E-Mails sind ein schnelles und bequemes Kommunikationsinstrument, dessen Vorteile inzwischen aber anscheinend durch zwei Begleiterscheinungen wieder egalisiert werden. Gelegentlich sind sogar Beiträge zu lesen, die davon ausgehen, dass erhöhte E-Mail-Nutzung zu einer sinkenden Produktivität führen kann. Vielleicht helfen Ihnen einige der nachfolgenden Tipps dabei, wieder produktiver und mit mehr Freude an die Kommunikation per E-Mail heranzugehen.

# *Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen!* In den meisten Ratgebern und Zeitschriften ist zu lesen, dass Sie E-Mails am besten unmittelbar nach Erhalt beantworten sollten, schließlich handele es sich hier ja um ein schnelles Medium. Totaler Quatsch! Lassen Sie sich nicht von Ihren Korrespondenzpartner vor sich her treiben, sondern bestimmen Sie selbst Ihren Tagesablauf.
# *Bearbeiten Sie E-Mails zweimal am Tag, nicht mehr!* Auch wenn Ihnen Ratgeber aller Art erzählen wollen, dass Sie E-Mails sofort zu beantworten haben. Das ist ein großer Irrtum, der letztlich nur dazu führt, dass Sie sich selber hetzen lassen und sich von einer Routinearbeit, wie der Korrespondenz von wirklich wichtigen Aufgaben abhalten lassen. *Besser* ist es, *konzentriert* eingehende elektronische Post zweimal am Tag zu bearbeiten.
# *Ersparen Sie sich Junk-Mails.* Setzen Sie auf Filtersystem und versuchen Sie, so gut es geht, Ihren Posteingang vor unerwünschter Mail zu schützen. Aktivieren Sie also die entsprechenden Filter innerhalb Ihres Mailprogramms und / oder aktivieren Sie zusätzliche Filter bei Ihrem Provider.
# Wenn es an der Zeit ist, Ihre Mails zu bearbeiten, bearbeiten Sie jede eingehende Nachricht wirklich *nur einmal*. Sortieren Sie die Nachrichten gedanklich in drei Kategorien:
– Sofort lesen und beantworten
– Später beantworten bzw. agieren, weil etwa noch Informationen fehlen.
– Später lesen: Wenn Sie dazu Zeit haben.
# Widmen Sie sich zunächst der Kategorie *Sofort lesen und beantworten*. Schreiben Sie die Folgenachrichten oder delegieren Sie eine Aufgabe, die sich aus einer solchen Nachricht ergibt an einen Mitarbeiter.
# Nachrichten, die sich erst *später beantworten bzw. bearbeiten lassen*, verschieben Sie in einen Ordner in Ihrem Mailsystem, den Sie leicht erreichen. Möglicherweise müssen Sie sich erst Informationen beschaffen, um die Nachricht beantworten zu können oder aber eine Aufgabe erledigen. Notieren Sie diese Aufgabe in Ihrem Zeitplanbuch und legen Sie einen Termin für die Erledigung fest. Halten Sie bei dieser Notiz zusätzlich fest, dass Sie nach Erledigung auf eine E-Mail antworten müssen. Schreiben Sie zu dieser kleinen Notiz, wo sich die Nachricht befindet.
Sie können Sie als zusätzliche Gedächtnisstütze die Nachricht auch ausdrucken und in einer eigenen Hängemappe ablegen, in der Sie solche Dokumente sammeln. Dann genügt bei dem Aufgabeneintrag in Ihrem Zeitplanbuch ein Hinweis auf diese Mappe.
# Nachrichten, die den Status *später lesen* erhalten haben, sind meist Rundschreiben, CC-Mails oder Newsletter. Kurzum Informationen, die keine Handlung erfordern. Bearbeiten Sie im Rahmen ihrer täglichen Bearbeitung eingehende Nachrichten einige dieser Mails zwischendurch. Ich drucke solche Mails häufig aus, und lege Sie in mein Zeitplanbuch. Beim Warten auf andere Gesprächsteilnehmer oder während Zugfahrten lese ich diese häufiger einmal.

Das mit dem Delegieren ist so eine Sache. Die Mitarbeiter helfen Ihnen dabei Ihre Ziele zu erreichen, machen diese aber einen Fehler, fällt dieser auf Sie zurück. Entsprechend der eigenen Erfahrung und dem Grad an Selbständigkeit bedürfen die Ihnen unterstellten Mitarbeiter einem unterschiedlichen Maß an Kontrolle der ihnen übertragenen Aufgaben. Doch wie behalten Sie am besten den Überlick?

* Planen Sie elektronisch beispielsweise mit *Outlook*?: Dann können Sie hier Aufgaben (einen Exchange-Server vorausgesetzt) direkt an einen Mitarbeiter übertragen und auch elektronisch Statusberichte anfordern.
* Planen Sie elektronisch mit einer einfachen *To-Do-Liste* (z.B. Excel)?: Fügen Sie hier eine weitere Spalte *Delegiert an* hinzu. In Excel können mit der Funktion der “Auto-Filter” auch nach den Mitarbeiternamen sortiert werden. So behalten Sie leicht den Überblick.
* Sie planen analog mit einem *Zeitplanbuch*?: Nutzen Sie auch hier die Aufgabenliste und fügen Sie eine Spalte *Delegiert an* hinzu.
* Etwas aufwändiger, aber durchaus lohnenswert bei größeren Abteilungen, ist die Schaffung von *Mitarbeitermappen*: In Ihrer Hängeregistratur legen Sie etwa pro Mitarbeiter eine eigene Akte an. Dort legen Sie zentral Gesprächsprotokolle der Zielvereinbarungen, Urlaubsanträge usw. an. Fügen Sie dieser Akte nun eine Liste der diesem Mitarbeiter übertragenen Aufgaben hinzu. So haben Sie zugleich einen guten Überblick über die Auslastung des Mitarbeiters.