Alle mir bekannten E-Mailprogramme sammeln Kopien geschriebener Nachrichten in einem Ordner, der Gesendete Objekte, Versandte Nachrichten o.ä. heißt. Intensive Nutzer des Kommunikationsmittels E-Mail wissen, dass es sich bei diesem Ordner um einen nutzlosen Datenspeicher handelt. Bei mir liegen dort nach einem Jahr oftmals mehr als 3000 Elemente. Darin mal eben schnelle eine Mail zu finden, gleicht der sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Heuhaufen.
Das weiß auch die Industrie, und beglückt uns mit immer ausgefeilteren Programme, die das effiziente Aufspüren von Informationen auf lokalen System versprechen. Meiner Ansicht nach eine mehr oder weniger sinnlose Programmgattung, denn mit ein bisschen Disziplin, vermeiden Sie den Datenmüll in Ihren gesendeten Objekten.
* Sehen Sie diesen Ordner regelmäßig durch! Überprüfen Sie, ob Sie die gespeicherten Nachrichten *wirklich* aufheben müssen.
* Verschieben Sie aufbewahrenswerte E-Mails in das Ablagesystem Ihrer elektronischen Post. Ist diese beispielsweise nach Projekten geordnet, gehören Kopien Ihrer eigenen Nachrichten zu diesem Projekt in genau diesen Ordner. Gerade Nutzer von Microsoft Outlook, die über diesen Client Terminvereinbarungen treffen, finden beim Aufräumen ein großes Einsparpotenzial vor. Für jede Terminzusage oder Einladung wird nämlich eine Kopie angelegt.
* Überprüfen Sie, ob Ihr Mailprogramm in der Lage ist, automatisch Kopien Ihrer Antworten im gleichen Ordner abzuspeichern, in dem sich die Originalmail befindet. KMail unter KDE beherrscht diese Technik zum Beispiel.
* Was nicht aufbewahrungswert erscheint, löschen Sie einfach!