Die regelmäßigen Leser dieser Zeilen wissen, dass ich ab und an sehr gern mit unterschiedlichen Wokflows und Werkzeugen für das Zeit- und Selbstmanagement experimentiere. Nachdem ich einige Wochen sehr intensiv mit ToDoList gearbeitet habe, das den Nachteil hat, nicht mit Rememberthemilk zusammenarbeiten zu können, habe ich nach einem Setup gesucht, dass diesen Dienst intensiv einbezieht.

Die naheligende Antwort: Warum nicht doch Outlook dort einsetzen, wo ich es brauche und unter einer Windows-Oberfläche arbeiten muss und dort, wo ich mit Linux oder anderen System arbeiten darf, auf den gleichen Datenbestand zugreifen und sei es mit dem Browser. Da ich unterwegs viel mit dem Blackberry arbeite und einen PDA zur Verwaltung von Kontakten schätze, sollte auch der Blackberry einbezogen werden. Damit bin ich dann auf die folgende Lösung gekommen.

Als Inhaber eines Pro-Accounts bei Rememberthemilk habe ich Milksync auf meinem Blackberry installiert. Dieser synchronisiert das Aufgabenmodul des mobilen Begleiters in regelmäßigen Abständen mit dem Onlinedienst. Dieser Austausch ist bidrektional. Die in RTM angelegten Listen kann ich sowohl unter Google Mail, als Air-Anwendung unter Linux einsehen oder schlicht mit dem Browser ansurfen. Damit habe ich also bereits Linuxsysteme und den mobilen Begleiter verbunden.

Da Remember the milk sich ja hervorragend für den Ansatz des GTD eignet, den ich persönlich für mich leicht abgwandelt habe, ohne also gleich ein vollständiger Allen-Jünger zu werden, brauchte es für die Kopplung mit Outlook nun lediglich eines Werkzeugs, das einen GTD-Workflow unter Outlook ermöglicht. Die Aufgaben selbst werden dann dank eines Exchange-Servers aus Outlook heraus ohnehin zum Blackberry übertragen.

Statt lange die offizielle Anleitung zum Thema zu lesen und manuell Ordner anzupassen, habe ich Jello in der aktuellsten Version installiert. Es fasst den Posteingang als Inbox auf und gestattet auch die Mengeneingabe von Dingen, die ich in meiner Inbox durchsehen will. Durch das Taggen gruppieren Sie dann die Elemente, die Sie zu erledigen haben und legen diese im gewünschten Kontext ab. Dabei legt Jello keine neuen Ordner in Outlook an. Seine Metainformationen werden innerhalb des Journals gespeichert, die Tags entsprechen Kategorien innerhalb von Outlook. Milksync wiederum fasst die Kategorien als Listen auf.

Damit ergibt sich tatsächlich ein nahezu perfekter Workflow. Dinge landen entweder in der Inbox von Rememberthemilk und werden dort priorisiert und in die Listen übertragen oder aber werden in der Inbox von Jello bearbeitet und landen nach der Zuweisung von Tags am richtigen Ort von Remember the milk.