Die Dinge wirklich erledigen!

Da hat der Herr Allen aber etwas angerichtet: Aus seinem erfrischen einfachen Ansatz des GTD, wird immer mehr eine Wissenschaft, die diejenigen, die damit ihr Zögern in den Griff bekommen wollten, verunsichert und wieder vom Web abbringt. Im deutschsprachigen GTD-Forum habe ich eine Diskussion verfolgt, die sich mit dem Einsatz von Classei als Mittel in GTD beschäftigt. Sinngemäß heißt es dort, dass Classei und Mappei offensichtlich von typischen deutschen Perfektionismus getrieben seien. Der Verfasser suche aber unbedingt die einfachen Mappen, von denen Allen immer spricht.

Die Einstellmappen von Leitz lehne er deswegen ab, weil diese eben fünf verschiedene Reiterpositionen ermöglichen statt deren drei. Stellt sich die Frage, wer hier nun vom Perfektionismus getrieben ist.
Die Macher von Classei und Mappei haben an eine Reihe von Einsatzmöglichkeiten gedacht und sehen ihre Systeme durchaus als Alternative zu anderen Ablageformen. Kein Wunder also, dass die Systeme perfekt erscheinen. Aber sie eignen sich absolut als Element in einer Arbeitsmethodik nach Allen.
Aber auch in englischen Diskussionsforen oder Gruppen wird trefflich darüber gestritten, ob nun den Labeldruckern von Brother oder Dymo der Vorzug zu geben ist und ob nun Outlook, Thinking Rock oder eine der zahlreichen Online-Plattformen das beste Instrument für GTD sei. Diese Fragestellungen sind alle so müßig, wie die Suche nach dem „idealen“ Zeitplanbuch. Die Werkzeuge, die Sie einsetzen, müssen zu Ihnen passen und den Zweck erfüllen, den Sie sich davon versprechen. Allen lässt die Frage durchaus offen, welche Mappen Sie einsetzen, oder welches Beschriftungsgerät. Wichtig ist, dass Sie überhaupt Mappen einsetzen und diese beschriften. Es muss Ihnen Freude machen, diese Arbeitsmittel zu benutzen. Die Arbeitsmittel müssen sich in der Nähe des Arbeitsplatzes befinden, damit Sie schnell darauf zugreifen.
Wenn Sie die Dinge wirklich geregelt bekommen wollen, dann widmen Sie sich den Grundprinzipien des GTD:

  • Sammeln an einer zentralen Stelle
  • Eingang möglichst rasch durcharbeiten
  • Schriftlichkeit von Aufgaben und Projekten
  • Regelmäßige Durchsicht der angelegten Listen

Und vor allem: Die Dinge auch angehen!

10 Antworten auf Die Dinge wirklich erledigen!

  1. Jochen 29/1/2007 at 22:29 #

    Servus Stephan,

    ich gebe dir vollkommen recht – Hauptsache das jeweilige System funktioniert für die Person.

    Aber, jede Software-Lösung hat Vor- und Nachteile, und ob mein Wochenrückblick mit meinem Favoriten 1 Stunde dauert und vorher 2,5 Std, ist das für mich ein Unterschied.

    Neben dem Funktionieren ist für mich also die Art und Weise ebenfalls wichtig.

  2. Alex W. 31/1/2007 at 19:00 #

    Hallo,

    „zufällig“ bin ich der Autor des Posts im deutschen GTD-Forum, über den hier abgelästert wird.

    Erstens fände ich es nett, wenn auf einen solchen Post dann auch ein Link gesetzt wird (vielleicht käme dann endlich einmal eine Antwort, bisher handelt es sich eher um ein Selbstgespräch):
    http://www.gtd-forum.de/thread.php?threadid=251

    Und zweitens finde ich diese Idee nicht besonders ungewöhnlich. Denn es handelt sich bei diesen Mappen in Amerika um DEN Standard-Artikel (nur leider eben in der falschen Größe), den man dort überall spottbillig bekommt (und nicht um ein überteuertes deutsches „Patent“-System, von dem man dann abhängig ist).

    Außerdem bin ich mit der Vorstellung, dass diese Mappen praktischer sind, nicht ganz alleine, bloße zwei Minuten Googeln geben z.B. folgende Fundstellen:

    http://ezinearticles.com/?10-Tips-on-Color-Coding-Your-Paper:-From-Chaos-to-Coherence&id=40869
    Do not make the mistake of ordering 1/5 cut tabs on your files or up-tabs. They are just too small. And the older I get-the smaller those labels get!

    http://www.davidco.com/forum/archive/index.php/t-2911.html (ein ganzer Thread über „1/3 cut“-Mappen!)
    My understanding is that third cut folders aren’t supposed to line up. You start with them lined up, say left, center, right, left, center, right, and then if you need to insert a new folder between two others, you just choose the one that has the different tab position from the other two. Then you never have two adjacent folders with the same tab position, which means there’s less chance that one folder tab will obscure the one behind it.

    Und sogar unsere französischen Nachbarn haben genau dasselbe Problem (dass es diese Mappen nämlich im eigenen Land nicht gibt):
    http://fr.groups.yahoo.com/group/GTDfr/message/23

    Mit Karteikarten ist es übrigens ganz ähnlich:

    A6 ist zu groß für die Jackentasche, A7 ist zu klein, um genug draufzuschreiben. Außerdem ist A7 zu klein für meinen Drucker. Die amerikanischen 3×5″-Karten sind besser und lassen sich auch mit meinem Drucker bedrucken, sind aber hier nirgends zu bekommen.

  3. Stephan Lamprecht 31/1/2007 at 19:59 #

    Hallo Alex,

    ich hatte nicht den Eindruck, zu lästern. Aber die Fundstellen, die Du beschreibst, treffen letztlich genau den Kern meiner Aussage. Für eine Arbeitsmethodik sollte es absolut unerheblich sein, wie der Hersteller von Mappen oder Labelprintern heißt. Die Ablage in Einzelvorgängen in schnöde Einstellmappen und die alphabetische Ablage von so genannten „Referenzmaterial“ hat Mr. Allen nicht erfunden. Wer sein Büchlein aus der Vogelperspektive liest, entdeckt einen recht spärlich bekleideten Kaiser. Aber: Im Gegensatz zu Seiwert, der immer noch das Zeitplanbuch als ausschließliches Mittel sieht, streift Mr. Allen Outlook und berücksichtigt Mails.

  4. Alex W. 31/1/2007 at 23:44 #

    Betr. "lästern": Nun ja.

    Außerdem handelt es sich hier zumindest um ein Missverständnis: Die besagten Leitz-Mappen 2434 haben keine "fünf Reiterpositionen". Sie haben vielmehr gar keine verstellbaren "Reiter", sondern feste (Papp-) "Taben". Und die sind nicht nur zu schmal, um eine längere Beschriftung draufzubekommen (s. auch das Zitat oben), sondern zu allem Überfluss auch noch halb versenkt, was sie noch schlechter ablesbar macht; siehe z.B. hier:

    http://www.mercateo.com/p/107-670409/Einstellmapp

    (Schlimmer sind nur noch Plastik-Taben, in die man Papierchen reinpopeln muss und die sich ständig ablösen, wenn man sie mal in der Tasche rumträgt.)

    Als ich einmal im größten hiesigen Büroartikelgeschäft war (eines der größten in ganz Deutschland), kannte man die Dinger (1) nur auf Nachfrage mit Artikelnummer und (2) dann auch nur als "zusätzliche Unterteilung für Hängemappen". Klingt nicht so, als ob jemand sie schon mal für ein größeres Ablagesystem benutzt hätte.

    Im übrigen gibt es in Deutschland nicht nur keine "third cut", sondern auch keine "full cut" Mappen, also mit Beschriftungsmöglichkeit über die ganze Breite. Ich habe beides auch nicht in Frankreich oder England gefunden.

    Betr. Classei/Mappei: Soll doch jeder benutzen, was für ihn das praktischste ist. Ich würde das halt auch gerne tun. Aber jetzt habe ich zähneknirschend eine sauteure Bestellung bei Classei aufgeben müssen, obwohl ich deren System auch schon für Overkill halte, weil es das naheliegendste hierzulande nicht gibt (und das ganze Zeug einfach weg muss).

    Und zum Thema "Perfektionismus" empfehle ich nur mal die Ausführungen auf der Classei-Homepage zur "vorgereihten alphabetischen Ordnung":

    http://classei.de/system-ordnung/alphaordnung.htm

    Wenn das man nicht unintuitiv und verkompliziert ist (selbst schon in der Bezeichnung).

    Ansonsten mag Classei/Mappei ja ein gutes System sein, aber den System-Vorteil lasssen sie sich auch ziemlich teuer bezahlen.

    Was übrigens bei Classei überhaupt nicht perfekt ist: dass die Teminmappen nicht durchsichtig sind wie bei Mappei (aber Mappei ist nochmal deutlich teurer, soweit ich von ihrer Website sehen konnte).

    Nun noch zu David Allen: Kann schon sein, dass er auch nur mit Wasser kocht. Aber sein System hat wenigstens den Vorteil, (1) dass es eines ist, und nicht eine zusammenhanglose Ansammlung von Allerweltstips und (2), dass es erst einmal die Geröllhalde auf dem Schreibtisch wegbekommt (wenn ich so weit nur schon wäre!) und sich nicht gleich in Metatheorien von Lebenszielen und Subzielen, "Mission Statements", Rollen, Zielen, Aufgabenhierarchien etc. verliert.

    Seine größte Schwächen hat dieses System m.E. übrigens in der Frage der Priorisierung der nächsten zu erledigenden Aufgaben und darin, dass einem die Aufteilung nach "Kontext" (Ort, Werkzeuge) nicht weiterhilft, wenn der allergrößte Teil aller Todos unter den gleichen Umständen anfällt.

    Aber seine Ausführungen zum Ablagesystem finde ich absolut überzeugend. Ich muss bloss auf meine zwei Dutzend Leitz-Ordner schauen, die immer noch nicht befüllt sind, weil es schon zu kompliziert ist, sich die Aufteilung auszudenken.

    • JB 13/12/2011 at 19:59 #

      zu „Seine größte Schwächen hat dieses System m.E. übrigens in der Frage der Priorisierung der nächsten zu erledigenden Aufgaben und darin, dass einem die Aufteilung nach “Kontext” (Ort, Werkzeuge) nicht weiterhilft, wenn der allergrößte Teil aller Todos unter den gleichen Umständen anfällt.“

      Ich glaube nicht, dass du das Buch richtig gelesen hast: DA schlägt vor, die Aufgaben nach Kontext, Zeit, Energie und Priorität zu ordnen – und zwar in dieser Reihenfolge! Und wenn man es überlegt, ist das auch logisch: Im falschen Kontext kann man nichts tun (es fehlt der Zugang zu den nötigen Mitteln); wenn eine Aufgabe länger braucht, als man Zeit hat, kann man diese auch nicht erledigen; habe ich nicht mehr die Energie z.B. kreativ tätig zu sein oder groß nachzudenken, tue ich monotone oder routiniert ablaufende Aufgaben erledigen, weil ich die anderen nicht gut genug schaffe oder zu viel Zeit dafür verbrauche. Schließlich mache ich dann das Wichtigste.

      Und wenn es Probleme mit den Prioritäten gibt, dann wohl zumeist dass unklar ist wie diese gesetzt werden sollten. Dazu empfehle ich das Nachfolgebuch von DA „Ich schaff das“

  5. laivhgcwje 18/6/2007 at 19:41 #

    Hello! Good Site! Thanks you! xypmjzyvlcnftk

  6. Stephan 10/1/2010 at 10:47 #

    Moin,
    kann es sein, dass dies hier die deutsche Alternative für die Manila Folder von David Allen / GTD sind:

    http://www.mercateo.com/p/C1111-A60026437/Einstel

    Hintergrund:
    Ich suche ebenfalls lange Zeit nach einer maximal schlanken Lösung. Für mich ist das, Manila-Mappen zu nutzen und mit Bleistift zu beschriften (insb. für kurzfristige Aufgaben). Für permanente Ablagen nutze ich einen Fineliner. Bisher habe ich Classei-Mappen mit Avery Zweckform Index Tabs für Aufgaben udn Classei-Tabs für Permanentes genutzt. Das war teuer und die Avery Tabs sind irgendwann ausgetrocknet. Nach dem Lesen der Beiträge oben habe ich mich spontan auf die Suche gemacht und bin auf die Einstellmappen von Atlanta gestossen (Einstellmappe SuperTab, Karton, 212 g/qm, A4, chamois, EAN/GTIN: 8710968955213). Ich werde jetzt einfach mal einen Packen bestellen.

    Viele Grüße
    Stephan

    • Andreas 9/3/2010 at 9:51 #

      Hallo Stephan,

      und wie isses? eignet es sich? Welche Erfahrungen hast du mit den Einstellmappen gemacht. Würde mich interessieren – preislich sind die ja sehr interessant.

      Andreas

  7. Alexander 31/8/2010 at 20:17 #

    Hallo Stephan,

    genau aus demselben Grund – maximal schlanke Lösung – würden mich diese Mappen auch interessieren. Die Fotos im Internet geben allerdings nicht her: Hat bei den Atlanta-Mappen jede Mappe drei Reiter, oder sind die Mappen nach Reitern sortiert?

    Vielen Dank für deine Antwort!

    Alex

    • Stephan 1/9/2010 at 10:46 #

      Hallo Alexander,

      ich bin nun nicht der Stephan, den Du fragst. Ich kennen diese Mappen allerdings immer nur mit der klassischen 3er oder 5er Staffelung. Das bedeutet für Dich, dass die Taben immer fest mit der Mappe verbunden sind. Wenn Du es flexibler haben willst, kann ich immer nur wieder Classei empfehlen. Wenn Du das System intensiv nutzt, wirst Du feststellen, dass die Mappen nicht teurer sind als anders wo.

      Grüße

      Stephan

Schreibe einen Kommentar zu laivhgcwje Klicken Sie hier zum Abbrechen.

Powered by WordPress. Gestaltet von Woo Themes