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GTD Implementation Guide

Von David Allens Firma wird ein neues Produkt zum Download angeboten. Der «GTD Implementation Guide» ist ein PDF, das immerhin 46 Seiten stark ist und verspricht, Sie wirkungsvoll bei der Umsetzung der GTD Methode zu unterstützen. Der Guide selbst reicht allerdings nur bis Seite 35. Zusätzlich sind noch zwei längere Artikel zum Thema E-Mail-Management und Referenzsystem enthalten.

Tatsächlich begleitet Sie das Dokument Schritt für Schritt beim initialen GTD-Workflow. Sie erhalten Hinweise darauf, was Sie für das erste Einsammeln an Materialien benötigen, und wie viel Zeit Sie einplanen müssen. Ein schick illustriertes Poster zeigt Ihnen auch noch einmal den schematischen Ablauf.

Problematisch am didaktischen Aufbau sind die ständigen Verweise auf das Buch von Allen. So heißt es etwa im Zusammenhang mit dem Durcharbeiten des Eingangs, der Leser möge sich die Kapitel 6 und 7 des Buches genauer ansehen. Solche Bezüge sind leider häufiger zu finden. Mit anderen Worten kann der Implementation Guide nicht für sich allein stehen und ersetzt damit keinesfalls die Lektüre des Hauptwerks. Wer Allens Bücher allerdings gelesen und verstanden hat, wird nicht auf den Guide gewartet haben, um mit GTD zu beginnen. Somit ist das Dokument lediglich eine komprimierte Zusammenfassung der Methodik und dafür sind 20 US-Dollar denn doch etwas happig.

GTDInbox – eine tolle Ergänzung zu Google Mail

Seit einiger Zeit nutze ich ja ausschließlich Google Mail und verzichte vollständig auf den Einsatz eines anderen Programms oder der lokalen Datenhaltung. Da sich auch bei mir viele Aufgaben und Ideen unmittelbar aus einer Mail ableiten, hab ich nach einem Tool gesucht, mit dem ich die eingehenden Mails in Google Mail nach dem Prinzip des GTD bearbeiten kann.

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Bei meinen Recherchen bin ich auf das Programm GTDInbox gestoßen, das sich als Extension in Firefox einbettet und Google Mail neue Funktionen spendiert. Einmal korrekt installiert, stehen Ihnen mehrere neue Icons direkt in Google Mail zur Verfügung. Eine der interessantesten Funktionen ist sicherlich die Vorschau in einem Popup-Fenster. Direkt aus dem Posteingang heraus werden alle Informationen zu einer Mail sichtbar. Bereits in diesem Fenster greifen Sie auf die Schalter zu, mit denen Sie die Mail weiter bearbeiten können.

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Grundsätzlich können Sie der Mail folgende Stati zuweisen:

  • Aktion
  • „Warten auf“
  • „Someday“

Die Software bedient sich hierbei der ohnehin in Google Mail integrierten Label. Arbeiten Sie den Posteingang durch und öffnen eine Mail, befindet sich am oberen Rand jeder Nachricht ein kleiner Bereich, über den Sie die gewünschte Aktion festlegen und mittels der Pfeiltasten zur nächsten Nachricht wechseln. So kommen Sie schneller durch. Direkt aus den Standarddialogen legen Sie auch weitere Tags an, um etwa zwischen Elementen der Referenzen zu unterscheiden. Eine meiner Lieblingsfunktionen ist das Verfassen einer Mail an mich selbst. Damit kann ich schnell einen Gedanken notieren, der dann im Posteingang landet. Später wird dieser dann gesichtet und entsprechend verarbeitet.

Doit.im – Aufgabenmanagement mit GTD

Mit Doit.im gibt es eine weitere Software, die Ihnen bei der Erledigung Ihrer Aufgaben nach dem Prinzip des GTD helfen will. Das Programm ist für Adobe Air geschrieben und steht damit auf allen Plattformen zur Verfügung, für die das Runtime angeboten wird. Nach dem Download unter http://www.doit.im/ eröffnen Sie am besten einen Account beim Anbieter. Damit steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Ihre Aufgabenlisten mit einem zentralen Server abzugleichen. Die Oberfläche des Programms ist übersichtlich gestaltet und dürfte sich von selbst erklären. In der zentralen Inbox erfassen Sie schnell Ihre Aufgaben und Gedankenblitze. Weitere Details hinterlegen Sie dann bei der Durchsicht der Inbox. Natürlich können Sie sich Ihre Listen anlegen, dazu weisen Sie den Aufgaben entsprechende Tags zu. Bei der Terminierung helfen Ihnen gleich zwei Daten weiter. Einerseits können Sie ein Erledigungsdatum zuweisen, zum anderen einen Zeitpunkt, an dem die Aufgabe wieder erscheinen soll. So werden Sie rechtzeitig auf die Erledigung hingewiesen und können die Tätigkeit erfolgreich vor dem Fälligkeitsdatum in Angriff nehmen. Abgerundet wird der positive Gesamteindruck, den die Applikation bei mir hinterlassen hat, durch eine Version für Android-Telefone. Außerdem lassen sich die Elemente mit einem Account bei Google Kalender synchronisieren.

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Zwei Pomodoro-Timer im Vergleich

Nachdem die GTD-Welle ein wenig abgeebbt zu sein scheint, lesen Sie in immer mehr Blogs etwas von der Pomodoro-Technik. Diese ist kurz gesagt, eine Methode, größere Aufgaben in kleinere Zeiteinheiten aufzuteilen. Eine solche Zeitscheibe ist 25 Minuten lang. Eine wichtige Spielregel: Sie dürfen sich innerhalb dieser 25 Minuten wirklich auf nichts anderes konzentrieren, sondern fokussieren sich die Zeiteinheit vollständig auf die Aufgabe. Für die Zeitnahme eines solches Pomodoros würde natürlich ein Küchenwecker oder aber auch die Uhr auf dem Handy völlig genügen, aber natürlich gibt es inzwischen auch Timer, die Ihnen bei der Zeitnahme helfen.

Pomodairo ist für Adobe Air geschrieben und damit auf den unterschiedlichsten Plattformen lauffähig. Die Bedienung ist selbst erklärend, wobei das Programm schon über die reine Zeitnahme hinaus geht. So können Sie eine Aufgabenliste anlegen und dabei die Zahl der für die Erledigung notwendigen Zeiteinheiten schätzen. Bevor Sie eine Session beginnen, wählen Sie einen Eintrag aus der Aufgabenliste aus. Ein kleiner Statistikteil stellt Ihnen die bereits durchgeführten Pomodoros dar und bildet auch die Summen der einzelnen Pausen. Gut gefällt mir, dass Sie auch Unterbrechungen erfassen können. Danach startet der Zeitabschnitt natürlich neu.

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Deutlich einfacher ist Focus Booster, das ebenfalls für Air entwickelt wurde. Hier legen Sie in den Einstellungen fest, wie lange ein Pomodoro dauern soll und definieren die Länge der Pausen. Ein Mausklick auf den Startschalter und die Zeitnahme beginnt. Weitere statische Auswertungen oder eine Beschreibung der Aufgabe ist nicht vorgesehen. Die Software ist also eher für Puristen erfüllt aber ihren Zweck.

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Teudeux – eine schicke und einfache Aufgabenverwaltung

Wenn Sie dieses Blog regelmäßig lesen, wissen Sie, dass ich ein großer Freund von besonders einfachen Mitteln für die Verwaltung von Aufgaben bin. Ich persönlich habe hier sehr gute Erfahrungen mit einer Kombination aus Notizbüchern und Remember the milk gemacht. Vor einigen Tagen bin ich allerdings auf die Anwendung Teudeux gestoßen. Die Registrierung beim Service ist kostenfrei. Die Entwickler stellen auf der Homepage allerdings in Aussicht, auch einmal kostenpflichtige Services anbieten zu wollen. Zugleich versprechen sie aber, dass die aktuelle Ausbaustufe von Teudeux auf jeden Fall kostenlos erhalten bleiben wird. Und das ist bereits eine Menge. Nach der Registrierung gelangen Sie zu einer Wochenübersicht. In die kleinen Eingabefelder direkt über dem jeweiligen Tag tragen Sie die gewünschte Aufgabe ein. Wissen Sie noch nicht, wann Sie diese erledigen wollen, nutzen Sie dafür die Rubrik „Someday“. Die Arbeit mit der Liste geht absolut intuitiv vonstatten. Haben Sie es nicht geschafft eine Aufgabe zu erledigen, wird diese automatisch auf den Folgetag übertragen. Dinge, die Sie erledigt haben, streichen Sie durch einfaches Anklicken einfach ab.

Bei aller Einfachheit gibt es auch Nachteile. Der wesentlichste ist aus meiner Sicht, dass das System, für sich allein steht. Es gibt keinerlei Synchronisation mit anderen Daten und auch die Ausdrucke lassen sich nur mit Mühe in ein eigenes System übernehmen. Dafür macht der Umgang mit dem System Spaß und Sie haben von überall Zugriff auf Ihre offenen Aufgaben.