erledigt worden, aber trotzdem scheinen die Abgabefristen eines Projekts bedrohlich näher gekommen zu sein oder noch schlimmer: Der Eindruck drängt sich auf, dass man den eigenen Zielen gar keinen Schritt näher gekommen ist. Das Problem liegt weniger in den Listen begraben als vielmehr in uns selbst. Natürlich fällt unser Blick auf schwierige und komplizierte Aufgaben und dann erledigen wir, etwas Einfaches. Am Ende des Tages haben wir uns dann viel bewegt, aber nichts bewegt. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann versuchen Sie eine andere Technik!

  • Planen Sie Ihre Woche: Dazu tragen Sie sich einen festen Termin in Ihrem Kalender ein. Gute 20 Minuten sollten Ihnen für eine valide Planung genügen. Wichtig ist allerdings, dass Sie diese Verabredung respektieren und genauso behandeln, als hätten Sie einen Termin mit einem externen Besucher oder Ihrem Chef. Hier sehen Sie sich Ihre Listen und Projekte durch und entscheiden, was in der kommenden Woche getan werden muss.
  • Nutzen Sie die 5er Regel: Notieren Sie sich täglich 5 fünf Aufgaben, die Sie als wichtig für Ihre Projekte identifiziert haben. Diese fünf konkreten Aufgaben, die Sie näher zum Ziel bringen sollen, sind an diesem Tag auch in Angriff zu nehmen.
  • Beginnen Sie den Tag mit schweren Aufgaben: Meist wird es sich bei den fünf Tätigkeiten, die Sie als Tagesziel definiert haben, um knifflige oder zeitintensive Dinge handeln. Mit diesen sollten Sie Ihren Tag beginnen. Haben Sie bereits eine davon am frühen Morgen erledigt, wird Ihnen das Schwung geben, die weiteren ebenfalls noch vor dem Mittagessen zu schaffen.
  • Planen Sie immer den konkreten nächsten Schritt: Achten Sie darauf, dass Sie immer den nächsten konkreten Schritt angehen, der Sie dem Ziel näher bringt, und nutzen Sie eine besonders aktive Sprache. „Termin beim Zahnarzt machen“, ist sicherlich ein Ansatz, um das eigenen Gebiss wieder in Schwung zu bekommen, besser wäre aber „Morgen einen Termin beim Zahnarzt beim Zahnarzt machen für den 16., 17. oder 18.“.

Wie führen Sie Ihre Aufgabenlisten? Kennen Sie das Problem mit dem Nichtbeachten, der selbst aufgestellten Prioritäten?

Mit Habitforge neue Gewohnheiten üben

habitforge

Es dauert eine Weile, bis aus dem Wunsch etwas regelmäßig zu tun, tatsächlich eine Gewohnheit wird. Beim Einüben einer neuen Gewohnheit möchte Ihnen der Dienst habitforge behilflich sein. Sie registrieren sich binnen weniger Minuten für einen kostenlosen Zugang. Sie können dann unmittelbar damit beginnen, die erste Gewohnheit, die Sie einüben wollen, zu notieren. Die Funktionsweise des Dienstes ist schnell erklärt. Habitforge sendet Ihnen täglich eine Mail, in der Sie gefragt werden, ob Sie sich an die Gewohnheit gehalten haben. Durch den Link in der Nachricht selbst, haken Sie die Erfüllung der Gewohnheit ab und können sich so selbst davon überzeugen, ob Sie sich an den Plan halten. Wie bei 43things, das ich Ihnen ja bereits einmal vorgestellt habe, können Sie die Ziele mit anderen teilen und sich gegenseitig ermutigen.

Mit Twitter ganz produktiv sein

Ganz unabhängig von der neuen und aus meiner Sicht völlig überflüssigen Debatte, ob Twitter ein neues Leitmedium ist oder ob Microblogging das klassische Bloggen ablöst, entwickeln sich um den Dienst immer mehr nützliche kleine Anwendungen, die sich gut in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Wenn Sie Rememberthemilk zur Verwaltung Ihrer Aufgaben einsetzen, können Sie durch direkte Nachrichten an den Bot Aufgaben an Ihre Listen senden oder sich auch an die Fälligkeit erinnern lassen. Damit Sie den vollen Nutzen daraus ziehen, sollten Sie sich aber die dazugehörenden Parameter einprägen. Ein „d rtm !getlist @home“ bringt Ihnen die Liste aller Aufgaben auf den Bildschirm, die sich auf der Liste „@home“ befinden. Anwender des elektronischen Zettelkastens Evernote fügen Ihrem Notizbuch mit Twitter kurze Notizen und Gedankenblitze ein. Richtig praktisch finde ich aber noch zwei weitere Dienste. Folgen Sie „timer“, senden Sie an diesen kurze Nachrichten, um sich an bestimmte Ereignisse erinnern zu lassen. Etwa ausgefeilter präsentiert sich Mindmeto. Auch dort hinterlegen Sie kurze Erinnerungstexte und werden dann zuverlässig per Directmessage wieder erinnert.

Thinking Rock macht sehr gute Fortschritte

Es ist schon eine Weile her, seit ich an dieser Stelle über Thinking Rock geschrieben habe. Inzwischen haben die Entwickler doch eine Menge an dem Programm geändert und auch ein Business-Modell dahinterlegt. Fangen wir damit an: Neben der völlig kostenfreien Version wird eine Variante für Clubmitglieder angeboten. Gegen eine Jahresgebühr bekommt das Clubmitglied exklusiv programmierte Funktionen angeboten. Diese können nach dem Ende der Mitgliedschaft weiter genutzt werden. Ebenfalls enthalten ist ein bevorzugter Support. Der Preis für die Einjahresmitgliedschaft beträgt 40 Dollar. Bewährte Funktionen, wie der übersichtliche Startbildschirm, der durch den GTD-Workflow führt, sind beibehalten worden.

thinking rock 2

Die aktuelle Version 2.2.1 glänzt aber mit vielen praktischen Zusatzfunktionen. Das beginnt mit der Zusammenstellung von Reports. Wenn Sie sich ansehen wollen, welche Aktionen in der nächsten Zeit anstehen, genügt ein Mausklick, um sich ein PDF auf den Rechner zu zaubern. Die Liste können Sie ausdrucken, um sie in einen Terminplaner oder andere Unterlagen einzusortieren. Die Aktionen gleichen Sie bei Bedarf mit einer lokalen ICS-Datei ab. So verbinden Sie Ihren Kalender mit Ihrer Aufgabenplanung. In den Einstellungen entscheiden Sie sich, ob Sie die Aufgaben ebenfalls als To-Do oder als Termin eintragen lassen wollen. Mein absoluter Favorit ist allerdings die in Intervallen erfolgende Abfrage eines E-Mail-Kontos. Damit ruft Thinking Rock die Nachrichten des Postfachs ab und importiert diese in die Eingangsbox der Software selbst, wo Sie dann darüber entscheiden, was Sie mit diesen Gedanken unternehmen wollen. Die Handhabung der Software ist einfach und dank der Programmierung in Java auch auf unterschiedlichen Plattformen möglich. War der Einsatz auf einem USB-Stick in der ersten Version zwar möglich, aber ab und an etwas umständlich, gelingt dies nun ohne Probleme. Auch um das Backup der gespeicherten Daten kümmert sich Thinking Rock zuverlässig. Tatsächlich hat mich das aktuelle Release noch einmal über mein bestehendes Outlook-RTM-System nachdenken lassen. Da ich hiermit aber bestens zurechtkomme, werde ich nicht wechseln. Wer allerdings noch nach einer Software für die Selbstorganisation sucht, dem sei ein weiteres Mal Thinking Rock ans Herz gelegt.