Ihr Werkzeug muss zu Ihnen passen – nicht umgekehrt

Glaubt man den Katalogtexten, werden Sie sofort im Chaos versinken, wenn Sie auf den Gedanken kommen, in Ihrem Zeitplanbuch eine andere als die vom Hersteller ausgelieferte Reihenfolge der Einlagen zu nutzen (leichte Form der Ketzerei). Vollends zum Messie werden Sie, wenn Sie gar die mitgelieferten Einlagen mit anderen Formularen kombinieren (besonders schwere Form der Ketzerei)!

Eigentlich weiss jeder, dass dies quatsch ist, und trotzdem werden Sie seltsam uniforme Zeitplanbücher, denen jegliche Individualität zu fehlen scheint, mitsamt ihren Besitzern in Konferenzen und Besprechungen antreffen können. Vergleichen wir Zeitplanbücher mal mit Autos. Die Serienausstattung ist schön. Ein solches Auto wird Sie sicher von Punkt A nach Punkt B geleiten. So richtigen Fahrspaß erhalten Sie aber erst mit einigen Extras. Seien Sie also mutig und kombinieren Sie!

Ich selbst nutze einen Zeitplaner aus dem Hause Tempus. Da ich die für mich besten Tipps und Tricks verschiedener Selbstmanagement-Methoden kombiniere, hat das natürlich auch Auswirkungen auf mein wichtigstes Werkzeug, das mit seinen fabrikneuen Brüdern wenig zu tun hat. Genauso wie ein Schuh sich erst durch das Tragen an seinen Besitzer so richtig anpasst, wird es Ihr Zeitplanbuch tun. Haben Sie den Mut zur individuellen Note! Begleiten Sie mich doch einfach mal durch meinen Planer…

  • Bilder der Familie: Die erste Seite meines Planers besteht aus einer Klarsichthülle, in der ich Bilder meiner Kinder aufbewahre. Wenn ich das Buch aufschlage, blicke ich gleich in ihre Gesichter. Ein motivierender und inspirierender Moment! Ob Sie nun auch gleich auf der ersten Seite Fotos platzieren oder sich eine eigene Rubrik mit solchen Erinnerungen schaffen, liegt natürlich bei Ihnen. Hauptsache Sie tun überhaupt etwas individuelles in das Buch hinein! Sie werden Ihr Zeitplanbuch nur wirklich gern nutzen und regelmäßig zur Hand nehmen, wenn Sie sich nicht nur dazu disziplinieren, sondern es aus freien Stücken und gern tun. Persönliche Erinnerungsgegenstände tragen hier viel dazu bei. Die klassische erste Seite, die Ihnen sagt, wie Sie heissen und welcher Krankenkasse Sie angehören, können Sie ja drin lassen, aber nicht gleich als Eröffnung eines persönlichen Werkzeugs, oder?
  • Listen der nächsten Aufgaben: Was bei GTD die Listen der nächsten Schritte, sind meine Aufgabenlisten, die in einem eigenen Register untergebracht sind. Es handelt sich dabei um einfache Listen, die die nächsten anstehenden Aufgaben mit Fälligkeitstermin, aber ohne Priorisierung enthalten. Ich persönlich habe meine Aufgaben kategorisiert. So gibt es eine Liste mit Aufgaben, die ich unbedingt im Büro erledigen muss, eine Liste mit Aufgabe, die ich zu Hause meistern will, aber auch eine Liste mit Aufgaben, die ich abarbeiten möchte, wenn ich gerade vor einem Computer mit Internetzugang sitze. Diese Listen sehe ich mehrfach am Tag durch und entscheide dann, was ich davon erledigen will.

    Wenn Sie bisher mit der reinen Lehre eines Seiwert oder Covey zu tun gehabt haben, werden Sie sicherlich davon überrascht sein, dass ich auf meinen Aufgabenlisten keine Priorisierung mitführe. Ich habe für mich entschieden, dass die klassische Priorisierung mit A,B,C für mich nicht taugt. Dringlich, wichtig…wenn Sie am Ende eines Arbeitstages, der zu mehr als 40% nicht planbar ist, Aufgaben auf den anderen Tag übertragen, müssen Sie die Priorität ohnehin neu bewerten. Dann können Sie dies auch unmittelbar erledigen, bevor Sie sich an eine neue Aufgabe machen.

  • Liste meiner Projekte: Neben den Aufgabenlisten führe ich noch eine weitere Liste mit einer Übersicht aller meiner laufenden Projekte. Das sind keine ausformulierten Pläne oder gar Diagramme, sondern lediglich eine Auflistung aller Tätigkeiten, die ich erfolgreich abschließen möchte und die dazu mehr als einen Arbeitsschritt erfordern.
  • Kalendarium: Selbstverständlich ist in meinem Zeitplanbuch auch ein Kalendarium enthalten. Hier halte ich alle Verpflichtungen mit einer festen Anfangszeit fest. Zugleich trage ich hier auch kleine Erinnerungen an besondere Ereignisse ein. Muss ich mich etwa für die Teilnahme an einer Veranstaltung bis zu einem bestimmten Termin entscheiden, halte ich im Tagesplan ein ergänzendes Stichwort fest.

    Ich nutze die Darstellung des Tages auf zwei Seiten. Die linke Seite nimmt Notizen aller Art auf, die ich am Ende eines Arbeitstages noch einmal durchsehe, um zu entscheiden, ob daraus eine Aufgabe erwächst. Mein Kalender enthält jedoch keine Aufgaben und keine Hinweise auf zu tätigende Anrufe. Diese Informationen verwalte ich mit meinen Aufgabenlisten am Anfang des Buches.

  • Formulare: Als nächstes folgt eine Auswahl an Vordrucken und Notizblättern, die ich häufig benötige. Diesen Bestand kontrolliere ich regelmäßig, damit ich immer spontan in der Lage bin, mir Notizen zu machen.
  • Alphabetisches Register: Es folgt das „Herzstück“ meines Systems. Ein schlichtes alphabetisches Register, in das ich allerlei Material einsortiere. Bücher, die ich mir gern bei Gelegenheit einmal kaufen möchte, habe ich auf einer eigenen Liste erfasst, die unter dem Buchstaben „B“ einsortiert ist. Habe ich mir zu einer Person notiert, was ich mit ihr beim nächsten Treffen besprechen will, sind diese Punkte auf einer Liste erfasst, die unter dem Anfangsbuchstaben des Namens der Person abgelegt worden ist. Ideen oder kurze Memos zu einem Projekt sind ebenfalls in diesem Register enthalten.
  • Porto- und Notgroschen: Ich habe festgestellt, dass es vorteilhaft ist, über einen kleinen Vorrat an Briefmarken zu verfügen. So kann ich am PC schnell einen Brief schreiben und diesen dann auch gleich frankieren. Damit geht der Brief einfach schneller auf Reisen, als wenn ich erst noch einen Gang zum nächsten Postamt einplanen müsste. Zugleich habe ich knapp 30 Euro in kleinen Scheinen immer dabei.

Die tollen Informationsseiten, die jeder Zeitplanbuchhersteller jedes Jahr neu herausgibt (Portotabellen, Adressen, immerwährende Kalender etc.), habe ich weggeworfen. Überprüfen Sie doch einmal selbst, wie oft im Laufe eines Jahres Sie darauf schauen. Und, wenn Sie ehrlich sind: Dort ist nicht eine einzige Information enthalten, die Sie nicht wesentlich schneller und aktueller im Internet finden könnten, oder?

Haben Sie Mut und setzen Sie das Werkzeug Zeitplanbuch so ein, wie Sie es für richtig halten! Benutzen Sie Ihr Werkzeug, um Ihre Ziele zu erreichen und lassen Sie sich nicht vorschreiben, wie Sie es vielleicht benutzen sollten.

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