Make three folders in your email program: To-do, Reference, and Wait.

Gina wird nun bei Fastcompany in kleinen Videos ihre Lifehacker-Tipps bekannt machen. In der ersten Folge geht es um ihre Strategie, wie sich Mails besser bewältigen lassen.

Ich stimme ihr voll und ganz zu, dass es bei jedem Durchsehen des Eingangs das Ziel sein muss, diesen leer zu bekommen, denn sonst ist das Zeitverschwendung. Allerdings nutze ich ein anderes Ordnersystem.

Bei der Durchsicht des Posteingang lösche ich alles, was mich nicht interessiert oder einfach Spam ist. Was sich binnen zwei Minuten beantworten lässt, wird gleich bearbeitet. Dauert die Beantwortung länger oder lässt sich aus der Nachricht eine Aufgabe ableitet, wird diese auch zur Aufgabe. In Outlook mit der rechten Maustaste die Mail auf den Eintrag Aufgaben in der Navigation schieben und dann die Option “Kopieren mit Anlage” auswählen. Dann erfasse ich die Details zur Aufgabe und zu welcher Liste sie gehört, was ich in Outlook über die Kategorien gelöst habe. Das Original wird danach in den Ordner “Bearbeitet” verschoben. Aufgaben einfach als Mail zu belassen, halte ich nicht für praktisch, denn schnell ist die eigentliche Aufgabe dahinter in Vergessenheit geraten.