Entmüllen Sie den Ordner „Gesendete Objekte“

Alle mir bekannten E-Mailprogramme sammeln Kopien geschriebener Nachrichten in einem Ordner, der Gesendete Objekte, Versandte Nachrichten o.ä. heißt. Intensive Nutzer des Kommunikationsmittels E-Mail wissen, dass es sich bei diesem Ordner um einen nutzlosen Datenspeicher handelt. Bei mir liegen dort nach einem Jahr oftmals mehr als 3000 Elemente. Darin mal eben schnelle eine Mail zu finden, gleicht der sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Heuhaufen.

Das weiß auch die Industrie, und beglückt uns mit immer ausgefeilteren Programme, die das effiziente Aufspüren von Informationen auf lokalen System versprechen. Meiner Ansicht nach eine mehr oder weniger sinnlose Programmgattung, denn mit ein bisschen Disziplin, vermeiden Sie den Datenmüll in Ihren gesendeten Objekten.

* Sehen Sie diesen Ordner regelmäßig durch! Überprüfen Sie, ob Sie die gespeicherten Nachrichten *wirklich* aufheben müssen.
* Verschieben Sie aufbewahrenswerte E-Mails in das Ablagesystem Ihrer elektronischen Post. Ist diese beispielsweise nach Projekten geordnet, gehören Kopien Ihrer eigenen Nachrichten zu diesem Projekt in genau diesen Ordner. Gerade Nutzer von Microsoft Outlook, die über diesen Client Terminvereinbarungen treffen, finden beim Aufräumen ein großes Einsparpotenzial vor. Für jede Terminzusage oder Einladung wird nämlich eine Kopie angelegt.
* Überprüfen Sie, ob Ihr Mailprogramm in der Lage ist, automatisch Kopien Ihrer Antworten im gleichen Ordner abzuspeichern, in dem sich die Originalmail befindet. KMail unter KDE beherrscht diese Technik zum Beispiel.
* Was nicht aufbewahrungswert erscheint, löschen Sie einfach!

3 Antworten auf Entmüllen Sie den Ordner „Gesendete Objekte“

  1. SimonWpt 11/8/2005 at 19:14 #

    Hallo Stephan,

    das sehe ich total anders. Ich benutze K9 als Spam-Filter, um alle Spams zu löschen. Ansonsten ist Outlook mein Archiv, in dem ich alle Infos bis 2000 zurückverfolgen kann. Mit dem Tool LookOut komme ich sehr schnell an alle Infos der letzten 5 Jahre. Gerade der Gesendete Objekte Ordner hat mir schon geholfen, verlorengegangene Informationen zu finden.

  2. Stephan 15/8/2005 at 18:04 #

    Hallo Simon,

    Gerade der Gesendete Objekte Ordner hat mir schon geholfen, verlorengegangene Informationen zu finden.

    Ich habe ja auch nicht die Kopien gesendeter Nachrichten in Bausch und Bogen verdammt. Aber irgendwann hatte ich im Firmenaccount etwa 10.000 gesendete Elemente. Zwar können Tools dann dabei helfen, Infos wieder zu finden, aber eben nicht alles, was darin ist, ist es auch wert, aufbewahrt zu werden. Ich fahre mit dem im Beitrag beschriebenen System ganz gut und habe auch von Kunden und Bekannten, denen ich diese Technik empfohlen habe, gute Rückmeldungen bekommen.

  3. Simon 16/8/2005 at 13:11 #

    Hallo Stephan,

    ich sehe eigentlich nur Vorteile, alles automatisch (bei mir nach 3 Monaten) zu archivieren. Vor allem kostet es im Vergleich zu deiner Methode keine Entscheidungszeit, ob du noch eine E-Mail brauchst oder nicht. Der einzige Nachteil ist die Größe der PST-Datei, die ich aber vernachlässigbar finde.

    David Allen (GTD) schreibt in seinem Buch auch extra, dass Archivierung OK ist, solange es einen nicht unnötig aufhält, man schnell an die Archive kommt und man gerne damit arbeitet.

    Ich habe beruflich schon 2 x die Situation gehabt, einen Vorgang nach einem Jahr zu rekonstruieren. Da war mein mein Komposthaufen (so nenne ich das Archiv immer liebevoll) sehr wichtig. Ich habe über Suchordner, bzw. Lookout den Zeitraum und die Personen angegeben und hatte den kompletten Überblick inklusive eigener Mails.

    Aber wie immer gilt, jeder nach seinem Geschmack:-)

    Liebe Grüße

    Bertram

Schreibe einen Kommentar

Powered by WordPress. Gestaltet von Woo Themes