Mit Doit.im gibt es eine weitere Software, die Ihnen bei der Erledigung Ihrer Aufgaben nach dem Prinzip des GTD helfen will. Das Programm ist für Adobe Air geschrieben und steht damit auf allen Plattformen zur Verfügung, für die das Runtime angeboten wird. Nach dem Download unter http://www.doit.im/ eröffnen Sie am besten einen Account beim Anbieter. Damit steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Ihre Aufgabenlisten mit einem zentralen Server abzugleichen. Die Oberfläche des Programms ist übersichtlich gestaltet und dürfte sich von selbst erklären. In der zentralen Inbox erfassen Sie schnell Ihre Aufgaben und Gedankenblitze. Weitere Details hinterlegen Sie dann bei der Durchsicht der Inbox. Natürlich können Sie sich Ihre Listen anlegen, dazu weisen Sie den Aufgaben entsprechende Tags zu. Bei der Terminierung helfen Ihnen gleich zwei Daten weiter. Einerseits können Sie ein Erledigungsdatum zuweisen, zum anderen einen Zeitpunkt, an dem die Aufgabe wieder erscheinen soll. So werden Sie rechtzeitig auf die Erledigung hingewiesen und können die Tätigkeit erfolgreich vor dem Fälligkeitsdatum in Angriff nehmen. Abgerundet wird der positive Gesamteindruck, den die Applikation bei mir hinterlassen hat, durch eine Version für Android-Telefone. Außerdem lassen sich die Elemente mit einem Account bei Google Kalender synchronisieren.
Nachdem die GTD-Welle ein wenig abgeebbt zu sein scheint, lesen Sie in immer mehr Blogs etwas von der Pomodoro-Technik. Diese ist kurz gesagt, eine Methode, größere Aufgaben in kleinere Zeiteinheiten aufzuteilen. Eine solche Zeitscheibe ist 25 Minuten lang. Eine wichtige Spielregel: Sie dürfen sich innerhalb dieser 25 Minuten wirklich auf nichts anderes konzentrieren, sondern fokussieren sich die Zeiteinheit vollständig auf die Aufgabe. Für die Zeitnahme eines solches Pomodoros würde natürlich ein Küchenwecker oder aber auch die Uhr auf dem Handy völlig genügen, aber natürlich gibt es inzwischen auch Timer, die Ihnen bei der Zeitnahme helfen.
Pomodairo ist für Adobe Air geschrieben und damit auf den unterschiedlichsten Plattformen lauffähig. Die Bedienung ist selbst erklärend, wobei das Programm schon über die reine Zeitnahme hinaus geht. So können Sie eine Aufgabenliste anlegen und dabei die Zahl der für die Erledigung notwendigen Zeiteinheiten schätzen. Bevor Sie eine Session beginnen, wählen Sie einen Eintrag aus der Aufgabenliste aus. Ein kleiner Statistikteil stellt Ihnen die bereits durchgeführten Pomodoros dar und bildet auch die Summen der einzelnen Pausen. Gut gefällt mir, dass Sie auch Unterbrechungen erfassen können. Danach startet der Zeitabschnitt natürlich neu.
Deutlich einfacher ist Focus Booster, das ebenfalls für Air entwickelt wurde. Hier legen Sie in den Einstellungen fest, wie lange ein Pomodoro dauern soll und definieren die Länge der Pausen. Ein Mausklick auf den Startschalter und die Zeitnahme beginnt. Weitere statische Auswertungen oder eine Beschreibung der Aufgabe ist nicht vorgesehen. Die Software ist also eher für Puristen erfüllt aber ihren Zweck.
Aufgabenlisten sind so eine Sache. Die meisten von Ihnen sind sicherlich so diszipliniert, dass Sie eine oder sogar mehrere dieser Listen führen und sofort, wenn eine neue Aufgabe an Sie herangetragen wird, diese brav notieren. Am Ende eines Tages sind sicherlich viele Dinge erledigt worden, aber trotzdem scheinen die Abgabefristen eines Projekts bedrohlich näher gekommen zu sein oder noch schlimmer: Der Eindruck drängt sich auf, dass man den eigenen Zielen gar keinen Schritt näher gekommen ist. Das Problem liegt weniger in den Listen begraben als vielmehr in uns selbst. Natürlich fällt unser Blick auf schwierige und komplizierte Aufgaben und dann erledigen wir, etwas Einfaches. Am Ende des Tages haben wir uns dann viel bewegt, aber nichts bewegt. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann versuchen Sie eine andere Technik!
Planen Sie Ihre Woche: Dazu tragen Sie sich einen festen Termin in Ihrem Kalender ein. Gute 20 Minuten sollten Ihnen für eine valide Planung genügen. Wichtig ist allerdings, dass Sie diese Verabredung respektieren und genauso behandeln, als hätten Sie einen Termin mit einem externen Besucher oder Ihrem Chef. Hier sehen Sie sich Ihre Listen und Projekte durch und entscheiden, was in der kommenden Woche getan werden muss.
Nutzen Sie die 5er Regel: Notieren Sie sich täglich 5 fünf Aufgaben, die Sie als wichtig für Ihre Projekte identifiziert haben. Diese fünf konkreten Aufgaben, die Sie näher zum Ziel bringen sollen, sind an diesem Tag auch in Angriff zu nehmen.
Beginnen Sie den Tag mit schweren Aufgaben: Meist wird es sich bei den fünf Tätigkeiten, die Sie als Tagesziel definiert haben, um knifflige oder zeitintensive Dinge handeln. Mit diesen sollten Sie Ihren Tag beginnen. Haben Sie bereits eine davon am frühen Morgen erledigt, wird Ihnen das Schwung geben, die weiteren ebenfalls noch vor dem Mittagessen zu schaffen.
Planen Sie immer den konkreten nächsten Schritt: Achten Sie darauf, dass Sie immer den nächsten konkreten Schritt angehen, der Sie dem Ziel näher bringt, und nutzen Sie eine besonders aktive Sprache. „Termin beim Zahnarzt machen“, ist sicherlich ein Ansatz, um das eigenen Gebiss wieder in Schwung zu bekommen, besser wäre aber „Morgen einen Termin beim Zahnarzt beim Zahnarzt machen für den 16., 17. oder 18.“.
Wie führen Sie Ihre Aufgabenlisten? Kennen Sie das Problem mit dem Nichtbeachten, der selbst aufgestellten Prioritäten?
Wenn Sie dieses Blog regelmäßig lesen, wissen Sie, dass ich ein großer Freund von besonders einfachen Mitteln für die Verwaltung von Aufgaben bin. Ich persönlich habe hier sehr gute Erfahrungen mit einer Kombination aus Notizbüchern und Remember the milk gemacht. Vor einigen Tagen bin ich allerdings auf die Anwendung Teudeux gestoßen. Die Registrierung beim Service ist kostenfrei. Die Entwickler stellen auf der Homepage allerdings in Aussicht, auch einmal kostenpflichtige Services anbieten zu wollen. Zugleich versprechen sie aber, dass die aktuelle Ausbaustufe von Teudeux auf jeden Fall kostenlos erhalten bleiben wird. Und das ist bereits eine Menge. Nach der Registrierung gelangen Sie zu einer Wochenübersicht. In die kleinen Eingabefelder direkt über dem jeweiligen Tag tragen Sie die gewünschte Aufgabe ein. Wissen Sie noch nicht, wann Sie diese erledigen wollen, nutzen Sie dafür die Rubrik “Someday”. Die Arbeit mit der Liste geht absolut intuitiv vonstatten. Haben Sie es nicht geschafft eine Aufgabe zu erledigen, wird diese automatisch auf den Folgetag übertragen. Dinge, die Sie erledigt haben, streichen Sie durch einfaches Anklicken einfach ab.
Bei aller Einfachheit gibt es auch Nachteile. Der wesentlichste ist aus meiner Sicht, dass das System, für sich allein steht. Es gibt keinerlei Synchronisation mit anderen Daten und auch die Ausdrucke lassen sich nur mit Mühe in ein eigenes System übernehmen. Dafür macht der Umgang mit dem System Spaß und Sie haben von überall Zugriff auf Ihre offenen Aufgaben.
Mit Verb geht eine weitere Aufgabenverwaltung an den Start, die dem Anwender verspricht, seine Aktivitäten schnell und einfach zu verwalten. Nach der kostenfreien Registrierung können Sie unmittelbar loslegen. Verb lehnt sich an das Prinzip des GTD an, ohne diesem sklavisch zu folgen. Andererseits ist das aber auch zugleich der größte Kritikpunkt. Denn so kommt eine mehr oder weniger halbherzige Lösung dabei heraus, die wenig mehr als eine einfache Wiki-Seite kann. Aufgaben können Sie Projekten zuweisen, erfreulicherweise darf sie aber auch ohne einen entsprechenden Bezug erfasst werden. Die Seiten erstrahlen in der Web 2.0 Optik, an der sich die meisten Nutzer inzwischen aber wohl sattgesehen haben dürften. Ich trage zwar eine Brille, deswegen muss aber nicht jeder Buchstabe in Schriftgrößen von 24 Punkt erscheinen. Zu jeder Aufgabe erfassen Sie optional eine Notiz und weisen auch ein Erledigungsdatum zu. Das alles funktioniert reibungslos und ohne Probleme, aber Verb bietet nicht eine einzige Funktion, die einzigartig und nur hier zu finden ist. Wer Rememberthemilk oder Nozbe nutzt, würde im Falle eines Wechsels einen eindeutigen Rückschritt machen.
