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Vom Software-Zoo zur Werkzeugkiste: Mein aktuelles Setup

Meine Tools

Lange habe ich nichts über meine Arbeitstools geschrieben. Zeit für ein Update, denn fast alles hat sich verändert.

Hardware

Mein aktueller Hauptrechner ist ein Mac Mini mit M4-Prozessor und großer SSD. Der Vorgänger lief noch tadellos und war schnell genug. Aber der kompakte Formfaktor hat mich gereizt, also habe ich gewechselt.

Unterwegs läuft ein MacBook Air mit M2. Beide Maschinen bleiben flüsterleise, selbst wenn ich längere Audios transkribiere.

Software

Als professioneller Schreiber setze ich täglich auf eine Handvoll Programme. Irgendwann wurde mir der Zoo zu groß und ich habe ausgemistet.

Schreibprogramme

Von insgesamt drei Anwendungen habe ich mich vollständig verabschiedet.

  • Papyrus (Autor): Der Software bin ich viele Jahre treu geblieben und habe regelmäßig das Update gekauft, nicht zuletzt wegen der vorbildlichen Integration des Duden-Korrektors. Aber der Preis für das letzte Update war schlicht unverschämt. Die Oberfläche wirkt auf dem Mac nach wie vor wie ein Fremdkörper. Und LanguageTool in der Pro-Version steht dem Duden inzwischen in nichts nach.
  • MS VS Code: Ich liebe Editoren. Auch mit dem Microsoft-Editor war ich lange zufrieden, gerade wegen der zahlreichen Extensions. Aber über 1 GB auf der Festplatte für einen Texteditor sind zu viel.
  • Ulysses: Noch ein Kandidat. Ich schreibe gern in Markdown, und das Tool sieht schick aus. Aber 50 Euro im Jahr für ein Programm, das selten neue Funktionen bekommt, sind schwer zu rechtfertigen. Zumal ich zwischenzeitlich auch auf meine Texte unter Windows zugreifen musste.

Auf der Platte geblieben ist Scrivener. Ich mag das Programm nach wie vor, nur fehlt mir aktuell ein passendes Projekt im Buchformat.

Mein aktueller Editor.

Womit schreibe ich also jetzt?

  • CotEditor: Ein kostenloser, schneller Texteditor für den Mac, der mir alles bietet, was ich brauche. Auch umfangreiche Dateien öffnet er zügig, die Suche arbeitet mit regulären Ausdrücken. Ein Plus: Die App unterstützt LanguageTool direkt.
  • Obsidian: Das Programm hat Ulysses als Textzentrale abgelöst. Damit ich auf allen Rechnern denselben Datenbestand nutze, zahle ich für Obsidian Sync, statt eine eigene Lösung aufzusetzen. Besonders wertvoll ist das transparente Dateisystem: So kann ich meine Texte parallel im CotEditor bearbeiten. Aktuell: LanguageTool unterstützt jetzt auch Obsidian direkt, ohne Plug-in.

Tools rund um das Schreiben

Neben dem Textprogramm setze ich weitere Tools ein, um finale Texte zu produzieren.

  • Pandoc begleitet den Schreibprozess, bleibt dabei aber fast unsichtbar. Das Tool wandelt meine Markdown-Texte in die Formate um, die Auftraggeber verlangen, in der Regel die beiden gängigen Office-Formate. Damit ich die Parameter nicht jedes Mal neu eintippe, rufe ich ein kleines Shellskript über Kurzbefehle auf.
  • Typinator spart mir täglich Zeit. Das Textersetzungs-Tool arbeitet blitzschnell und bietet dank Variablen viele Möglichkeiten, etwa das Anlegen einer Artikelgrundstruktur auf Knopfdruck. Die Lizenz lohnt sich.
  • PopClip: Kaum wegzudenken. Das Tool erscheint, sobald du Text markierst, und zeigt vorab ausgewählte Aktionen an, etwa Kopieren, zur Zwischenablage hinzufügen oder Anführungszeichen setzen. Kostet wenig, spart viel.
  • Paste: Die Zwischenablage nutzt du wie ich viele Male täglich. Paste speichert diese Einträge und macht sie durchsuchbar. Braucht nicht jede, zu meinem Workflow passt es.
Der Typinator spart viel Zeit beim Tippen.

Bildbearbeitung

Zu einem Text gehören Bilder. Für Screenshots greife ich auf allen Plattformen auf das Bordwerkzeug des Betriebssystems zurück.

Fotos bearbeite ich mit Pixelmator Pro, also skalieren und zuschneiden. Die KI-Funktionen zum Freistellen und Skalieren sind stark. Deshalb hat mich die Übernahme der Firma durch Apple auch nicht begeistert. Ob ich auf das »Kreativ-Bundle«von Apple wechsle oder meine Version so lange nutze, wie es geht, wird sich zeigen.

Transkription

Zum Job gehört es, regelmäßig Interviews zu führen. Früher war das anstrengend: konzentrieren, gleichzeitig Notizen machen. Oder später eine Kassette stoppen und starten, um Zitate herauszuschreiben. Heute läuft das anders. Seit Corona hat keine einzige Person abgelehnt, ein Interview per Teams oder Zoom zu führen. Ich zeichne das Gespräch auf und verpasse nichts mehr. Meine Aufmerksamkeit gehört dem Gegenüber und dem, was es erzählt.

MacWhisper läuft lokal und hat eine sehr gute Erkennungsrate.

Texte und Zitate brauche ich weiterhin. Die Arbeit erledigt MacWhisper lokal auf meinem Rechner. Wer eines der großen Sprachmodelle nutzt, bekommt Ergebnisse, die die eingebauten Funktionen von Teams und Co. übertreffen. Und dank des Mac Mini kann ich parallel weiterarbeiten, während das Programm transkribiert.

Recherche und KI

Hier setze ich auf zwei Dienste:

  • Inoreader: Den Dienst habe ich hier schon einmal vorgestellt. Inoreader als Feed-Aggregator zu bezeichnen, wird ihm schon lange nicht mehr gerecht. RSS-Feeds lassen sich damit nach wie vor verwalten, aber die integrierte KI ist inzwischen so ausgereift, dass ich auch Pressbereiche und Newsräume zuverlässig verfolgen kann, die keinen Feed anbieten. Das sind leider immer mehr. Praktisch: Direkt in Inoreader lassen sich Newsletter abonnieren. So landen fast alle Recherchequellen an einem Ort und die täglich eintreffenden Newsletter verstopfen nicht den Posteingang.
Inoreader ist ein wichtiges Tool für jede Recherche.
  • Claude.ai: Die Anthropic-KI nutze ich über einen eigenen API-Schlüssel. Wer bereit ist, etwas zu basteln, kommt deutlich günstiger weg als mit einem Monatsabo. Claude übernimmt zwei Aufgaben. Längere Texte oder Präsentationen lasse ich zusammenfassen. Gelegentlich muss ich aus Featuretabellen die Unterschiede zwischen Geräten herausarbeiten. Da liefert die KI brauchbare Ergebnisse, ein Gegencheck bleibt aber sinnvoll. Das zweite große Thema ist das Redigieren. Ich setze auf einen schlichten Prompt: Wiederholungen eliminieren, Gendern, Substantivierungen auflösen, Füllwörter finden und streichen. Grundlage ist ein längeres Training mit meinen eigenen Dokumenten.

Soweit meine Übersicht. Sieht vermutlich immer noch nach viel Software aus, für meine Verhältnisse ist es aber überschaubar geworden.

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Mit diesen Werkzeugen arbeite ich

Diesen Artikel habe ich nun schon eine Weile aufgeschoben. In den vergangenen Jahren kamen zwar immer mal wieder persönliche Mails, die um einen Software-Tipps gebeten hatten, aber irgendwie fehlte mir der ausschlaggebende Impuls, um mal ein paar Worte über meine Ausrüstung zu verlieren.

Vor einigen Wochen habe ich indes die Arbeiten an einem neuen Buch abgeschlossen, das sich mit der beruflichen Nutzung des Mac beschäftigen wird (und bei Smartbooks erscheint). Also eine ganz gute Gelegenheit, den Blick in die Werkstatt einmal nachzuholen.

Die Hardware

  • Dreh- und Angelpunkt ist ein MacBook-Pro aus dem Jahr 2010. Ich hatte mich seinerzeit ganz bewusst für die kleinere 11 Zoll Variante entschieden, denn am heimischen Schreibtisch ist es an einen 23 Zoll TFT aus dem Hause Samsung angeschlossen. Ich benutzte das Macbook täglich und obwohl dort auch viel Software zu Testzwecken landet, ist bisher nicht der Wunsch nach einem neuen Gerät entstanden. Auch noch nach fast drei Jahren genügen mir die Hardware-Ressourcen vollauf für meine tägliche Arbeit. Angeschlossen sind daran via Bluetooth das klassische Trackpad von Apple sowie die Logitech Tastatur K760.
  • Da ich viel über Windows und Linux schreibe und das Gefummel mit virtuellen Maschinen nicht so mag, steht bei Bedarf ein 17 Zoll Notebook vom Acer neben mir. Darauf werden wahlweise OpenSuse, Ubuntu oder Windows 7 gebootet. Dieser Rechner ist, wenn Sie so wollen, das Labor.
  • iPad der dritten Generation: Eigentlich ebenfalls nur als Testgerät gekauft, nutze ich das iPad inzwischen täglich. Es hat meine Produktivmaschine nicht abgelöst, aber ich schätze die Flexibilität, die sich daraus ergibt. Meine Feeds lese ich inzwischen nur noch damit und da ich Servus-TV nicht über meinen Anbieter empfangen kann, streame ich regelmäßig das Programm über die App des Senders an mein Apple-TV.
  • iPhone 4s: Ein Telefon und zugleich Testgerät. Mehr nicht.

Software und Tools

Bei einem Journalisten, der noch dazu in erster Linie über Technologie schreibt, landen zwangsläufig einige Programme auf den Festplatten. Ich greife an dieser Stelle lediglich die Apps heraus, ohne die das Arbeiten nur sehr schwer wäre.

  • Omnifocus: Für mich das ideale Programm für das Erfassen und Abarbeiten von allen Aufgaben und Vorhaben rund um Beruf und Familie. Ich synchronisiere die Datenbank per Web-DAV auf meinem eigenen Server mit dem iPad und dem iPhone. An Apps für GTD herrscht für den Mac nun wahrlich kein Mangel, aber was ich an Omnifocus besonders schätze, sind die vielen Möglichkeiten, die sich durch individuelle Ansichten, Filter und die Option, eigene Ordner anzulegen, ergeben.
  • nvAlt: Ich liebe dieses kleine Programm. Ideen für Blogartikel und deren erste Fassungen entstehen darin genauso wie kurze Konzepte. Alle Texte werden natürlich als Markdown-Dateien gespeichert. Wenn ich feststelle, dass eine Notiz umfangreicher wird, wechsle ich dann zum nächsten Programm. Sehr schön ist, dass in nvAlt ein externer Editor per Tastenkürzel aufgerufen werden kann.
  • iAWriter: Ich habe auf dem Mac eine Reihe von Editoren ausprobiert, die Markdown unterstützen. Und ich bin nach einem Umweg über ByWord bei iAWriter gelandet und dort geblieben. Die Oberfläche ist schlicht, aber gerade der Vollbildmodus und der Fokus auf Absätze sind wirklich eine tolle Sache für jeden Vielschreiber. Schön auch die integrierte Markdown-Vorschau, die sich einfach per Tastenkürzel aufrufen lässt. Das Programm ist auch auf dem iPad installiert.
  • Snagit: Nutze ich sowohl unter Windows als auch auf dem Mac. Es hat mir bisher in allen Situationen dabei geholfen, Screenshots zu machen. Und seine Funktionen für Bildschirmfotos sind den internen Optionen der Betriebssysteme deutlich überlegen. Leider hinkt die Mac-Version immer noch hinter dem Windows-Pendant hinterher. Denn dort können Profile hinterlegt werden, die dann per Knopfdruck für eine einheitliche Bezeichnung der Dateien sorgen und diese dann auch immer in einem bestimmten Format im ausgewählten Verzeichnis ablegen. Das spart noch einmal Zeit.
  • Pandoc: Über Pandoc habe ich bereits vor einigen Tagen einen Artikel beim Lifehacker geschrieben. Früher oder später muss ich meine Markdown-Texte in ein anderes Format übertragen, da Redaktionen damit nichts anfangen können. Und genau hier hilft mir Pandoc weiter, da ich daraus schnell eine RTF- oder DOC-Datei machen kann. Um den Prozess möglichst rasch abzuwickeln, habe ich mir einen Ablauf in Hazel erstellt, der auf das Wort “Final” im Dateinamen reagiert und die Konvertierung anstößt.
  • DevonThinkPro Office: Ich arbeite schon seit einiger Zeit mit diesem Programm und trotzdem würde ich nicht behaupten, bereits alle Funktionen und Möglichkeiten zu kennen, die sich beim Einsatz bieten. Devonthink ist mein persönliches Archiv. Hier landen alle nur erdenklichen Materialien wie PDF-Datei, Whitepaper oder auch Grafiken. Material für zukünftige Artikel oder schlicht Dinge, die ich aufheben möchte. Dies gilt insbesondere für interessante Aufsätze aus dem Web. Wenn ich dabei auf einen längeren Artikel stoße, den ich gern archivieren will, lasse ich diesen zunächst von Readability bearbeiten, konvertiere diese in ein PDF, das dann im Eingangskorb von Devonthink Pro landet. Auch wenn die Anschaffung auf den ersten Blick nicht ganz billig erscheint, empfehle ich die “Pro-Office” Version, da Sie damit auch schnell und unkompliziert Dokumente digitalisieren und per OCR bearbeiten lassen können. Mit wirklich tollen Ergebnissen.
  • Launchbar: Es ist wirklich schwer, alle die Vorzüge, die der Einsatz eines solchen Launchers bietet, in wenigen Zeilen zusammenzufassen. Aus meinem Arbeitsalltag ist das Tool jedenfalls nicht wegzudenken. Ich starte damit Programme viel schneller, gelange schneller zu gesuchten Dateien und mag besonders die vielen weiteren komfortablen Funktionen, wie die Google-Suche oder auch die Historie der Zwischenablage. Leider habe ich für Windows und Linux noch keine Launcher gefunden, die vom Funktionsumfang an Launchbar heranreichen. Aber ein Launcher gehört grundsätzlich zu den Programmen, die ich immer möglichst rasch auf einem neuen PC installiere.
  • Keyboard Maestro: Wer auf der Homepage von Keyboard Maestro stöbert, meint, den ultimativen Treiber für größere Produktivität am Mac gefunden haben. Ist das Programm dann erst einmal installiert, macht sich bei vielen Nutzern zunächst Ernüchterung breit. Kein Wunder, denn das Programm bietet jetzt keine einfachen Lösungen auf Knopfdruck an. Wer sich aber sowohl auf die Dokumentation des Programms einlässt und in seinen zahlreichen Funktionen stöbert, wird immer mehr Einsatzgebiete finden und damit beginnen, seine eigenen Makros zu schreiben.
  • Hazel: Ein Werkzeug, das mir richtig viel Zeit spart. Auch hier gilt, dass einem als Nutzer immer weitere Möglichkeiten einfallen, je länger das Programm auf dem Rechner installiert ist. Hazel legt bei mir Dateien automatisiert ab. Ich lasse einen Ordner überwachen. Sobald dort eine Markdown-Datei den Schlüssel “Final” erhält, wird die Datei von Hazel an Pandoc übergeben und ich erhalte ein RTF daraus. Unter Windows nutze ich Hygeia, auch wenn dessen Möglichkeiten nicht an Hazel heranreichen.
  • Typinator: Ich kann jedem Computernutzer, der viel schreibt, nur empfehlen, sich eine Software für Textbausteine anzuschaffen. Diese Programme sind allen Lösungen, die in den Office-Paketen enthalten sind, denn Sie haben die Kürzel in jeder Anwendung parat. Ob ganze Textpassagen oder die automatische Korrektur Ihrer individuellen “Lieblings-Vertipper”: die Programme sparen enorm viel Zeit!
  • Scrivener: Ich glaube nicht, dass ich noch viel über Scrivener schreiben muss. Ich bin ein Fan des Programms und habe auch auf meinen anderen Seiten darüber geschrieben. Ich benutze es für alle größeren Schreibprojekte. Immer dann, wenn umfangreichere Stoffe zu gliedern sind und auch Referenzmaterial verwaltet werden muss, kommt Scrivener zum Einsatz. Ich kann jedem Autoren, ob Schriftsteller oder Journalisten, nur empfehlen, das Programm einmal auszuprobieren. Scrivener wird auch in einer Windows-Version angeboten, die allerdings funktional noch hinter der Mac-Variante hinterherhinkt, aber bereits produktiv eingesetzt werden kann.
  • Uberwriter: Einige meiner Artikel beschäftigen sich ausschließlich mit Linux. Wenn es möglich ist, schreibe ich diese Beiträge dann direkt auf dem System, auf dem ich arbeite. Dieser Editor, über den ich auch bereits einen anderen Beitrag geschrieben habe, sieht aus wie iA-Writer und bietet viele ähnliche Funktionen, ist aber für Linux programmiert.
  • WriteMonkey: Ist mein bevorzugter Editor mit Unterstützung von Markdown unter Windows. Ich schreibe unter diesem System nicht sehr oft, aber wenn, dann nur mit diesem Editor, der auch einen tollen Vollbildmodus besitzt.

Neben diesen Werkzeugen gibt es noch zwei Webdienste, ohne die mein Büro nicht denkbar wäre. Google Mail hat mein Postfach auf meinen eigenen Server schon vor Jahren abgelöst. GMail kann sehr gut mit externen Devices genutzt werden und die vielen Suchfunktionen und der riesige Speicherplatz haben mich damals überzeugt. Ein Schritt, den ich bis heute nicht bereut habe. In der gleichen Liga spielt Dropbox, das schon wegen des Zusammenspiels mit mobilen Geräten und allen Betriebssystemen eine wichtige Rolle beim Datenaustausch einnimmt. Sensible Informationen speichere ich dort indes nur verschlüsselt.