So beachten Sie wieder Ihre Aufgabenlisten

Aufgabenlisten sind so eine Sache. Die meisten von Ihnen sind sicherlich so diszipliniert, dass Sie eine oder sogar mehrere dieser Listen führen und sofort, wenn eine neue Aufgabe an Sie herangetragen wird, diese brav notieren. Am Ende eines Tages sind sicherlich viele Dinge erledigt worden, aber trotzdem scheinen die Abgabefristen eines Projekts bedrohlich näher gekommen zu sein oder noch schlimmer: Der Eindruck drängt sich auf, dass man den eigenen Zielen gar keinen Schritt näher gekommen ist. Das Problem liegt weniger in den Listen begraben als vielmehr in uns selbst. Natürlich fällt unser Blick auf schwierige und komplizierte Aufgaben und dann erledigen wir, etwas Einfaches. Am Ende des Tages haben wir uns dann viel bewegt, aber nichts bewegt. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann versuchen Sie eine andere Technik!

  • Planen Sie Ihre Woche: Dazu tragen Sie sich einen festen Termin in Ihrem Kalender ein. Gute 20 Minuten sollten Ihnen für eine valide Planung genügen. Wichtig ist allerdings, dass Sie diese Verabredung respektieren und genauso behandeln, als hätten Sie einen Termin mit einem externen Besucher oder Ihrem Chef. Hier sehen Sie sich Ihre Listen und Projekte durch und entscheiden, was in der kommenden Woche getan werden muss.
  • Nutzen Sie die 5er Regel: Notieren Sie sich täglich 5 fünf Aufgaben, die Sie als wichtig für Ihre Projekte identifiziert haben. Diese fünf konkreten Aufgaben, die Sie näher zum Ziel bringen sollen, sind an diesem Tag auch in Angriff zu nehmen.
  • Beginnen Sie den Tag mit schweren Aufgaben: Meist wird es sich bei den fünf Tätigkeiten, die Sie als Tagesziel definiert haben, um knifflige oder zeitintensive Dinge handeln. Mit diesen sollten Sie Ihren Tag beginnen. Haben Sie bereits eine davon am frühen Morgen erledigt, wird Ihnen das Schwung geben, die weiteren ebenfalls noch vor dem Mittagessen zu schaffen.
  • Planen Sie immer den konkreten nächsten Schritt: Achten Sie darauf, dass Sie immer den nächsten konkreten Schritt angehen, der Sie dem Ziel näher bringt, und nutzen Sie eine besonders aktive Sprache. „Termin beim Zahnarzt machen“, ist sicherlich ein Ansatz, um das eigenen Gebiss wieder in Schwung zu bekommen, besser wäre aber „Morgen einen Termin beim Zahnarzt beim Zahnarzt machen für den 16., 17. oder 18.“.

Wie führen Sie Ihre Aufgabenlisten? Kennen Sie das Problem mit dem Nichtbeachten, der selbst aufgestellten Prioritäten?

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Eine Antwort auf So beachten Sie wieder Ihre Aufgabenlisten

  1. Burkhard 17/1/2010 at 17:20 #

    Sehr treffend formuliert: "…uns viel bewegt, aber nichts bewegt." 🙂

    Ich führe zwei Aufgabenlisten. In einer Liste sammle ich wichtige Aufgaben. Als solche bezeichne ich Aufgaben, deren Erledigung mich meinen Zielen näher bringt. Dann habe ich eine Liste mit Aufgaben niedriger Priorität.

    Ich arbeite am liebsten mit einem Tagesplan. Dafür nehme ich mir fünf bis sechs wichtige Aufgaben vor. So bleibe ich an meinen Zielen dran. Bleibt dann noch Zeit übrig, nehme ich mir noch Aufgaben niedriger Priorität vor.
    Habe da selber eine Weile rumexperimentiert und für mich hat sich diese Vorgangsweise bewährt.

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