Ich gewinne mehr und mehr den Eindruck, dass der absolute Hype um das Thema GTD inzwischen vorbei ist. Sicherlich versucht der Herr Lobo, ein Meister des Selbstmarketings, gerade noch ein bisschen Kasse mit seinem Buch zum Thema GTD, zu machen. Aber Land auf, Land ab nehmen die Beiträge zum Thema nach meinen Beobachtungen ab. Schließlich ist die Methode von Allen eigentlich schnell erklärt: 1. Aufräumen, 2. Sortieren, 3. Organisieren und 4. statt einer mehrere Listen führen. Das ist somit kein Wunderwerk noch eine so zündende Idee, dass sich der Messianismus um seine Person erklären ließe. Dicht in seinem Windschatten segelt Sally McGhee, eine ehemalige Mitarbeiterin Allens, die seine Methode für sich noch einmal erfunden und dazu auch gleich ein sehr umfängliches Buch verfasst hat, das MS Outlook in das Zentrum der Systematik stellt. Auf über 300 englischsprachigen Seiten erklärt sie dem Leser, wie sich Kategorien in Outlook anlegen lassen, wie man seine Mails schnell bearbeitet und was in den Kalender gehört. Dies ist übrigens bereits einer der beiden wesentlichsten Unterschiede. Die Aufgabe, die Sie unbedingt heute erledigen wollen oder müssen, landet schnell per Drag & Drop auf der Seite des heutigen Tages, während der „Meister“ ja eher ein ambivalentes Verhältnis zum Kalender selbst hat. Was bei Allen die „Nächsten Schritte“ sind bei Frau McGhee die „strategischen nächsten Schritte“, klingt wichtiger, meint aber das Gleiche. Damit der Weg zum „Inbox Zero“ leichter fällt, wird dem Leser auch gleich ein kostenpflichtiges Addin für Outlook angeboten, das sich glücklicherweise vor dem Kauf ausprobieren lässt. Bonjour Tristesse, denn das Dingens macht aus einer E-Mail per Mausklick eine Aufgabe und was im Buch noch als besonders sinnvolle Art der Formulierung von E-Mails dargestellt wird, beschränkt sich als simple E-Mail-Vorlage, die immer wieder aufgerufen werden kann. Mehrwert? Fehlanzeige!
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Organisieren Sie Ihre Aufgaben mit uOrganized
Beim Surfen im Web bin ich auf das Tool uOrganized gestoßen, dass sich selbst als kleine Aufgabenverwaltung mit Synchronisationsmöglichkeit mit MS Outlook empfiehlt. Im Vergleich mit anderen Werkzeugen dieser Gattung gehen die Entwickler hier durchaus andere und bemerkenswerte Wege. Dies beginnt bereits bei der Optik. Unübersehbar für den Anwender kann er mit einem Klick auf „Themes“ das Erscheinungsbild anpassen und damit Farben und Icons verändern. Viel interessanter sind allerdings die Optionen, die sich hinter „Layout“ verbergen. Denn hier besteht die Wahl zwischen einer ganz einfachen Ansicht des Programms, der Darstellung aller Optionen und einer auf den GTD-Workflow optimierten Betrachtung. Aufgaben verwaltet das Programm in einzelnen Ordnern. Sofern Sie sich für GTD entscheiden, entsprechen die Ordner hier den Listen.
Die Dialoge zu den Aufgaben bieten alle Informationen, die Sie sich von einem solchen Programm erwarten dürften. Neben einem Titel haben Sie in einem integrierten Notizfeld Raum für weitere Angaben. Sie vergeben Prioritäten und Fälligkeiten und nahezu selbstverständlich darf eine Aufgabe auch wiederkehrend sein. Zusätzlich zum eigentlichen Aufgabenmodul verwalten Sie auch Textnotizen in der Datenbank der Software. Auch diese organisieren Sie in Form einer Ordner- bzw. Baumstruktur. Damit Sie in umfangreichen Datenbeständen leichter die Übersicht behalten, stehen einerseits zahlreiche Filter zur Verfügung. Damit sehen Sie sich etwa mit einem Mausklick alle längst fälligen Aufgaben an. Darüber hinaus weisen Sie bei Bedarf den Aufgaben aber auch Tags zu. Keine Selbstverständlichkeit für ein mit knapp 35 Euro doch recht preiswertem Programm ist die Schnittstelle zu Outlook. Damit gleichen Sie die Datenbestände zwischen beiden Anwendungen komfortabel ab. Leider unterstützt uOrganized keine Tastenkürzel sondern setzt auf die Maus. Das ist aus meiner Sicht für Vielschreiber und Menschen mit umfangreichen Aufgabenlisten ein deutlicher Nachteil. Wer gerade offline ist oder seinen Computer nicht mit in einen Termin nehmen kann, wird sich über die sehr einfache Druckfunktion, die eine lupenreine Aufgabenliste erzeugt, freuen. Insgesamt gefällt mit uOrganized recht gut. Da es sich auf Aufgaben und Notizen fokussiert, ist die Software schnell und erfüllt ihren Zweck. Allerdings bietet sich den Entwicklern noch Potential bei der Verbesserung der Oberfläche und Benutzerführung. Wer alle Filter und Optionen einblendet, muss schon sehr genau schauen, welche Funktion er denn eigentliche aufrufen wollte.
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Wiki zu Google Docs geöffnet
Vor ewigen Zeiten wollte ich mal ein Buchprojekt mit dem Thema “Google Docs” starten, doch irgendwie kam ich dann doch nicht dazu. Da ich die ersten Seiten geschrieben hatte, habe ich diese nun in Form eines Wikis auf meinen Server geladen. Vielleicht hat der eine oder andere von Ihnen ja Lust an der Sache weiterzuschreiben? Sie finden das Wiki unter http://googledoku.lamprecht.net
WordPress Upgrade auf 2.7.1 – geschafft
So, das wäre geschafft. Das Upgrade von 2.5 auf die 2.7.1 hat reibungslos funktioniert und auch die deutsche Sprachdatei läuft. Sieht soweit alles gut aus.
Backups für Google Mail
In den vergangenen Tagen hatte Google Mail immer mal wieder einen leichten Schwächeanfall. Mal kam man gar nicht an die eigenen Nachrichten, dann waren die Performance armselig und einfachste Aktionen führten zu einem Ausstieg der Anwendung. Höchste Zeit, sich einmal Gedanken um die Datensicherung der bei Google gespeicherten Mails zu machen. Denn ein Totalverlust der dort gespeicherten Nachrichten wäre schon ein Problem.
Die einfachste Lösung: Sie nutzen den Zugang via IMAP, loggen sich in Ihr Postfach ein und verschieben einen vollständigen Ordner in ein lokales Zielverzeichnis. Der Nachteil: Sobald neue Nachrichten in Ihrem Postfach eintreffen, fehlen diese in Ihrem Backup.
Schon komfortabler kommen Sie mit zwei Anwendungen zum Ziel, mit denen Sie explizit Ihr Postfach sichern können. IMAPSize ist ein Werkzeug, das sich für alle Postfächer eignet, die Sie per IMAP auch erreichen können. Sie legen zunächst die Details für das Postfach in der Software fest und können dann ganz bequem mittels der Funktion „Backup“ definieren, welche Ordner Sie sichern wollen. Setzen Sie den Timeout für den Server in den Einstellungen der Software auf einen höheren Wert als die Voreinstellung, damit Google Mail auch mit der Übertragung hinterherkommt.
Das für Windows verfügbare Programm lädt die Nachrichten inklusive der Dateianhänge im EML-Format auf Ihre Festplatte. Zum Programm gehört auch ein kleiner Konverter, der aus den in einem Ordner befindlichen EML-Dateien eine oder mehrere Dateien im MBOX-Format macht, die sich dann ohne Probleme in Thunderbird oder anderen Programm einsetzen lassen. Der kleine Helfer ist übrigens kostenlos erhältlich.
Speziell für Google Mail ist das Programm Gmail Backup gedacht, das es neben einer Windows- auch in einer Linux-Version gibt. Für diese Variante ist die Installation von Python auf Ihrem System erforderlich. Sie hinterlegen im Programm Ihre Benutzerdaten und beginnen mit dem Backup. Mail um Mail landet dann in Form von EML-Dateien auf Ihrer Platte. Das Tool eignet sich übrigens auch ganz hervorragend dazu, von einem Google Konto zu einem anderen umzuziehen, etwa weil Sie von der einfachen Version auf Google App for your domain wechseln. Dazu hinterlegen Sie die Details des neuen Kontos und rufen dann die Restore-Funktion auf.
Mit beiden Werkzeugen sichern Sie die Nachrichten und Anhänge aus Ihrem Postfach bei Google sehr zuverlässig und bequem. Je nachdem wie lange Sie Google bereits nutzen, kann die Sicherung aber auch schon einmal einen vollständigen Tag dauern, denn bis über 8 GB (wie bei mir) durch die Leitungs gerauscht sind, vergeht schon eine Weile.
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