E-Mails sind ein schnelles und bequemes Kommunikationsinstrument, dessen Vorteile inzwischen aber anscheinend durch zwei Begleiterscheinungen wieder egalisiert werden. Gelegentlich sind sogar Beitr\u00e4ge zu lesen, die davon ausgehen, dass erh\u00f6hte E-Mail-Nutzung zu einer sinkenden Produktivit\u00e4t f\u00fchren kann. Vielleicht helfen Ihnen einige der nachfolgenden Tipps dabei, wieder produktiver und mit mehr Freude an die Kommunikation per E-Mail heranzugehen.<\/p>\n
# *Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen!* In den meisten Ratgebern und Zeitschriften ist zu lesen, dass Sie E-Mails am besten unmittelbar nach Erhalt beantworten sollten, schlie\u00dflich handele es sich hier ja um ein schnelles Medium. Totaler Quatsch! Lassen Sie sich nicht von Ihren Korrespondenzpartner vor sich her treiben, sondern bestimmen Sie selbst Ihren Tagesablauf.
\n# *Bearbeiten Sie E-Mails zweimal am Tag, nicht mehr!* Auch wenn Ihnen Ratgeber aller Art erz\u00e4hlen wollen, dass Sie E-Mails sofort zu beantworten haben. Das ist ein gro\u00dfer Irrtum, der letztlich nur dazu f\u00fchrt, dass Sie sich selber hetzen lassen und sich von einer Routinearbeit, wie der Korrespondenz von wirklich wichtigen Aufgaben abhalten lassen. *Besser* ist es, *konzentriert* eingehende elektronische Post zweimal am Tag zu bearbeiten.
\n# *Ersparen Sie sich Junk-Mails.* Setzen Sie auf Filtersystem und versuchen Sie, so gut es geht, Ihren Posteingang vor unerw\u00fcnschter Mail zu sch\u00fctzen. Aktivieren Sie also die entsprechenden Filter innerhalb Ihres Mailprogramms und \/ oder aktivieren Sie zus\u00e4tzliche Filter bei Ihrem Provider.
\n# Wenn es an der Zeit ist, Ihre Mails zu bearbeiten, bearbeiten Sie jede eingehende Nachricht wirklich *nur einmal*. Sortieren Sie die Nachrichten gedanklich in drei Kategorien:
\n– Sofort lesen und beantworten
\n– Sp\u00e4ter beantworten bzw. agieren, weil etwa noch Informationen fehlen.
\n– Sp\u00e4ter lesen: Wenn Sie dazu Zeit haben.
\n# Widmen Sie sich zun\u00e4chst der Kategorie *Sofort lesen und beantworten*. Schreiben Sie die Folgenachrichten oder delegieren Sie eine Aufgabe, die sich aus einer solchen Nachricht ergibt an einen Mitarbeiter.
\n# Nachrichten, die sich erst *sp\u00e4ter beantworten bzw. bearbeiten lassen*, verschieben Sie in einen Ordner in Ihrem Mailsystem, den Sie leicht erreichen. M\u00f6glicherweise m\u00fcssen Sie sich erst Informationen beschaffen, um die Nachricht beantworten zu k\u00f6nnen oder aber eine Aufgabe erledigen. Notieren Sie diese Aufgabe in Ihrem Zeitplanbuch und legen Sie einen Termin f\u00fcr die Erledigung fest. Halten Sie bei dieser Notiz zus\u00e4tzlich fest, dass Sie nach Erledigung auf eine E-Mail antworten m\u00fcssen. Schreiben Sie zu dieser kleinen Notiz, wo sich die Nachricht befindet.
\nSie k\u00f6nnen Sie als zus\u00e4tzliche Ged\u00e4chtnisst\u00fctze die Nachricht auch ausdrucken und in einer eigenen H\u00e4ngemappe ablegen, in der Sie solche Dokumente sammeln. Dann gen\u00fcgt bei dem Aufgabeneintrag in Ihrem Zeitplanbuch ein Hinweis auf diese Mappe.
\n# Nachrichten, die den Status *sp\u00e4ter lesen* erhalten haben, sind meist Rundschreiben, CC-Mails oder Newsletter. Kurzum Informationen, die keine Handlung erfordern. Bearbeiten Sie im Rahmen ihrer t\u00e4glichen Bearbeitung eingehende Nachrichten einige dieser Mails zwischendurch. Ich drucke solche Mails h\u00e4ufig aus, und lege Sie in mein Zeitplanbuch. Beim Warten auf andere Gespr\u00e4chsteilnehmer oder w\u00e4hrend Zugfahrten lese ich diese h\u00e4ufiger einmal.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
E-Mails sind ein schnelles und bequemes Kommunikationsinstrument, dessen Vorteile inzwischen aber anscheinend durch zwei Begleiterscheinungen wieder egalisiert werden. Gelegentlich sind sogar Beitr\u00e4ge zu lesen, die davon ausgehen, dass erh\u00f6hte E-Mail-Nutzung zu einer sinkenden Produktivit\u00e4t f\u00fchren kann. Vielleicht helfen Ihnen einige der nachfolgenden Tipps dabei, wieder produktiver und mit mehr Freude an die Kommunikation per E-Mail…<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"aside","meta":{"advanced_seo_description":"","jetpack_seo_html_title":"","jetpack_seo_noindex":false,"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":"","jetpack_publicize_message":"","jetpack_publicize_feature_enabled":true,"jetpack_social_post_already_shared":false,"jetpack_social_options":{"image_generator_settings":{"template":"highway","default_image_id":0,"font":"","enabled":false},"version":2}},"categories":[],"tags":[10],"class_list":["post-91","post","type-post","status-publish","format-aside","hentry","tag-selbstmanagement","post_format-post-format-aside"],"wppr_data":[],"jetpack_publicize_connections":[],"jetpack_featured_media_url":"","jetpack_shortlink":"https:\/\/wp.me\/pOKED-1t","jetpack_sharing_enabled":true,"jetpack-related-posts":[{"id":265,"url":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/2005\/08\/03\/phishing-wie-weit-kann-ahnungslosigkeit-reichen\/","url_meta":{"origin":91,"position":0},"title":"Phishing – wie weit kann Ahnungslosigkeit reichen?","author":"Stephan Lamprecht, Ahrensburg","date":"3\/8\/2005","format":"aside","excerpt":"Sicher sind auch Sie davon betroffen: Diese regelm\u00e4ssig eingehenden neuen E-Mails von wichtigen Absendern wie der Postbank, Ihrer Sparkasse, Ebay oder Paypal. Allen gemeinsam: Sie m\u00fcssen unbedingt und ganz schnell etwas \u00fcberpr\u00fcfen oder best\u00e4tigen. Die netten Absender haben Ihnen die Arbeit auch ganz leicht gemacht. Klicken Sie einfach auf den\u2026","rel":"","context":"In \"Marginalia\"","block_context":{"text":"Marginalia","link":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/tag\/marginalia\/"},"img":{"alt_text":"","src":"","width":0,"height":0},"classes":[]},{"id":704,"url":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/2007\/03\/02\/jubii-freemailer-und-filesharing\/","url_meta":{"origin":91,"position":1},"title":"Jubii: Freemailer und Filesharing","author":"Stephan Lamprecht, Ahrensburg","date":"2\/3\/2007","format":"aside","excerpt":"W\u00e4hrend Hotmail und Yahoo durch neue Oberfl\u00e4chen geschwind versuchen, die \u00c4sthetik und Funktion der Web 2.0 Anwendungen zu kopieren, haben die Betreiber von Jubii gleich von Beginn an neu entwickelt und legen einen eigenen Ansatz f\u00fcr Freemailer und Filesharing vor. \u00dcberfl\u00fcssig zu schreiben, dass sich der Dienst noch im Betastadium\u2026","rel":"","context":"In \"Bookmarks\"","block_context":{"text":"Bookmarks","link":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/tag\/bookmarks\/"},"img":{"alt_text":"Filesharing mit Jubii","src":"https:\/\/i0.wp.com\/news.lamprecht.net\/wp-content\/images\/thumb-jubii.jpg?resize=350%2C200&ssl=1","width":350,"height":200},"classes":[]},{"id":315,"url":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/2005\/09\/20\/planzo-ajax-basierter-kalender-mit-blogfunktion\/","url_meta":{"origin":91,"position":2},"title":"Planzo: Ajax basierter Kalender mit Blogfunktion","author":"Stephan Lamprecht, Ahrensburg","date":"20\/9\/2005","format":"aside","excerpt":"Den im Betatest befindlichen Dienst Planzo treffend zu beschreiben, ist nicht ganz einfach. Von seinen Grundfunktionen her ist Planzo ein Werkzeug zur Verwaltung von Aufgaben und Terminen. Zugleich sind aber auch Module integriert, die den Service zu einem Blog machen. Die eingebauten Funktionen f\u00fcr das Sharing von Informationen machen Planzo\u2026","rel":"","context":"In \"Bookmarks\"","block_context":{"text":"Bookmarks","link":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/tag\/bookmarks\/"},"img":{"alt_text":"Arbeitsbereich in Planzo","src":"https:\/\/i0.wp.com\/news.lamprecht.net\/wp-content\/images\/thumb-planzo_1.jpg?resize=350%2C200&ssl=1","width":350,"height":200},"classes":[]},{"id":183,"url":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/2005\/05\/19\/kalendersharing-leicht-gemacht\/","url_meta":{"origin":91,"position":3},"title":"Kalendersharing leicht gemacht","author":"Stephan Lamprecht, Ahrensburg","date":"19\/5\/2005","format":"aside","excerpt":"Eine neue ASP-L\u00f6sung f\u00fcr das Sharing von Kalendern betritt mit Trumba die Internetb\u00fchne. Der Dienst befindet sich derzeit noch in der Betaphase, aber bereits einige Tage nach der Bewerbung um einen Beta-Zugang erhalten Sie Ihre Zugangsdaten. Trumba gibt gar nicht erst vor, mehr zu sein, als ein Online-Kalender. Zus\u00e4tzliche Funktionen,\u2026","rel":"","context":"In \"Bookmarks\"","block_context":{"text":"Bookmarks","link":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/tag\/bookmarks\/"},"img":{"alt_text":"","src":"","width":0,"height":0},"classes":[]},{"id":199,"url":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/2005\/05\/27\/apropos-ziele\/","url_meta":{"origin":91,"position":4},"title":"Apropos: Ziele","author":"Stephan Lamprecht, Ahrensburg","date":"27\/5\/2005","format":"aside","excerpt":"Das Jahr n\u00e4hert sich unerbittlich seiner Mitte: H\u00f6chste Zeit also, die eigenen Zielsetzungen zu \u00fcberpr\u00fcfen. Sind Sie noch auf dem Weg zu Ihrem gew\u00fcnschten Ziel? Oder hat Sie die Tagesroutine von der Verfolgung Ihres Weges abgehalten? Die Mitte des Jahres wird in vielen Unternehmen zu einer \u00e4hnlichen R\u00fcck- und Vorschau\u2026","rel":"","context":"In \"Selbstmanagement\"","block_context":{"text":"Selbstmanagement","link":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/tag\/selbstmanagement\/"},"img":{"alt_text":"","src":"","width":0,"height":0},"classes":[]},{"id":2324,"url":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/2012\/09\/16\/erfahrungen-mit-dem-google-nexus-7-kein-ipad-killer\/","url_meta":{"origin":91,"position":5},"title":"Erfahrungen mit dem Google Nexus 7 – (k)ein iPad Killer","author":"Stephan Lamprecht, Ahrensburg","date":"16\/9\/2012","format":false,"excerpt":"Seit 14 Tagen bereichert das Google Nexus 7 Tablet den Ger\u00e4tepark in unserem Haushalt. Viel wurde in der Vorberichterstattung dazu bereits geschrieben. Sogar von einem \u00e2\u20ac\u0153iPad-Killer\u00e2\u20ac\u009d war vereinzelt die Rede. Gen\u00fcgend Vorschusslorbeeren f\u00fcr ein kleines Tablet also. Bestellung und Unboxing Ich habe am Erstverkaufstag das Nexus direkt im Google PlayStore\u2026","rel":"","context":"In "allgemein"","block_context":{"text":"allgemein","link":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/category\/stamm\/allgemein\/"},"img":{"alt_text":"","src":"https:\/\/i0.wp.com\/news.lamprecht.net\/wp-content\/uploads\/swiftkey-tablet-android-tm.jpg?resize=350%2C200&ssl=1","width":350,"height":200},"classes":[]}],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/91","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=91"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/91\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=91"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=91"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=91"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}