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Tiktrac – webbasierte Zeiterfassung

Wer mit seinen Kunden Projekte auf Stundenbasis abrechnet, kommt ohne eine lückenlose Zeiterfassung nicht aus. Natürlich kann man die Zeitaufschreibung auch konventionell mit Stift und Papier erledigen, steht ein Onlinezugang zur Verfügung, lässt sich auch das neue Angebot Tiktrac einsetzen. Die Anwendung lässt sich dank Ajax flüssig nutzen und bietet eigentlich alles, was von einen solchen Service erwartet werden darf.

So können Sie Kunden anlegen, denen unterschiedliche Kalkulationsblätter zugeordnet werden. Interessant ist dies beispielsweise für Agenturen, die einem Kunden mehrere Projekte berechnen müssen. Pro Kunde ist allerdings ein fester Stundensatz zu hinterlegen. In den einzelnen Tabellenblättern erfassen Sie dann die Aufgaben bzw. Leistungen. Die aufgewendeten Zeiten müssen allerdings manuell eingetragen werden. Über eine automatische Zeitnahme verfügt Tiktrac derzeit (noch?) nicht.
Anlegen eines neuen Sheets in Tiktrac
Steht ein festes Zeitbudget zur Verfügung, kann auch dieses hinterlegt werden. Werden mehrere Mitarbeiter an dem Projekt beteiligt, legen Sie einfach die entsprechenden Ressourcen schnell an. Um die hinterlegten Daten später weiter nutzen zu können, kann jeder Stundenzettel im CSV-Format exportiert werden, das von jeder Tabellenkalkulation verarbeitet werden kann. Da sich der Dienst noch im Betatest befindet, ist die Nutzung derzeit kostenlos.

Fazit: Zweifellos gibt es noch viele kleine Details zu verbessern, aber Tiktrac ist auf dem richtigen Weg zu einer schlanken Zeiterfassung als ASP-Lösung.

Selbstmanagement mit GTD-PHP

Über den GTD-Ansatz des Selbstmanagements ist inzwischen ja viel geschrieben worden. In den nächsten Wochen erscheint im VNR-Verlag auch von mir ein kleiner Beitrag zu diesem Thema. Mit Taskfreak habe ich vor einigen Tagen eine kleine PHP-Anwendung für den Server vorgestellt, die dem GTD-Ansatz folgt.
Christian Beier verdanke ich den Hinweis, mir doch auch endlich einmal GTD-PHP anzusehen.

Tatsächlich war ich vor einigen Wochen durch Zufall auf der Projektseite gelandet, hatte mir das Archiv auch heruntergeladen, war dann aber für die Installation zu faul. So war denn auch meine Version inzwischen veraltet. Aktuell wird die Version 0.2 zum Download angeboten.

Die Installation auf dem Server meines ISP war etwas schwierig und nur bedingt für Einsteiger geeignet. Die Übertragung der PHP-Dateien dürfte auch Anfängern keine Probleme bereiten. Die Schwierigkeit lag dann aber in der Konfiguration. Klar, wer lesen kann, ist immer im Vorteil. Nun hatte ich die Systemvoraussetzungen nur überflogen und aus dem Hinweis “PHP und MySQL” geschlossen, dass ich auch mit MySQL 3.x zum Ziel komme. Das ist aber nicht der Fall. Eine neue 4er Datenbank angelegt und schon war dieses Problem gelöst. Zum anderen ließ sich die Datenbank nicht über die sonst übliche URL “localhost” ansprechen, wie sie in der Konfigurationsdatei hinterlegt ist, sondern nur über die Adresse des Datenbankservers. Nachdem auch das geändert war, konnte ich endlich auf die Anwendung zugreifen.
Arbeitsbildschirm GTD-PHP

Angesichts der niedrigen Versionsnummer würde ich die Software bereits jetzt als großen Wurf bezeichnen. Das Design ist schlicht und funktional. Es sind alle wesentlichen Aspekte von GTD berücksichtigt. Sie verwalten damit also:

  • Projekte
  • Kontexte
  • Ziele
  • Nächste Schritte

Sogar an die Berücksichtigung von Referenzmaterial wurde bei der Entwicklung bereits gedacht. Was Taskfreak noch fehlt, ist bei GTD-PHP bereits enthalten. So können Elemente ganz leicht mit “Wartend auf” gekennzeichnet werden und die Kontexte müssen nicht mühsam in eine Konfigurationsdatei geschrieben werden, sondern lassen sich direkt mit der Software verwalten. Verschiedene Reportformen helfen Ihnen dabei, die Übersicht zu behalten.

Fazit: Das Arbeiten mit GTD-PHP ist deutlich natürlicher als etwa Outlook durch Kategorien oder Plug-Ins umzubiegen. Noch dazu haben Sie von jedem Punkt mit Internetanschluss Zugriff auf Ihre Projekte.

Vergessen Sie Ihre Passwörter! Agatra

Im vergangenen Jahr habe ich Ihnen an dieser Stelle anvertraut, dass ich meine inzwischen umfangreiche Sammlung an Passwörtern mit einem einfachen Zettel verwalte. Klar, ausprobiert habe ich auch verschiedene Passwortmanager (für Linux mein Favorit: Passwordmanager). Das ist zweifellos bequem und auf einem USB-Stick gespeichert, haben Sie Ihre Zugangsdaten immer dabei.

Noch einen Schritt weiter geht der neue Dienst Agatra. Nach der kostenlosen Registrierung können Sie für eine Vielzahl populärer Webdienste (GMail, Yahoo, Amazon, Writely etc.) Ihre Zugangsdaten hinterlegen. Mit einem Mausklick werden Sie dort dann automatisiert angemeldet. Voraussetzung ist aber eine https-Verbindung, die ja nicht in allen Firmennetzwerken möglich ist. Die Liste der unterstützten Dienste wächst täglich und wenn Ihre Lieblingsseite noch nicht dabei ist, können Sie diese zur Aufnahme in das Angebot vorschlagen.

Startseite Agatra

Gerade wenn Sie häufig ASP-Dienste oder Webmailer nutzen, erweist sich Agatra als echter Zeitsparer. Durchaus empfehlenswert! Meine Zettel schmeiße ich trotzdem nicht weg, denn darunter sind doch auch Passwörter, die ich lieber nicht auf einem Server speichern will.

Gliedern Sie Texte und Aufgaben mit JOE!

Es müssen ja nicht immer gleich Programme wie Planner oder TaskJuggler sein. Um sich einen Überblick anstehender Aufgaben zu verschaffen oder einzelne Projektschritte aufzulisten, kann eine einfache Gliederung oft schon ausreichen.

Oberfläche JOE

Schon etwas länger gibt es den Java Outline Editor, kurz JOE. Das plattformübergreifende Programm erfüllt nur einen Zweck: Sie erzeugen damit schnell und einfach Gliederungen aller Art. Egal ob Sie die Aufgaben strukturieren oder die Inhalte eines umfangreichen Dokuments gliedern müssen. Das Programm unterstützt Sie zuverlässig dabei.

Die Bedienung kann ausschließlich mit der Tastatur erfolgen. Damit werden Sie aus Ihrer Konzentration nicht durch den Griff nach der Maus gestört. Mit einem Druck auf die Tab-Taste stufen Sie einen Eintrag tiefer, Umschalt+Tab stuft den Eintrag höher. Zur besseren Übersicht können die Knoten leicht ein- und ausgeklappt werden. Natürlich lassen sich die Einträge auch unterschiedlich sortieren und leicht verschieben. Damit passen Sie die Gliederung also den jeweiligen Erfordernissen an. Da das Programm dank Java unter verschiedenen Betriebssystem genutzt werden kann, steht auch dem einfachen Datenaustausch nichts im Wege.

Fazit: JOE ist ein leicht bedienbarer Outliner und ein guter noch dazu.

eSnips – 1 GB freier Speicher im Netz

Zugegeben, die Idee Nutzern 1 GB freien Speicherplatz und damit eine virtuelle Festplatte anzubieten, ist weder neu noch umwerfend originell. In den letzten Tagen habe ich mich zwei Diensten dieser Art beschäftigt. Über MyBloop hätte ich gern ausführlich geschrieben, allerdings ist das im Betastadium befindliche Angebot so stark Beta, dass vernünftiges Arbeiten damit noch nicht möglich ist. Da ist eindeutig jemand zu früh an den Start gegangen.

Oberfläche eSnips

eSnips dagegen funktioniert problemlos. Die Oberfläche ist nicht so schick und auch AJAX sucht der Nutzer vergeblich, dafür sind bereits alle Funktionen integriert. Nach der kostenlosen Registrierung bekommen Sie Zugriff auf Ihren Speicherplatz. Hier wird nicht mit Tags gearbeitet, sondern konventionell in Ordnern organisiert. Wie unter Windows stehen bereits Hauptkategorien zur Verfügung (Fotos, Musik). Sie können beliebige Ordner anlegen, die Sie entweder völlig öffentlich einrichten, als privat markieren oder mit einem ausgewählten Nutzerkreis teilen. Zur leichteren Verwaltung wird eine Toolbar für Internet Explorer und Firefox angeboten.

Als sehr gelungen empfinde ich auch die Möglichkeit, Elemente per E-Mail hochladen zu können. Wer die Kosten für Traffic auf dem eigenen Server gering halten will und noch auf der Suche nach Speicherplatz im Netz ist, sollte sich eSnips einmal ansehen.