Stephan Lamprechts Notizen

Schlagwort: Selbstmanagement

  • Eine Ende mit dem E-Mail-Terror

    Bereits in einem früheren “Beitrag”:https://news.lamprecht.net/index.php?p=91 habe ich mich mit dem Thema E-Mails auseinandergesetzt. Wenn Sie für sich die Gewohnheit angenommen haben, Ihre elektronische Post dann zu erledigen, wann *Sie* wollen und nicht wann es Ihnen eingeredet wird, schalten Sie konsequenterweise alle Benachrichtigungsfunktionen Ihres Programms aus! Dazu gehören unter anderem:

    * Systemklänge beim Eintreffen neuer Post
    * Hinweisfenster jeglicher Art
    * Anzeige neuer Nachrichten in Ihrer Startleiste (egal ob Windows oder KDE)

    Haben Sie diese “Störenfriede” eleminiert, wird Sie nichts mehr von einer selbstbestimmten Erledigung Ihrer Korrespondenz abhalten können.

  • Vom richtigen Umgang mit E-Mails

    Der “Zwiebelfisch”:http://www.spiegel.de/zwiebelfisch bei Spiegel online ist eine unterhaltsame Kolumne von Bastian Sick rund um die Zweifelsfälle der deutschen Sprache. In einem “Spezial”:http://www.spiegel.de/kultur/zwiebelfisch/0,1518,347867,00.html widmet er sich dem korrekten Umgang mit E-Mails. In gewohnt unterhaltsamer Art und Weise wird Fragen etwa den Fragen nachgegangen, wie viele “AW: Re: Re:” ein Betreff verkraftet, was von HTML-Mails zu halten ist und und und. Riskieren Sie doch einfach mal einen Blick, auch wenn Sie zu den Mailprofis gehören!

    *Literaturtipp:*

  • Verwalten Sie Ihre Aufgaben online mit Tasks

    Wenn Sie zu den Anhängern der elektronischen Aufgabenplanung gehören, und zugleich Ihre Daten ortsunabhängig online zur Verfügung haben wollen, dürfte ein Dienst wie “UseTasks”:http://www.usetasks.com für Sie genau richtig sein.

    Diese ASP-Lösung basiert auf einer in den USA bereits sehr populären PC-Anwendung, die sich für die Verwaltung von Aufgaben eignet. Gegen eine geringe monatliche Gebühr richten Sie sich Ihre eigene Aufgabenverwaltung auf dem Server ein und haben somit rund um die Uhr Zugriff darauf. Zu den Besonderheiten von Tasks gehören:
    * Erinnerung an Aufgaben per E-Mail
    * Aufgaben können per RSS-Feed eingesehen werden.
    * Unterstützung von Blog-Software, um aus einer Notiz schnell einen Blogeintrag zu machen.
    * Verschiedene Leistungspakete, um etwa auch Gruppenplanungen zu ermöglichen.
    !https://news.lamprecht.net/wp-content/images/task_1.jpg!
    Nach dem ersten Login blicken Sie auf eine recht schlichte Oberfläche. Dank der auf Wunsch deutschsprachigen Menüs finden Sie sich aber schnell zurecht. Alle Funktionen sind übersichtlich in der Navigationsleiste am linken Bildschirmrand zusammengefasst.
    Navigationsleiste von Task
    Nach Aufruf des Eintrags *Neuer Vorgang* gelangen Sie zur Erfassungsmaske für eine neue Aufgabe. Diese besteht aus einem kurzen Betreff, einen umfangreichen Notizfeld und Auswahlfeldern für die Priorisierung und Terminierung der Aufgabe. “UseTasks”:http://www.usetasks.com bietet Ihnen sogar die Möglichkeit, Dateien an eine Aufgabe anzuhängen.

    Um die Arbeit an umfangreicheren Projekten zu ermöglichen, lassen sich einer Aufgabe Untervorgänge zuweisen. In der baumartigen Struktur auf der Übersichtsseite können die Teilvorgänge einer Aufgabe aus- oder eingeklappt dargestellt werden.

    !https://news.lamprecht.net/wp-content/images/task_3.jpg!

    Damit bei einer großen Zahl an offenen Aufgaben die Übersicht nicht schwindet (je nach der eingesetzten Zeitplanungsphilosophie kann da schnell eine stattliche Zahl zusammenkommen), werden verschiedene Ansichten und eine Suchfunktion angeboten. So ist eine Sortierung nach Fälligkeit oder Priorität obligatorisch. Über die Kalenderfunktion kann der Anwender sich über die zeitliche Abfolge grafisch übersichtlich informieren.

    Das Anlegen einer neuen Aufgabe ist mit einer gut strukturierten Eingabemaske möglich. Einfügen von Datum und Uhrzeit, das Anlegen von Notizen, übergeordneten Vorgängen und anderen Informationen erfolgt komfortabel über Ausfüllhilfen.

    Bereits ab 3,95 Dollar pro Monat für die Einzelnutzung mit 20 MB Speicherplatz für Dateianhänge kann Tasks genutzt werden. Für die Gruppenfunktionalität mit 25 MB Speicherplatz und 5 Accounts ist man mit 8,95 Dollar dabei. Der Speicherplatz kann (genauso wie die Zahl der Accounts bei der Pro-Variante) jederzeit gegen eine erhöhte Gebühr erweitert werden.

    *Fazit:* Tasks ist eine sehr gute ASP-Aufgabenverwaltung. Insbesondere die Erinnerung per E-Mail ist komfortabel. Für Nutzer, die viel unterwegs sind und dabei unter verschiedenen Betriebssystemen arbeiten, macht diese Internetlösung Sinn.

  • Das leidige Treppenproblem

    Sie haben auch das große Glück mit Kindern in einem Haus oder einer Wohnung mit mehreren Stockwerken zu leben? Dann ist Ihnen mit Sicherheit das Phänomen ewig zugestellter Treppenaufgänge nicht unbekannt. Pfeffern die lieben Kleinen doch gern ihre Schultasche zunächst neben die Treppe, bis sie nach oben. Dumm, wenn dann zunächst dringlich ein Freund besucht werden muß, bevor der Gang in das nächste Stockwerk erfolgt.

    In einem Haushalt müssen dauernd Dinge herauf- und herunter genommen werden. Meist liegen diese dann irgendwo in den Räumen verteilt. Kleiner Tipp: Besorgen Sie sich pro Etage eine Klappkiste oder ein ähnliches Behältnis. Dies stellen Sie dann direkt neben den Treppenaufgang. Wann immer Ihnen nun ein Gegenstand in die Hände fällt, der in das andere Stockwerk gehört, legen Sie ihn in die Kiste. Der nächste, der die Treppe heraufgeht, nimmt die Kiste mit und räumt die Gegenstände an ihren Platz ein. Die leere Kiste wird dann an den Treppenabsatz in der Etage gestellt und die dortige volle Kiste mit heruntergenommen.

  • E-Mails wirklich gekonnt bewältigen

    E-Mails sind ein schnelles und bequemes Kommunikationsinstrument, dessen Vorteile inzwischen aber anscheinend durch zwei Begleiterscheinungen wieder egalisiert werden. Gelegentlich sind sogar Beiträge zu lesen, die davon ausgehen, dass erhöhte E-Mail-Nutzung zu einer sinkenden Produktivität führen kann. Vielleicht helfen Ihnen einige der nachfolgenden Tipps dabei, wieder produktiver und mit mehr Freude an die Kommunikation per E-Mail heranzugehen.

    # *Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen!* In den meisten Ratgebern und Zeitschriften ist zu lesen, dass Sie E-Mails am besten unmittelbar nach Erhalt beantworten sollten, schließlich handele es sich hier ja um ein schnelles Medium. Totaler Quatsch! Lassen Sie sich nicht von Ihren Korrespondenzpartner vor sich her treiben, sondern bestimmen Sie selbst Ihren Tagesablauf.
    # *Bearbeiten Sie E-Mails zweimal am Tag, nicht mehr!* Auch wenn Ihnen Ratgeber aller Art erzählen wollen, dass Sie E-Mails sofort zu beantworten haben. Das ist ein großer Irrtum, der letztlich nur dazu führt, dass Sie sich selber hetzen lassen und sich von einer Routinearbeit, wie der Korrespondenz von wirklich wichtigen Aufgaben abhalten lassen. *Besser* ist es, *konzentriert* eingehende elektronische Post zweimal am Tag zu bearbeiten.
    # *Ersparen Sie sich Junk-Mails.* Setzen Sie auf Filtersystem und versuchen Sie, so gut es geht, Ihren Posteingang vor unerwünschter Mail zu schützen. Aktivieren Sie also die entsprechenden Filter innerhalb Ihres Mailprogramms und / oder aktivieren Sie zusätzliche Filter bei Ihrem Provider.
    # Wenn es an der Zeit ist, Ihre Mails zu bearbeiten, bearbeiten Sie jede eingehende Nachricht wirklich *nur einmal*. Sortieren Sie die Nachrichten gedanklich in drei Kategorien:
    – Sofort lesen und beantworten
    – Später beantworten bzw. agieren, weil etwa noch Informationen fehlen.
    – Später lesen: Wenn Sie dazu Zeit haben.
    # Widmen Sie sich zunächst der Kategorie *Sofort lesen und beantworten*. Schreiben Sie die Folgenachrichten oder delegieren Sie eine Aufgabe, die sich aus einer solchen Nachricht ergibt an einen Mitarbeiter.
    # Nachrichten, die sich erst *später beantworten bzw. bearbeiten lassen*, verschieben Sie in einen Ordner in Ihrem Mailsystem, den Sie leicht erreichen. Möglicherweise müssen Sie sich erst Informationen beschaffen, um die Nachricht beantworten zu können oder aber eine Aufgabe erledigen. Notieren Sie diese Aufgabe in Ihrem Zeitplanbuch und legen Sie einen Termin für die Erledigung fest. Halten Sie bei dieser Notiz zusätzlich fest, dass Sie nach Erledigung auf eine E-Mail antworten müssen. Schreiben Sie zu dieser kleinen Notiz, wo sich die Nachricht befindet.
    Sie können Sie als zusätzliche Gedächtnisstütze die Nachricht auch ausdrucken und in einer eigenen Hängemappe ablegen, in der Sie solche Dokumente sammeln. Dann genügt bei dem Aufgabeneintrag in Ihrem Zeitplanbuch ein Hinweis auf diese Mappe.
    # Nachrichten, die den Status *später lesen* erhalten haben, sind meist Rundschreiben, CC-Mails oder Newsletter. Kurzum Informationen, die keine Handlung erfordern. Bearbeiten Sie im Rahmen ihrer täglichen Bearbeitung eingehende Nachrichten einige dieser Mails zwischendurch. Ich drucke solche Mails häufig aus, und lege Sie in mein Zeitplanbuch. Beim Warten auf andere Gesprächsteilnehmer oder während Zugfahrten lese ich diese häufiger einmal.