Ich gewinne mehr und mehr den Eindruck, dass der absolute Hype um das Thema GTD inzwischen vorbei ist. Sicherlich versucht der Herr Lobo, ein Meister des Selbstmarketings, gerade noch ein bisschen Kasse mit seinem Buch zum Thema GTD, zu machen. Aber Land auf, Land ab nehmen die Beiträge zum Thema nach meinen Beobachtungen ab. Schließlich ist die Methode von Allen eigentlich schnell erklärt: 1. Aufräumen, 2. Sortieren, 3. Organisieren und 4. statt einer mehrere Listen führen. Das ist somit kein Wunderwerk noch eine so zündende Idee, dass sich der Messianismus um seine Person erklären ließe. Dicht in seinem Windschatten segelt Sally McGhee, eine ehemalige Mitarbeiterin Allens, die seine Methode für sich noch einmal erfunden und dazu auch gleich ein sehr umfängliches Buch verfasst hat, das MS Outlook in das Zentrum der Systematik stellt. Auf über 300 englischsprachigen Seiten erklärt sie dem Leser, wie sich Kategorien in Outlook anlegen lassen, wie man seine Mails schnell bearbeitet und was in den Kalender gehört. Dies ist übrigens bereits einer der beiden wesentlichsten Unterschiede. Die Aufgabe, die Sie unbedingt heute erledigen wollen oder müssen, landet schnell per Drag & Drop auf der Seite des heutigen Tages, während der „Meister“ ja eher ein ambivalentes Verhältnis zum Kalender selbst hat. Was bei Allen die „Nächsten Schritte“ sind bei Frau McGhee die „strategischen nächsten Schritte“, klingt wichtiger, meint aber das Gleiche. Damit der Weg zum „Inbox Zero“ leichter fällt, wird dem Leser auch gleich ein kostenpflichtiges Addin für Outlook angeboten, das sich glücklicherweise vor dem Kauf ausprobieren lässt. Bonjour Tristesse, denn das Dingens macht aus einer E-Mail per Mausklick eine Aufgabe und was im Buch noch als besonders sinnvolle Art der Formulierung von E-Mails dargestellt wird, beschränkt sich als simple E-Mail-Vorlage, die immer wieder aufgerufen werden kann. Mehrwert? Fehlanzeige!
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Organisieren Sie Ihre Aufgaben mit uOrganized
Beim Surfen im Web bin ich auf das Tool uOrganized gestoßen, dass sich selbst als kleine Aufgabenverwaltung mit Synchronisationsmöglichkeit mit MS Outlook empfiehlt. Im Vergleich mit anderen Werkzeugen dieser Gattung gehen die Entwickler hier durchaus andere und bemerkenswerte Wege. Dies beginnt bereits bei der Optik. Unübersehbar für den Anwender kann er mit einem Klick auf „Themes“ das Erscheinungsbild anpassen und damit Farben und Icons verändern. Viel interessanter sind allerdings die Optionen, die sich hinter „Layout“ verbergen. Denn hier besteht die Wahl zwischen einer ganz einfachen Ansicht des Programms, der Darstellung aller Optionen und einer auf den GTD-Workflow optimierten Betrachtung. Aufgaben verwaltet das Programm in einzelnen Ordnern. Sofern Sie sich für GTD entscheiden, entsprechen die Ordner hier den Listen.
Die Dialoge zu den Aufgaben bieten alle Informationen, die Sie sich von einem solchen Programm erwarten dürften. Neben einem Titel haben Sie in einem integrierten Notizfeld Raum für weitere Angaben. Sie vergeben Prioritäten und Fälligkeiten und nahezu selbstverständlich darf eine Aufgabe auch wiederkehrend sein. Zusätzlich zum eigentlichen Aufgabenmodul verwalten Sie auch Textnotizen in der Datenbank der Software. Auch diese organisieren Sie in Form einer Ordner- bzw. Baumstruktur. Damit Sie in umfangreichen Datenbeständen leichter die Übersicht behalten, stehen einerseits zahlreiche Filter zur Verfügung. Damit sehen Sie sich etwa mit einem Mausklick alle längst fälligen Aufgaben an. Darüber hinaus weisen Sie bei Bedarf den Aufgaben aber auch Tags zu. Keine Selbstverständlichkeit für ein mit knapp 35 Euro doch recht preiswertem Programm ist die Schnittstelle zu Outlook. Damit gleichen Sie die Datenbestände zwischen beiden Anwendungen komfortabel ab. Leider unterstützt uOrganized keine Tastenkürzel sondern setzt auf die Maus. Das ist aus meiner Sicht für Vielschreiber und Menschen mit umfangreichen Aufgabenlisten ein deutlicher Nachteil. Wer gerade offline ist oder seinen Computer nicht mit in einen Termin nehmen kann, wird sich über die sehr einfache Druckfunktion, die eine lupenreine Aufgabenliste erzeugt, freuen. Insgesamt gefällt mit uOrganized recht gut. Da es sich auf Aufgaben und Notizen fokussiert, ist die Software schnell und erfüllt ihren Zweck. Allerdings bietet sich den Entwicklern noch Potential bei der Verbesserung der Oberfläche und Benutzerführung. Wer alle Filter und Optionen einblendet, muss schon sehr genau schauen, welche Funktion er denn eigentliche aufrufen wollte.
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Mein aktuelles GTD-Setup
Die regelmäßigen Leser dieser Zeilen wissen, dass ich ab und an sehr gern mit unterschiedlichen Wokflows und Werkzeugen für das Zeit- und Selbstmanagement experimentiere. Nachdem ich einige Wochen sehr intensiv mit ToDoList gearbeitet habe, das den Nachteil hat, nicht mit Rememberthemilk zusammenarbeiten zu können, habe ich nach einem Setup gesucht, dass diesen Dienst intensiv einbezieht.
Ein weiterer Aufgabenplaner: TaskCoach
Ein übersichtlicher Aufgabenplaner, der in Versionen für Windows und Linux angeboten wird, ist TaskCoach. Für die Linuxversion müssen Sie Python auf Ihrem System installiert haben. Ihre Aufgaben ordnen Sie mit dem Programm auf zweifache Weise. Zunächst bildet eine Datei die Sammlung aller Ihrer Aufgaben. Diesen weisen Sie Kategorien zu. Mit deren Hilfe bilden Sie entweder einen Kontext oder eine Liste nach dem Ansatz des GTD ab. TaskCoach kennt Aufgaben und dazu passende Unteraufgaben. Die Software funktioniert also wie ein Outliner. Im Gegensatz zu ToDoList erfolgt hier allerdings leider keine automatische Nummerierung. Zu jedem Eintrag hinterlegen Sie auf Wunsch weitere Dokumente als Anhang oder auch eine Notiz. So bleiben zur Erledigung der Aufgabe notwendige Informationen beisammen.
Auch mit dieser Software können Sie die Aufwände zu einer Aufgabe per Mausklick erfassen. Eine entsprechende Zeitnahme ist ebenfalls integriert. Das Programm ist gut strukturiert, leicht zu bedienen und natürlich gefällt mir, dass es auch eine Linuxversion gibt. Allerdings sind die Funktionen nicht ganz so ausgefeilt wie bei ToDoList. Dafür sinkt der Aufwand für die Einarbeitung.