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OpenGoo – OpenSource Office und Gruppenlösung

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So bequem das Google Office auch sein mag: Ein komisches Gefühl beschleicht einen doch ab und an, wenn man an die dort gespeicherten Dokumente denkt. Wenn Sie auf das Modul der Tabellenkalkulation verzichten können und lieber eine Groupwarelösung nutzen wollen, die Sie auf Ihrem eigenen Server installieren, greifen Sie auf OpenGoo zurück. Das OpenSource-Projekt benötigt neben etwas Webspace eine aktuelle MySQL-Datenbank und PHP. Die Installation ist sehr einfach und auch für Laien leicht umsetzbar. Sie laden sich die aktuelle Version auf Ihren Rechner, entpacken das Archiv und übertragen es dann etwa per FTP auf Ihren Server. Dann rufen Sie die URL des Verzeichnisses mit dem Browser auf und werden vom Installationsprogramm begrüßt. Wenige Augenblicke später können Sie sich bereits einloggen. Zu OpenGoo gehören mehr oder weniger alle Module, die Sie von einer Groupwarelösung erwarten. Sie finden eine Aufgaben- und Kontaktverwaltung sowie einen Kalender vor. Außerdem ist auch ein Modul für Notizen und eine Zeiterfassung mit dabei.
Neben der natürlich vorhandenen Option, Dokumente innerhalb der Arbeitsumgebung speichern zu können, verfügt OpenGoo sowohl über eine kleine Textverarbeitung als auch ein Präsentationsmodul. Gerade Letzteres ist deswegen interessant, da die Präsentation direkt vom Server aus aufgerufen und dann Ihrem Publikum vorgeführt werden kann. Innerhalb der Dateiverwaltung legen Sie fest, ob Sie auf das Dateisystem zurückgreifen wollen oder aber die Dokumente direkt in der Datenbank ablegen wollen. Die in OpenGoo erstellen Dokumente sind reine HTML-Dokumente, die Sie also mit Desktop-Anwendungen weiterbearbeiten können. Ein Download in einem der bekannten Office-Formate ist damit allerdings nicht möglich.

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Ebenfalls sehr gut gelöst ist die Integration von E-Mails. Allerdings verhält sich das System hier in der Benutzerführung nicht konsistent. Die Anlage eines neuen Mailkontos (wobei für eingehende Nachrichten POP und IMAP zur Verfügung stehen) erfolgt nicht aus dem Administrationsbereich heraus, sondern als Aufgabe innerhalb des Mailkontos selbst. Der Funktionsumfang der Textverarbeitung reicht noch nicht an das Google Office heran, genügt aber durchaus für Protokolle oder Memos. Alles wirkt durchaus funktional und modern und auf bestehende Daten wie Kontakte und Termine kann durch die Importfunktion (CSV und ICS) schnell online zugegriffen werden. OpenGoo ist damit eine rundheraus gelungene Anwendung für das Teamwork auf dem eigenen Server.

Officezilla bietet eine schlanke Projektlösung für Teams

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In den vergangenen Tagen habe ich mit intensiver mit Groupwarelösungen im Web beschäftigt. OfficeZilla verspricht dem Nutzer, eine komplettes Paket an Werkzeugen für die Projektarbeit im Team zur Verfügung zu stellen. Nachdem Sie sich für die Eröffnung eines kostenlosen Benutzerkontos entschieden haben, werden Sie sofort zu Ihrem neuen Projektoffice geleitet. Den Benutzernamen und das Kennwort erhalten Sie später per E-Mail. Wenn Sie sich das erste Mal dort eingeloggt haben, agieren Sie unmittelbar als Administrator der Arbeitsgruppe. Die Oberfläche wird durch die Funktionsleiste am linken Bildschirmrand dominiert.

In der Tat ist die Liste der integrierten Module schon recht beeindruckend. Neben den Klassikern wie Kalender und Aufgabenliste erhalten Sie auch ein eigenes Forum, Kontaktverwaltung, Speicherbereich für Dokumente und auch eine Wissensdatenbank, hinter der sich ein rudimentäres Wiki verbirgt. Die entsprechenden Module müssen von Ihnen als Admin für die Nutzung frei geschaltet und eingerichtet werden. OfficeZilla kommt ohne AJAX aus, was die Bedienung leider etwas langweilig und behäbiger macht. Alle Eingabemasken sind als klassische Formulare umgesetzt.

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Eine Beschränkung im Rahmen des kostenloses Benutzerkontos gibt es (derzeit) noch nicht. Ob Sie den Service allein oder mit 50 oder mehr Personen nutzen wollen, ändert nichts an den Kosten. Die Betreiber planen aber kostenpflichtige Services anzubieten, die Sie dann für eine monatliche Pauschale zubuchen können. Insgesamt hat OfficeZilla auf mich einen sehr guten Eindruck hinterlassen. Wie bei solchen Hostingangeboten üblich, erkaufen Sie sich die Bequemlichkeit allerdings damit, dass Ihre Daten auf einem externen Server liegen. Wenn Sie das nicht stört, greifen Sie auf ein blitzsauber gearbeitetes Werkzeug zurück.

Lassen Sie sich erinnern: remindr

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Wer viel am Computer sitzt, wird im Zweifel die Erinnerungsfunktionen von Outlook oder anderen Programmen nutzen, um sich an die Fälligkeit einer Aufgabe erinnern zu lassen. Läuft das entsprechende Programm jedoch nicht, bekommen Sie von der Erinnerung auch nichts mit. Der sehr einfach gehaltene Dienst remindr ermöglicht Ihnen, ganz ohne Registrierung sich an Aufgaben oder Termine via Twitter, Jabber, E-Mail oder auch per SMS (allerdings nur im amerikanischen Raum) erinnern zu lassen.

Dazu besuchen Sie einfach die Homepage des Dienstes und tragen den Betreff der Aufgabe ein. Anschließend legen Sie noch den Erinnerungszeitpunkt und die Details zu den Erinnerungswegen fest. Schnell das Captcha ausgefüllt und schon haben Sie den Kopf wieder frei.

Deskaway – überzeugende Projektlösung

Mit Deskaway startet im Web die x-te Plattform, die uns verspricht, alle wesentlichen Informationen und Planungswerkzeuge rund um ein Projekt unter einem Dach zu versammeln. Die meisten Angebote, die ich mir in der Vergangenheit angesehen habe, konnten dieses Versprechen nicht halten. Entweder war die Bedienung antiquiert oder aber es fehlten wesentliche Funktionen wie die Zeitaufschreibung. War diese enthalten, konnten dann keine Meilensteine definiert werden. Getreu dem Motto „Irgendetwas ist ja immer“ überzeugte mich bisher kein Anbieter. Nach der Eröffnung eines kostenlosen Benutzerkontos können Sie mit vier weiteren Personen an maximal drei Projekten arbeiten. Für alle Dokumente und Inhalte rund um diese Projekte stehen Ihnen 25 MB an Speicherplatz zur Verfügung. Alle wichtigen Informationen rund um ein Projekt versammelt der Service auf der zentralen Einstiegsseite. Die Plattform macht intensiv von Ajax Gebrauch, was ein angenehmes Arbeiten ermöglicht. Deskaway nutzt nicht die klassischen Zugangsmethoden wie Projektstrukturpläne, sondern lässt sie zunächst ein Projekt mit seinen Rahmendaten erfassen. Anschließend definieren Sie die ersten Arbeitspakete, in diesem Fall Tasklisten genannt. Das Eintragen einer Aufgabe in eine solche Liste ist sehr komfortabel und berücksichtigt die typischen Rahmendaten wie Verantwortlichkeiten, Aufgabenbeschreibung und Fälligkeitsdaten. Eine wichtige Rolle als Kommunikationsmittel innerhalb des Projekts spielt die E-Mail. Optional wird das Projektmitglied, dem Sie eine Aufgabe zuweisen, sofort in einer E-Mail über die neue Aufgabe informiert. Zum Arbeitsbereich gehört auch ein Blog, das jedes Teammitglied optional führen kann. Damit informieren Sie die anderen Mitglieder über aktuelle Arbeitsschritte. Zu einem Projekt gehören naturgemäß eine Menge Dokumente, die Sie selbstverständlich hochladen können. Zu Deskaway gehört aber auch eine kleine Textverarbeitung, mit der sich durchaus auch umfangreichere Memos oder Dokumentationen schreiben lassen. Wer sich etwas länger mit der Plattform beschäftigt wird im Laufe der Zeit auf eine Reihe von Details stoßen, die ein angenehmes Arbeitsgefühl aufkommen lassen. Zwischen 10 und 99 Dollar im Monat kosten die Erweiterungen, die dann deutlich mehr Speicherplatz und Nutzer erlauben. In diesem Zusammenhang ist noch zu erwähnen, dass sich die Betreiber auch in Hinblick auf die Einarbeitung neuer Nutzer viel Mühe gemacht haben. Zu jedem einzelnen Modul steht ein kleines Video-Tutorial zur Verfügung.

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Die Dinge mit Spicebird geregelt kriegen

Derzeit beschäftige ich mich recht intensiv mit Werkzeugen und Programmen aus der Firefox- und Mozilla-Familie. Zwar hatte ich vor einigen Wochen schon einmal im Internet von Spicebird gelesen, mich dann aber doch nicht mit dem Programm beschäftigt. Ein Fehler, wie ich heute feststellen muss. Unter Linux habe ich eine Weile mit Evolution gearbeitet, mich dann aber doch ein wenig an der drögen Oberfläche sattgesehen und außerdem erinnert mich das Programm einfach viel zu stark an Outlook, weswegen ich Thunderbird in Kombination mit Lightning den Vorzug gegeben hatte. Spicebird bietet ebenfalls die Kombination aus Mails, Kalender, Aufgabenverwaltung sowie Kontakte und bietet darüber hinaus auch noch eine individuelle Startseite, wie sie auch aus Outlook bekannt ist. Wenn Sie so wie ich die Google Anwendungen intensiv nutzen, brauchen Sie keinen separaten Datenprovider zu installieren, sondern legen lediglich fest, ob Sie diese Applikationen in Spicebird nutzen wollen. Die Eingabe von Benutzernamen und Passwort genügt und schon werden die Daten genutzt, inklusive der Terminerinnerungen. Die ersten Nachrichten aus der Mailbox werden ebenfalls auf der Startseite von Spicebird genutzt. Eine Funktion, die mich richtig überzeugt, ist die individuelle Startseite. Auf dieser platzieren Sie auf Wunsch auch Container, die Google Gadgets nutzen. Diese ziehen Sie direkt aus dem Browser auf den Container oder tragen die URL einer Anwendung in die Eingabezeile. Damit haben Sie dann beispielsweise die Fahrplanauskunft der Bahn oder auch Google Maps direkt im Griff. Derzeit ist die Software lediglich in englischer Sprache verfügbar, aber entsprechende Download-Links sind für eine deutsche Version bereits vorgesehen.

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