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Officezilla bietet eine schlanke Projektlösung für Teams

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In den vergangenen Tagen habe ich mit intensiver mit Groupwarelösungen im Web beschäftigt. OfficeZilla verspricht dem Nutzer, eine komplettes Paket an Werkzeugen für die Projektarbeit im Team zur Verfügung zu stellen. Nachdem Sie sich für die Eröffnung eines kostenlosen Benutzerkontos entschieden haben, werden Sie sofort zu Ihrem neuen Projektoffice geleitet. Den Benutzernamen und das Kennwort erhalten Sie später per E-Mail. Wenn Sie sich das erste Mal dort eingeloggt haben, agieren Sie unmittelbar als Administrator der Arbeitsgruppe. Die Oberfläche wird durch die Funktionsleiste am linken Bildschirmrand dominiert.

In der Tat ist die Liste der integrierten Module schon recht beeindruckend. Neben den Klassikern wie Kalender und Aufgabenliste erhalten Sie auch ein eigenes Forum, Kontaktverwaltung, Speicherbereich für Dokumente und auch eine Wissensdatenbank, hinter der sich ein rudimentäres Wiki verbirgt. Die entsprechenden Module müssen von Ihnen als Admin für die Nutzung frei geschaltet und eingerichtet werden. OfficeZilla kommt ohne AJAX aus, was die Bedienung leider etwas langweilig und behäbiger macht. Alle Eingabemasken sind als klassische Formulare umgesetzt.

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Eine Beschränkung im Rahmen des kostenloses Benutzerkontos gibt es (derzeit) noch nicht. Ob Sie den Service allein oder mit 50 oder mehr Personen nutzen wollen, ändert nichts an den Kosten. Die Betreiber planen aber kostenpflichtige Services anzubieten, die Sie dann für eine monatliche Pauschale zubuchen können. Insgesamt hat OfficeZilla auf mich einen sehr guten Eindruck hinterlassen. Wie bei solchen Hostingangeboten üblich, erkaufen Sie sich die Bequemlichkeit allerdings damit, dass Ihre Daten auf einem externen Server liegen. Wenn Sie das nicht stört, greifen Sie auf ein blitzsauber gearbeitetes Werkzeug zurück.

Onepoint Project – exzellente Projektsoftware

Mit Onepoint möchte ich Ihnen heute eine noch weithin unbekannte Software für das Projektmanagement vorstellen, die den Vorzug besitzt, sowohl für Windows als auch Linux angeboten zu werden. Das in Java geschriebene Programm ist einfach zu installieren. Nach dem ersten Start blicken Sie auf eine sehr aufgeräumt wirkende Oberfläche, die mit viel Engagement gestaltet wurde und die häufig etwas dröge Optik von Java-Programmen vergessen lässt. Onepoint kennt zwei verschiedene Ansichten, über die Sie mittels eins kleinen Schalters am oberen Bildschirmrand wechseln. Klicken Sie auf den kleinen Schraubenschlüssel, wechseln Sie damit in den Modus für den Administrator des Programms. Hier legen Sie Details für die Arbeit mit dem Programm fest, etwa die Dauer eines Arbeitstages. Außerdem kann aus diesem Bereich ein Backup der Datenbank angelegt und wieder eingespielt werden. Der Planer setzt stark auf die Bedienung mit der Maus, was gleichzeitig aus meiner Sicht ein Nachteil ist, denn für viele Aktionen, wie die Erfassung von Aufgaben und das Erstellen von Abhängigkeiten würde ich mir persönlich eine Tastaturunterstützung wünschen, da sich damit einfach schneller arbeiten lässt.

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Mit einem Klick auf „Neues Projekt“ legen Sie die Rahmendaten eines Projekts an. Onepoint unterstützt erfreulicherweise auch Portfolios. Sehr schön: Neben den klassischen Angaben zu einem Projekt finden Sie auch reichlich Platz, um Ziele und Teilzeile für das Projekt zu definieren und dabei auch Prioritäten zu vergeben. Stehen die Rahmendaten fest, definieren Sie nun Aufgaben und Aufgabenpakete. Hier zeigt sich, dass die Oberfläche des Programms den logischen Gegebenheiten innerhalb des Planungsprozesses folgt. In der Vorgangsliste tragen Sie nun die einzelnen Aufgaben in die Liste ein. Abhängigkeiten und Stufungen erreichen Sie mit den Funktionen aus der Symbolleiste am unteren Bildschirmrand. Dieser ist leider bei der Verwendung der Software auf einem Netbook leider sehr ungünstig angebracht. Hier sollte hinsichtlich der Skalierbarkeit der Anzeige noch einmal gearbeitet werden. Ein wichtiges und feines Detail: Ihnen steht auch eine Importfunktion zur Verfügung. Auf Wunsch importieren Sie Vorgangslisten aus MS Project, Excellisten aber auch Mindmeister-Dateien. Wer also ein Projekt am liebsten zunächst visuell in Form einer Mindmap plant, findet hier sehr gute Unterstützung. Ein Online-Zugang ist hier allerdings Voraussetzung.
Im Bereich der Planung finden Sie in Form von Registern bereits verschiedene Ansichten, etwa einen Terminplan in Form eines Gantt-Diagramms, aber auch Strukturpläne oder die Aufstellung von Kosten. Zu einem Projekt gehören in aller Regel zahlreiche Dokumente, einerseits für die unmittelbare Projektsteuerung, wie Berichte, Protokolle, Projektvereinbarungen und Ähnliches.

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Diese Dokumente lassen sich in die Datenbank hochladen (der Mechanismus, der hier eingesetzt wird, funktioniert wie das Ein- oder Auschecken von Dateien in Subversion). Auch bei einem Export der Datenbank und dem Einspielen der Datenbank in einer anderen Installation werden diese Dokumente überführt. Damit Sie als Projektleiter auch gegenüber den Stakeholdern auskunftsfähig bleiben, erstellen Sie mit wenigen Mausklicks Berichte rund um Ihr Projekt, die Sie auch speichern können. Onepoint verfügt bereits über einige Standardabfragen, die Sie wirkungsvoll unterstützen. Der Leistungsumfang des Programms in beeindruckend und dennoch bleibt das ganze Konzept bedienbar. Ab 149 Euro gehen die Lizenzen los.

Gantter – gut gemachtes Projektwerkzeug

Insbesondere in der englischsprachigen Blogosphäre wird derzeit sehr intensiv das Werkzeug Gantter diskutiert. Natürlich habe ich mir das Werkzeug gleich angesehen, das ja schließlich verspricht, MS Project ins Web zu holen. Auf den ersten Blick stimmt das bereits optisch, denn die Oberfläche ist dem Werkzeug aus dem Hause Redmond schon sehr stark nachempfunden. Wenn Sie also mit dem Programm bereits Erfahrungen sammeln konnten, werden Sie sich sofort zurechtfinden. Eine Registrierung für das Angebot ist nicht notwendig, sobald Sie das Projekt umbenennen wollen, blendet Ihnen Gantter einen Dialog ein, in dem Sie die Details festlegen. Dazu gehören neben dem Namen auch die Datumsformate. Mit der gewohnten Vorgangsliste erfassen Sie zunächst die Aufgaben innerhalb des Projekts. Mit den bekannten Pfeiltasten gliedern Sie die einzelnen Einträge. Während MS Project ja intensiv von der rechten Maustaste Gebrauch macht, müssen Sie bei Gantter darauf verzichten. Dazu gibt es aber die Schaltfläche „Properties“, über die Sie etwa die Beziehungen zwischen einzelnen Einträgen definieren oder die Dauer einer Aufgabe schätzen.

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Bei Fehleingaben erhalten Sie eine nicht zu übersehende Warnung, das passiert immer dann, wenn Sie mit einer Angabe arbeiten, die das Programm nicht interpretieren kann, was aber auch leider dann der Fall ist, wenn Sie Dezimalstellen mit einem Komma und nicht einem Punkt trennen. Abgesehen von diesen Kleinigkeiten lässt sich damit aber ganz passabel arbeiten. Ihre Daten werden auf dem Portal nicht dauerhaft gespeichert. Sobald Sie auf „Save“ klicken, laden Sie sich die Projektdatei im XML-Format auf Ihren Rechner herunter, die sich tatsächlich in MS Project und andere Anwendungen einlesen lässt, das dieses Format verarbeiten kann. Damit können Sie beispielsweise einen ersten groben Plan mit dem Mindmanager vornehmen, diesen dann exportieren und die Detailplanung in Gantter vornehmen. Die Featuretiefe des Angebots ist noch nicht sehr ausgeprägt, aber bereits jetzt dürfen Sie gespannt darauf sein, was aus Gantter wird.

Deskaway – überzeugende Projektlösung

Mit Deskaway startet im Web die x-te Plattform, die uns verspricht, alle wesentlichen Informationen und Planungswerkzeuge rund um ein Projekt unter einem Dach zu versammeln. Die meisten Angebote, die ich mir in der Vergangenheit angesehen habe, konnten dieses Versprechen nicht halten. Entweder war die Bedienung antiquiert oder aber es fehlten wesentliche Funktionen wie die Zeitaufschreibung. War diese enthalten, konnten dann keine Meilensteine definiert werden. Getreu dem Motto „Irgendetwas ist ja immer“ überzeugte mich bisher kein Anbieter. Nach der Eröffnung eines kostenlosen Benutzerkontos können Sie mit vier weiteren Personen an maximal drei Projekten arbeiten. Für alle Dokumente und Inhalte rund um diese Projekte stehen Ihnen 25 MB an Speicherplatz zur Verfügung. Alle wichtigen Informationen rund um ein Projekt versammelt der Service auf der zentralen Einstiegsseite. Die Plattform macht intensiv von Ajax Gebrauch, was ein angenehmes Arbeiten ermöglicht. Deskaway nutzt nicht die klassischen Zugangsmethoden wie Projektstrukturpläne, sondern lässt sie zunächst ein Projekt mit seinen Rahmendaten erfassen. Anschließend definieren Sie die ersten Arbeitspakete, in diesem Fall Tasklisten genannt. Das Eintragen einer Aufgabe in eine solche Liste ist sehr komfortabel und berücksichtigt die typischen Rahmendaten wie Verantwortlichkeiten, Aufgabenbeschreibung und Fälligkeitsdaten. Eine wichtige Rolle als Kommunikationsmittel innerhalb des Projekts spielt die E-Mail. Optional wird das Projektmitglied, dem Sie eine Aufgabe zuweisen, sofort in einer E-Mail über die neue Aufgabe informiert. Zum Arbeitsbereich gehört auch ein Blog, das jedes Teammitglied optional führen kann. Damit informieren Sie die anderen Mitglieder über aktuelle Arbeitsschritte. Zu einem Projekt gehören naturgemäß eine Menge Dokumente, die Sie selbstverständlich hochladen können. Zu Deskaway gehört aber auch eine kleine Textverarbeitung, mit der sich durchaus auch umfangreichere Memos oder Dokumentationen schreiben lassen. Wer sich etwas länger mit der Plattform beschäftigt wird im Laufe der Zeit auf eine Reihe von Details stoßen, die ein angenehmes Arbeitsgefühl aufkommen lassen. Zwischen 10 und 99 Dollar im Monat kosten die Erweiterungen, die dann deutlich mehr Speicherplatz und Nutzer erlauben. In diesem Zusammenhang ist noch zu erwähnen, dass sich die Betreiber auch in Hinblick auf die Einarbeitung neuer Nutzer viel Mühe gemacht haben. Zu jedem einzelnen Modul steht ein kleines Video-Tutorial zur Verfügung.

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Wirklich leichte Projektplanung mit Scrumy

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Wenn Sie als Projektleiter den Überblick über alle Tätigkeiten und Beteiligten in einem Projekt behalten wollen und gleichzeitig nach der Methode Scrum arbeiten, finden Sie im Web mit Scrumy eine Speziallösung vor. Das Werkzeug wird in zwei Editionen angeboten. Bereits mit der kostenlosen Variante planen Sie effizient und informell Ihre Projekte. Dazu besuchen Sie die Seite des Dienstes und verlängern die angezeigte URL um den Namen Ihres Projekts.

Definieren Sie zunächst den Zweck eines Arbeitspakets, das als Story bezeichnet wird. Die Oberfläche macht intensiv von AJAX Gebrauch und ist weitgehend selbsterklärend. Auf Wunsch steht aber auch ein kleines Tutorial zur Verfügung.
Sammeln Sie jetzt die zur Umsetzung einer Story notwendigen Aufgaben. In einem kleinen Dialog tragen Sie den Arbeitsschritt ein und weisen die Aufgabe auch gleich einem Mitarbeiter zu. Alle auf diese Weise erfassten Aufgaben landen im Abschnitt To-Do.
Per Drag & Drop verschieben Sie die erfassten Aufgaben in die verschiedenen Stati während des Projekts. Ist die Umsetzung begonnen, wandert das Element in den Bereich „In Progess“ und durchläuft dann später die Prüfung und wird schließlich als „Erledigt“ gespeichert.

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Dank der kinderleichten Bedienung und gut strukturierten Oberfläche unterstützt Sie Scrumy dabei, auch bei umfangreicheren Aufgaben die Übersicht zu behalten. Wenn Sie auf Gantt-Diagramme, Erinnerungen und Aufwandschätzungen verzichten können, lohnt der Blick auf diese Lösung auf jeden Fall!

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