Wie im Sturm erobert ein Begriff Internetseiten (zumindest amerikanische) rund um das Thema Zeit- und Selbstmanagement: 43 Folders. Zurück gehen dies 43 Mappen unter anderem auf eine Methode, die mit GTD abgekürzt wird, was für “Getting Things Done” steht. Vater dieser Wortschöpfung ist der Autor “David Allen”:http://www.davidco.com/.

Bei diesen 43 Mappen handelt es sich um nett verpackten alten Wein, der in neuen Schläuchen daherkommt, handelt es sich dabei doch das seit Jahrzehnten bewährte Prinzip der Wiedervorlage. Man nehme für jeden Wochentag eines Monats eine Mappe und füge für jeden Monat des Jahres eine weitere dazu. Schon sind 43 Mappen beieinander.

Die Wiedervorlage spielt im System des GTD eine wichtige Rolle. So führt Allen in seinen Texten und Büchern aus, in einem Zeitplanbuch nur die Dinge einzutragen, die wirklich an einem Datum unbedingt erledigt werden müssten. Ansonsten solle man sich mehr auf seine Ablagemappen und den Eingangskorb verlassen.

Der Kern der 43 Mappen ist also nichts revolutionäres und kein Hexenwerk. Auch ich habe eine Zeitlang mit einer solchen Wiedervorlage gearbeitet. Diszipliniert eingesetzt kann sie bei der pünktlichen Durchführung von Projekten durchaus helfen. Was mir an dem System allerdings nicht zusagt, ist die Dominanz des Kalenders und des Datums. Eine Ablage nach Projekten sagt meinem Arbeitsstil deutlich mehr zu.

In Ihrer Geldbörse geht so gedrängt zu, dass Sie in der Kassenzone schon eine Weile brauchen, bis Sie die gewüschte Kredit- oder EC-Karte in der Hand halten? Die von den Lederwarenherstellern eingesetzten Schlitze erinnern ein wenig an die Quadratur des Kreises. Einerseits sollen sie die Karten festhalten, andererseits aber auch ein schnelles Entnehmen ermöglichen. Das klappt meist auch ganz leidlich, sofern nicht eine nicht vorhersagbare Anzahl an Karten überschritten wird. Damit es in Zukunft schneller geht:

* Kontrollieren Sie einmal den Inhalt Ihrer Geldbörse bzw. Brieftasche: Brauchen Sie wirklich alle diese Kunden- und Debitkarten jeden Tag? Im Zweifelsfall: Auslagern, zum Beispiel in das Zeitplanbuch.
* Löst das Ihr Problem nicht wirklich: Kleben Sie einfach einen Index-Streifen von PostIT (R) auf die Karten. Daran lässt sich die Karte ganz bequem herausziehen, ein Stück Tesafilm (das Sie dann aber öfter erneuern müssen) tut es auch.

In einem der vorangegangenen “Beiträge”:https://news.lamprecht.net/index.php?p=101 habe ich Ihnen mit “UseTask”:http://www.usetasks.com/ eine ASP-Lösung für die Verwaltung von Aufgabenlisten vorgestellt. Der Anbieter “Basecamp”:http://www.basecamphq.com geht noch einen Schritt weiter und bietet seinen Kunden eine umfassenden Lösung für das Projektmanagement an.

Die angebotenen Zugangspakete reichen von einer kostenlosen Basiseinrichtung, die es einem Nutzer erlaubt, ein einzelnes Projekt zu betreuen, bis hin zu Paketen für eine nicht begrenzte Anzahl an Projekten mit beliebig vielen Nutzern. Die Kosten für den Zugang rangieren zwischen 12 und 99 Dollar pro Monat.

Die Einrichtung eines Zugangs ist binnen weniger Minuten erledigt. Zunächst klären Sie die Frage, wie viele Projekte Sie bearbeiten müssen und wählen den entsprechenden Zugangstyp aus. Die Kosten für den Zugang können mit allen gängigen Kreditkarten beglichen werden. Ein paar persönliche Daten sowie Nutzernamen und Passwörter und schon steht Ihnen die Arbeitsplattform zur Verfügung.

Sie und Ihr Team erhalten dabei eine leicht zu merkende URL, um auf die gespeicherten Informationen zugreifen zu können. Nach dem Log-In erreichen Sie erstmals die Verwaltungsoberfläche (Dashboard).

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Über diese zentrale Anlaufstelle können die verschiedenen Bereiche für das Projekt administriert werden:

* Ressourcen (Personen und Arbeitsmittel)
* Aufgabenliste (To Do)
* Meilensteine
* Nachrichten an die Projektmitglieder
* Einrichtung von weiteren Zugängen für Kunden.

Die Verwaltung von Aufgaben erfolgt in diesem System über so genannte To-Do-Listen. Jede dieser Listen erhält einen eindeutigen Namen. Anschließend werden die eigentlichen Aufgaben erfasst Merkwürdig: Einer Aufgabe kann keine Priorität zugewiesen werden. Die Aufgaben einer Liste sind also gleichberechtigt. Die Übertragung einer Aufgabe an eine Person ist ohne weiteres möglich, ebenfalls die Verknüpfung einer Aufgabenliste zu einem Meilenstein.

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Das Anlegen der Meilensteine ist recht schlicht gehalten. Es kann eine Bezeichnung sowie das Fälligkeitsdatum definiert werden. Wird dieses Datum nicht eingehalten, unterstützt die Software den Nutzer beim Verschieben und warnt auch vor den entsprechenden Konsequenzen. Verglichen mit einer Projektmanagementsoftware sind die Möglichkeiten jedoch nur als rudimentär zu bezeichnen.

Gut: Der Kalender kann als ICS-Datei exportiert und mit entsprechenden Anwendungen auch synchronisiert werden. Auch die grafischen Hervorhebungen innerhalb des Dashboards im Falle einer Überschreitung von Terminen und die Übersicht auf kommende nächste Schritte sind gut gelöst.

Ebenfalls gut gefallen haben mir die Benachrichtigungsfunktionen, die weniger dem Instrument E-Mail sondern mehr einem Forum mit Blogging-Funktion ähneln. So können die anderen Mitglieder auf die Beiträge unmittelbar durch Kommentare antworten.

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*Fazit:* Basecamp eignet sich durchaus für die Durchführung von kleineren Projekten in einer verteilten Arbeitsgruppe. Allerdings sind die Preise für die gebotene Leistung einfach zu hoch. Beim teuersten Zugang , der monatlich mit 99 US-Dollar zu Buche schlägt, können zwar eine unlimitierte Zahl an Projekten eingerichtet und verwaltet werden, aber selbst hier ist für den Austausch von Dokumenten ein eigener FTP-Server notwendig, Speicherplatz wird also vom Anbieter nicht zur Verfügung gestellt.

Bereits in einem früheren “Beitrag”:https://news.lamprecht.net/index.php?p=91 habe ich mich mit dem Thema E-Mails auseinandergesetzt. Wenn Sie für sich die Gewohnheit angenommen haben, Ihre elektronische Post dann zu erledigen, wann *Sie* wollen und nicht wann es Ihnen eingeredet wird, schalten Sie konsequenterweise alle Benachrichtigungsfunktionen Ihres Programms aus! Dazu gehören unter anderem:

* Systemklänge beim Eintreffen neuer Post
* Hinweisfenster jeglicher Art
* Anzeige neuer Nachrichten in Ihrer Startleiste (egal ob Windows oder KDE)

Haben Sie diese “Störenfriede” eleminiert, wird Sie nichts mehr von einer selbstbestimmten Erledigung Ihrer Korrespondenz abhalten können.