{"id":1758,"date":"2010-01-30T19:05:50","date_gmt":"2010-01-30T17:05:50","guid":{"rendered":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/2010\/01\/30\/e-mail-missbrauch-2-der-e-mail-anhang-ist-oft-die-falsche-anwendung-von-technologie-seibertmedia-weblog\/"},"modified":"2010-01-30T19:05:50","modified_gmt":"2010-01-30T17:05:50","slug":"e-mail-missbrauch-2-der-e-mail-anhang-ist-oft-die-falsche-anwendung-von-technologie-seibertmedia-weblog","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/news.lamprecht.net\/index.php\/2010\/01\/30\/e-mail-missbrauch-2-der-e-mail-anhang-ist-oft-die-falsche-anwendung-von-technologie-seibertmedia-weblog\/","title":{"rendered":"E-Mail-Missbrauch 2: Der E-Mail-Anhang ist oft die falsche Anwendung von Technologie | \/\/SEIBERT\/MEDIA Weblog"},"content":{"rendered":"
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Dieser \/\/SEIBERT\/MEDIA-Artikel ist am 6. Januar 2010 auch im Online-Magazin Dr. Web erschienen<\/a>.<\/p>\n

Im Artikel Warum der Siegeszug der E-Mail zu weit gegangen ist<\/a> habe ich zwei Missbrauchsformen der E-Mail kurz angerissen, die ich f\u00fcr gef\u00e4hrlich halte und die schwerwiegende Folgen f\u00fcr Unternehmen haben. Eine Form dieses Missbrauchs, die einen ma\u00dfgeblichen Anteil an der E-Mail-Flut hat, ist der E-Mail-Versand von statischem Wissen, die Kommunikation von Referenzmaterial, Unternehmens-Know-how und Nachschlageinformationen per E-Mail-Anhang. Meine Kern-These lautet:<\/p>\n

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Wenn E-Mails Dateianh\u00e4nge enthalten, ist dies in den meisten F\u00e4llen die falsche Anwendung von Technologie.<\/p>\n<\/blockquote>\n

Effizienzgewinn durch die Nutzung eines zentralen Systems<\/h3>\n

Damit vertrete ich eine Auffassung, die viele Leute nicht nachvollziehen k\u00f6nnen. Und das ist oft durchaus verst\u00e4ndlich: Viele Personen, die hier skeptisch sind, wissen nur nicht, wie Wissensmanagement anders funktionieren kann. Und manche Gespr\u00e4chspartner, die Alternativen (zumindest vom H\u00f6rensagen) kennen, sind der Meinung, dieses \u00e2\u20ac\u017eAnders-Machen\u00e2\u20ac\u0153 sei zu kompliziert und praktisch nicht gangbar \u00e2\u20ac\u201c insbesondere h\u00f6re ich nicht selten, dass die Usability und die Integration von Wiki-L\u00f6sungen angeblich so schlecht w\u00e4ren, dass die Anwender einfach nicht mit diesen arbeiten w\u00fcrden und dass Alternativen deshalb im Unternehmensalltag nicht praktikabel sein k\u00f6nnten.<\/p>\n

Das ist jedoch falsch. Ein ums andere Mal sehe ich best\u00e4tigt, dass die sach- und bestimmungsgerechte Anwendung von Technologie in aller Regel zu einem Effizienzgewinn f\u00fchrt. Software-Systeme f\u00fcr den Einsatz im Unternehmen sind heute so ausgereift, dass selbst Mitarbeiter ohne Technologie-Know-how mit ihnen produktiv und sinnvoll arbeiten k\u00f6nnen \u00e2\u20ac\u201c das gilt nat\u00fcrlich auch f\u00fcr professionelle Enterprise-Wiki-L\u00f6sungen wie Confluence<\/a> und Foswiki<\/a>.<\/p>\n

Ein Firmenwiki<\/a> ist in diesem Zusammenhang die optimale L\u00f6sung: Die Vorteile, kein Referenzwissen per E-Mail zu verschicken, sondern Know-how in einem zentralen, digitalen, Web-basierten System zu speichern und f\u00fcr alle verf\u00fcgbar zu machen, \u00fcberwiegen die m\u00f6glicherweise noch verbliebenen Nachteile deutlich.<\/p>\n

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Im erstrebenswerten Optimalfall ist eine E-Mail eine Nachricht, die sich mit dem Lesen durch den Empf\u00e4nger erledigt hat.<\/p>\n<\/blockquote>\n

Organische Inhalte statt \u00e2\u20ac\u017etoter\u00e2\u20ac\u0153 Anh\u00e4nge<\/h3>\n

Deshalb pl\u00e4diere ich daf\u00fcr, Datei-Anh\u00e4nge in einem zentralen System zu speichern, das allen Empf\u00e4ngern zug\u00e4nglich ist; eine E-Mail sollte lediglich den Verweis auf das entsprechende Dokument beinhalten. Daf\u00fcr gibt es \u00fcberzeugende Argumente, die deutlich werden, wenn man diesen Prozess an einem konkreten Beispiel durchexerziert.<\/p>\n

Verschicke ich beispielsweise einen Bericht per E-Mail an mehrere Empf\u00e4nger, ist dieser Bericht ein \u00e2\u20ac\u017etotes\u00e2\u20ac\u0153 Dokument: Es ver\u00e4ndert sich nicht, es kann nicht kommentiert werden, Leser k\u00f6nnen nicht mit ihm interagieren, es entwickelt sich nicht weiter, es ist nicht zentral verf\u00fcgbar.<\/p>\n

Bilde ich diesen Bericht in einem Wiki-System ab, \u00e2\u20ac\u017eleben\u00e2\u20ac\u0153 die Inhalte: Die Adressaten k\u00f6nnen das Dokument sinnvoll modifizieren und ggf. selbst Fehler beheben oder Unklarheiten ansprechen, Aufstellungen sind um aktuelle Daten erweiterbar, \u00fcber die Kommentarfunktion k\u00f6nnen die Daten gemeinsam mit anderen Empf\u00e4ngern interpretiert und diskutiert werden \u00e2\u20ac\u201c der Bericht wird besser, ohne dass eine einzige weitere E-Mail auszutauschen ist.<\/p>\n

\"Unternehmenskommunikation:<\/p>\n

Auf diese Weise durchl\u00e4uft das Dokument im Wiki mehrere Iterationen und werden Inhalte organisch weiterentwickelt und interpretiert, wobei der urspr\u00fcngliche Sender stets die Kontrolle \u00fcber die Inhalte beh\u00e4lt: Er kann das Topic z.B. via RSS abonnieren und wird \u00fcber jede Modifikation benachrichtigt, \u00fcber die Revisionskontrolle ist jede \u00c4nderung l\u00fcckenlos nachvollziehbar.<\/p>\n

Der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer oder der Abteilungsleiter, der sich das Dokument schlie\u00dflich ansieht, findet einen ganz anderen, einen wesentlich hochwertigeren Bericht vor, als er per E-Mail erhalten h\u00e4tte, w\u00e4hrend gleichzeitig das E-Mail-Aufkommen deutlich reduziert worden ist und dieses Wissen auch sp\u00e4ter jederzeit zur Verf\u00fcgung steht.<\/p>\n

Dar\u00fcber hinaus l\u00f6st sich das immer wieder auftretende Problem, etwa zun\u00e4chst einen falschen Anhang zu versenden, in Luft auf: Der Initiator des Wiki-Dokuments kann in diesem jederzeit Korrekturen vornehmen, die Empf\u00e4nger haben sofort Zugriff auf das korrekte Dokument. Streng vertrauliche Informationen liegen zudem nicht in individuellen Postf\u00e4chern, sondern in einem zentralen, sicheren System. Das Dokument hinter dem Link kann nat\u00fcrlich nur aufrufen, wer dazu legitimiert ist.<\/p>\n

Der Kommunikation \u00fcber das Wiki und der Verzicht auf Dateianh\u00e4nge in E-Mails wirken sich also auf mehreren Ebenen positiv aus:<\/p>\n