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Klok – eine geniale Zeitaufschreibung

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Ob Sie nun als Selbstständiger oder freier Mitarbeiter gegenüber Ihrem Auftraggeber die verbrachte Arbeitszeit dokumentieren und abrechnen müssen, oder ob Sie nur interessiert, mit welchen Tätigkeiten Sie den Tag verbracht haben: Ein Werkzeug zur Protokollierung leistet Ihnen gute Dienste. Klok ist ein solches Tool, das noch dazu extrem schick aussieht und auf Adobes Air aufsetzt. Die Software ist sowohl unter Windows als auch mit der Beta von Air für Linux lauffähig.

Die Installation setzt also eine lauffähige Air-Umgebung voraus. Danach genügt der Besuch der offiziellen Seite und ein Klick auf den Download-Link. Air installiert die Komponente, die Sie über das Startmenü Ihres Systems aufrufen dürfen.

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Legen Sie zunächst in der Projekt-Ansicht (Project View) ein neues Projekt oder eine neue Tätigkeit an. Über das Feld „Color“ weisen Sie ihm eine Farbe zu, die in den grafischen Auswertungen verwendet wird. Änderungen übernehmen Sie mit einem Klick auf „Update“. Sie können nun nacheinander eine Reihe von Projekten anlegen. Möchten Sie die Zeitnahme beginnen, genügt ein Klick auf „Work On“.
Dieser aktive Eintrag ist auch in der Fensterleiste sichtbar. Daneben wird die bereits protokollierte Zeit angezeigt. Um die Zeitaufnahme zu beenden, klicken Sie auf „Stop“.

Soweit, so unspektakulär, obwohl die Oberfläche schon sehr gut aussieht. Interessant sind die Reports, die optisch eindrucksvoll zeigen, wie sich der eigene Tag zusammengesetzt hat. Selbst an eine Weiterverarbeitung der Aufzeichnungen in Excel haben die Entwickler gedacht. Dazu genügt es, den Schalter „Weekly Timesheet“ anzuklicken. In Tabellenform erhalten Sie dann eine Übersicht der aktuellen Woche. Klicken Sie in diese Tabelle mit der Maus, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Auswertung auf Ihren Desktop. Dort wird nun eine Excel-Datei abgespeichert, die Sie auswerten und beispielsweise als Grundlage für eine Rechnung verwenden können.

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Fazit: Klok ist einfach zu bedienen und dürfte auch anspruchsvolle Selbstständige zufrieden stellen.

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Task2Gather – Aufgabenverwaltung und Projektmanagement auf einfache Art

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Vor wenigen Tagen habe ich Ihnen No Kahuna als neue Webanwendung für das Management von Projekten im Team vorgestellt. Mit Task2Gather möchte ich heute über eine Alternative dazu berichten. Auch bei diesem Service eröffnen binnen zweier Minuten ein kostenloses Benutzerkonto. Anschließend befinden Sie sich bereits mitten in Ihrem Arbeitsplatz. Die Oberfläche ist äusserst gut strukturiert und übersichtlich. Durch einfaches Anklicken des Pluszeichens in der Projektübersicht legen Sie ein neues Projekt an, in dessen Zusatzinformationen Sie sowohl eine Zeitschätzung als auch ein Fertigstellungsdatum eintragen.

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Ist das Projekt eröffnet, werden die Teilaufgaben in der Aufgabenliste eingetragen. Sie dürfen als Projektleiter zu jedem Projekt weitere Teilnehmer einladen, denen Sie dann auch Aufgaben zuweisen. Durch eine Baumansicht (Tree) ist es möglich, zu einer bestehenden Aufgabe Unteraufgaben anzulegen, die wiederum weitere Aufgaben enthalten dürfen.
In der eigentlichen Listenansicht sieht der eingeloggte Nutzer von diesen Beziehungen nichts, sondern kann sich auf die Reihenfolge und die Enddaten konzentrieren. Durch die Anlage von Unteraufgaben sind Sie als Projektmanager also in der Lage ganze Aufgabenpakete zu definieren.

Jede Aufgabe kann von den Teammitgliedern kommentiert werden. Kommentare und auch das Zuweisen einer Aufgabe zu einer Person werden in einer History protokolliert. Damit erinnert Task2Gather auch an ein Ticket-System.

Insgesamt hinterlässt der Dienst einen sehr vielversprechenden ersten Eindruck. Das Konzept ist leicht zu durchschauen, die Bedienung intuitiv. Ich bin gespannt, wie es weiter geht.

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Projektmanagement light mit No Kahuna

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Projekte werden nicht nur in organisierten Strukturen wie Unternehmen durchgeführt, sondern auch in mehr informell organisierten Einheiten wie Familien oder Vereinen. Einen interessanten Ansatz zum Projektmanagement für Teams verfolgt No Kahuna. Der in einer kostenlosen Basisversion angebotenen Service bietet Ihnen eine Plattform zur Abwicklung von Aufgaben innerhalb Ihrer Projekte, wobei diese Aufgaben allerdings keine Fertigstellungsdatum erhalten. Dagegen setzt die Plattform stark auf kommunikative Aspekte wie das Kommentieren der einzelnen Aufgaben.

Nach dem erfolgreichen Anlegen eines Benutzerkontos lernen Sie die Oberfläche mittels der Beispieldaten kennen oder aber legen gleich ihr erstes eigenes Projekt an.

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Sie vergeben einen Namen und zusätzlich einen beschreibenden Text, in dem Sie für die Teammitglieder den Sinn des Projekts und das gewünschte Gesamtergebnis erläutern.
Im nächsten Schritt erfassen Sie dann die ersten Aufgaben. Diese weisen Sie einem Mitglied des Teams zu, das über die Zuweisung per E-Mail informiert werden kann.

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Zu jeder Aufgabe können die Teammitglieder Kommentare abgeben, um etwa über den Fortschritt zu informieren, von Schwierigkeiten zu berichten oder zu begründen, warum sie sich nicht als für die Aufgabe verantwortlich fühlen. Nicht nur der Projektmanager des Projekts, sondern jedes Teammitglied kann eine Aufgabe einem anderen Mitglied zuweisen, weil es etwa der Meinung ist, das der andere besser für die Problemstellung geeignet ist oder aber über keine freien Ressourcen mehr verfügt.

Ein kostenpflichtiger Account, beginnend am 9 Dollar pro Monat, wird erst dann benötigt, wenn mehr als 30 offene Aufgaben erfasst wurden. Die Bedienung des Service ist einfach und die Oberfläche sehr übersichtlich gestaltet. Für die Abwicklung von Aufgaben in einem motivierten Team erscheint mir No Kahuna gut geeignet, zur Steuerung von Projekten fehlen mir, selbst als Fan von informellen Ansätzen im Projektmanagement, einfach das Setzen von Terminen und Abfolgen zwischen den Aufgaben.

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Yutiti – ambitionierte Projektsoftware im Web

Nachdem es im schönen Web 2.0 ja nun Textverarbeitungen zur Genüge gibt, konzentrieren sich die Entwickler augenscheinlich auf Lösungen zum Projektmanagement. Nicht mehr brandaktuell, aber immer noch in der Betaphase ist Yutiti. Im Gegensatz zu ZCOPE ist Yutiti in Flash programmiert und setzt das Gantt-Diagramm in das Zentrum der Bedienung. Die Registrierung und die Nutzung des Dienstes ist während der Betaphase kostenlos.
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Gleich nach dem Login legen Sie in einem übersichtlichen Dialog ein neues Projekt an. Dort definieren Sie bereits den gewünschten Fertigstellungstermin. Nachdem das Projekt angelegt wurde, haben Sie die Gelegenheit, bereits Ressourcen anzulegen und zu benennen. Im Gantt-Diagramm legen Sie durch Klicken und Ziehen eine neue Aufgabe an. Anschließend wird der eigentliche Dialog zum Eintragen der Details angezeigt. yutiti 2

Als Administrator legen Sie nicht nur die Ressourcen des Projekts an, sondern können weitere Benutzerkonten eröffnen, die sich als einfache Anwender in das Projekt einloggen und den Status der Arbeiten verfolgen.
Grundsätzlich ist Yutiti gut gelungen und arbeitet recht flott. Mir ist die Anwendung insgesamt aber deutlich zu sehr auf die Visualisierung per Gantt-Diagramm getrimmt.

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Noch ein Zeiterfassung – Tempo

Vor einigen Tagen habe ich an dieser Stelle über Rescue Time berichtet. Tempo ist wie das hier bereits besprochene Paymo ebenfalls eine webbasierte Zeiterfassung, die allerdings derzeit noch ohne einen Client für den Arbeits-PC auskommen muss. Nach der Eröffnung eines kostenlosen Benutzerkontos, das Ihnen allerdings lediglich die Zuweisung der gestoppten Zeiten zu einem Projekt und einem Mitarbeiter erlaubt, geben Sie in einem übersichtlichen Bildschirm die Beschreibung der Aufgaben ein und beginnen mit der Zeitmessung.

Zeiterfassung Tempo

Tempo unterstützt das Zuweisen von Tags, um die Übersicht in den erfassten Einträgen zu erleichtern. Die gespeicherten Daten exportieren Sie auf Wunsch nach Excel oder in Form eines Logbuches im PDF-Format. Wer sich für ein Bezahlmodell entscheidet, kann mit drei weiteren Logins für 9 Dollar im Monat auch auf eine Rechnungsfunktion zurückgreifen.

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