Schlagwort: Selbstmanagement

Manche Tage verleiten gerade dazu, auf die Mittagspause zu verzichten, eben schnell einen Snack während der Arbeit zu essen oder sogar diesen wegzulassen, um sich weiter der Arbeit zu widmen. Ich habe dies lange, lange Zeit ebenfalls getan. Nach meiner bescheidenen Meinung nach, sollten Sie dies keinesfalls tun. Seitdem ich konsequent Mittags meine Pause auch wirklich nehme (und Kollegen diese Zeit nicht einfach durch Termineinladungen für sich Besprechungen in Anspruch nehmen, was ich durch das Blocken dieser Zeit in unserer Groupwarelösung zu verhindern siche), arbeite ich viel produktiver!

Die Mittagspause ist für mich nicht nur die Zeit der Nahrungsaufnahme. Ich verlasse dazu meist auch das Büro. Zeit für mich selbst, Zeit über neue Ideen und Projekte nachzudenken, ein bestehendes Problem mit etwas Abstand zu beleuchten oder auch neue Eindrücke während eines Spaziergangs zu gewinnen. Probieren Sie es einfach mal aus, vielleicht erleben Sie auch Sie eine Steigerung des eigenen Wohlbefindens und Ihrer täglichen Produktivität!

Sicher kennen auch Sie dieses Szenario: Sie kommen gut erholt und gut gelaunt aus dem Urlaub ins Büro zurück und auf Ihrem Schreibtisch befinden sich Berge von Post, Rückruflisten und der Posteingang Ihrer Mails sieht auch nicht gut aus? Alles will einmal durchgesehen und priorisiert werden, nur leider kommen Sie nicht dazu, weil ununterbrochen das Telefon klingelt und Besucher an der Tür klopfen?

Klar: Als höflicher Mensch haben Sie eine Abwesenheitsnotiz in Ihrem Mailprogramm hinterlegt und allen Empfängern mitgeteilt, wann Sie aus dem Urlaub zurück sind.

Ich gönne mir seit einiger Zeit in meiner Abwesenheitsmitteilung einen zusätzlichen freien Tag, datiere also meine Rückkehr absichtlich um einen Tag nach hinten. Das reduziert zumindest deutlich die Zahl der Anrufe und verschafft mir einen zusätzlichen Tag, um Mails zu beantworten und durchzusehen.

Ein im Zusammenhang mit Zeit- und Selbstmanagement kaum in Erscheinung tretendes Werkzeug ist der Kurzzeitmesser, inzwischen mehr unter dem Anglizismus Timer bekannt. Wenn ich vor dem Rechner sitze, nutze ich das vorzügliche kleine KDE Programm KAlarm. Allerdings führe ich auch einen kleinen Timer in meiner Arbeitstasche mit mir herum. Das No-Name-Produkt ist klein und handlich, wiegt fast gar nichts, und kommt auch bei häufigen Gebrauch mit einer kleinen Microbatterie ein Jahr lang aus.

Als Anregung vielleicht einmal eine Liste meiner Einsatzgebiete:

• Nun gönne ich mir einmal 15 Minuten Pause und surfe im Web.
• Ich stelle den Timer auf 10 Minuten vor einem Termin. Damit komme ich nie zu spät und kann noch in Ruhe meine Unterlagen zusammenstellen.
• Alle 30 Minuten einmal vom Schreibtisch aufstehen.
• Auf die Hälfte der geschätzten Zeit für eine Aufgabe einstellen, um zu sehen, wie weit die Aufgabe erledigt worden ist

Sicherlich fallen Ihnen ganz andere Einsatzgebiete ein. Dass mich der Timer auch zuverlässig an meinen ziehenden Tee erinnert, versteht sich von selbst. Die Idee ich damit verbinde ist nicht, mich selber unter Druck zu setzen. So ignoriere ich durchaus das Signal einmal, wenn ich gerade beim Surfen einen interessanten Artikel lese, aber die Nutzung bewahrt mich davor, regelmäßig auf die Uhr sehen zu müssen. Mir persönlich hilft dies dazu, deutlich produktiver meine Zeit zu nutzen.

Ich organisiere meine Termine und Aufgaben mit einem klassischen Zeitplanbuch im Format A5. Als Einlage nutze ich das System von Tempus, das ich als das beste für ein umfassendes Selbstmanagement halte. Die Einlagen geben mir genug Raum für Notizen allert Art.

Wo viel Raum ist aber auch viel Platz, um sich selber sprichtwörtlich zu “verzetteln”. Mal eben eine Telefonnummer oder Mailadresse notieren, einen Gedanken kurz festhalten: Nach einiger Zeit habe ich es als unproduktiv empfunden, solche schnellen Notizen auf den Seiten der Tagesplanung festzuhalten, da man sie kaum finden kann. Deshalb habe ich einen kleinen Haftnotizzettel auf das Deckblatt des Kalendariums geklebt. Diese erste Seite ist immer schnell aufgeblättert und mein Speicher für die Notizen des aktuellen Tages.

Bevor ich meinen Arbeitstag beende, sehe ich diese Notizen durch. Neue Kontakte wandern in das Adressregister, Notizen, die ich länger aufheben möchte, auf ein neue Notizeinlage, die ich im alphabetischen Teil des Zeitplanbuches notiere. Ist alles durchgesehen, schmeisse ich den Haftnotizzettel weg und klebe einen neuen für den nächsten Tag ein.

Kennen Sie die Fragen? “Was wollen wir denn heute essen?” “Was soll ich denn einkaufen?” Rätselhafterweise hatte ich immer dann einen schieren Heißhunger auf ein Gericht, wenn der Einkauf bereits erfolgt war. Fragte mich meine Frau aber direkt nach einer Idee für den Familienspeiseplan, fiel mir gerade nichts ein. Das kann ganz schön auf die Nerven gehen, dachten wir uns. Gelöst haben wir das Problem auf einfache Weise.

Wir haben uns alle einmal hingesetzt und jeder musste eine Zahl von Lieblingsgerichten aufschreiben. Ganz in Ruhe oder jeder für sich. Je nach Größe Ihrer Familie und vor allem dem Alter der Kinder, reicht es hier schon, wenn jeder zwischen fünf und acht Gerichte nominiert. So sind wir schnell auf eine Liste von gut zwanzig Gerichten gekommen. Selbst wenn uns nun gar nichts einfällt, haben wir einen Speiseplan in der Hinterhand, der sich erst nach zwanzig Tagen wiederholt. Wurde ein neues Gericht ausprobiert, das allen geschmeckt hat, wird es mit auf die Liste gesetzt. Auf diese Weise hat die berüchtigte Frage ein Ende!