Ubidesk heißt das neueste Angebot in der Riege der webbasierten Lösungen für das Projektmanagement. Der Service versteht sich als komplette Arbeitsumgebung für das gesamte Projektteam, d.h., Sie speichern hier nicht nur Aufgaben und Termine, sondern auch Dokumente und Dateien, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen. Innerhalb des kostenlosen Accounts, der Ihnen bereits die Anlage einer unbegrenzten Zahl an Benutzern erlaubt, ist der Speicherplatz auf 50MB begrenzt. Demzufolge können Sie auch weitere Spaces anlegen, nur darf die Gesamtmenge der gespeicherten Daten die Grenze nicht übersteigen. Mehr Möglichkeiten gibt es dann ab 14 Dollar pro Monat.
Ubidesk lässt sich am ehesten als eine Mischung aus Wiki und geführter Aufgabenverwaltung beschreiben. Dies wird bereits auf der Startseite eines Arbeitsbereichs deutlich. Mit einem Klick auf „Edit“ gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus und können hier etwa die Ziele des Projekts aufzeichnen oder andere wichtige Informationen für die Teammitglieder bereitstellen. Haben Sie ein Projekt erstellt, was in wenigen Mausklicks erledigt ist, können Sie mit einem Klick auf „Create Task“ eine neue Aufgabe anlegen. In einem kurzen Dialog definieren Sie den Aufgabentext, legen das Start- und Zieldatum zu und wählen das Teammitglied aus, das für die Durchführung verantwortlich ist. Bis zu 1000 Zeichen zusätzlicher Text zur Erläuterung kann eingetragen werden. Die Mitglieder des Workspace dürfen jede Aufgabe kommentieren. Erläuternde Dokumente oder Dateien werden direkt aus dem Dialog heraus hochgeladen.
Integriert wurde auch ein Workflow. Per Mausklick signalisieren Sie die Übernahme einer Aufgabe, was innerhalb der Log-Datei bemerkt wird. Dank der eingängigen, englischsprachigen Benutzeroberfläche, legen Sie auch schnell eine Unteraufgabe an. Damit der Projektverantwortliche und sein Team einen besseren Überblick über den zeitlichen Verlauf des Projekts behalten, ist ein Kalender enthalten, der zusätzlich auch private Termine aufnehmen kann. Sehr gelungen ist aus meiner Sicht der Zeitstrahl (Timeline), der in Flash umgesetzt wurde. Dahinter verbirgt sich eigentlich nichts anderes als ein Gantt-Diagramm, das Sie auf Wunsch auch im Vollbildmodus ansehen und bearbeiten können. Hier wird auch die Bedienung mit der Maus unterstützt. Bei Bedarf verlängern Sie die Aufgabenzeiten oder verlegen per Klicken und Ziehen den Beginn einer Aufgabe. Ubidesk leistet durchaus viel und das zu einem sehr guten Preis. Sofern Sie sich noch nicht für eine andere Lösung entschieden haben, sollten Sie sich den Service einmal ansehen.
Um Projekte zu planen, ist nicht immer sofort eine Software wie Onepoint, MS Project oder auch OpenProj nötig. In erster Linie ist, abseits der üblichen systemkonformen Definitionen, ein Projekt zunächst einmal ein Plan zur Erledigung zahlreicher Aufgaben. Davon ist ein Projekt aus Ihrer persönlichen Einschätzung wichtiger als ein anderes und somit auch die hiermit verbundenen Aufgaben(pakete). Wenn Sie eine praktische Hilfe zur Sammlung der Tätigkeiten rund um verschiedene Projekte suchen, werfen Sie einmal einen Blick auf The Big Picture. Nach der Eröffnung eines kostenlosen Benutzerkontos gelangen Sie zunächst zu einer leeren Arbeitsfläche. Sie werden unmittelbar dazu aufgefordert, ein erstes Projekt einzuzeichnen. Durch Klicken und Ziehen mit der Maus platzieren Sie einen Kreis und weisen dem Projekt einen Namen zu. Dieses einfache Konzept hat mich sofort begeistert. Durch die Größe des Kreises habe ich ein einfaches Mittel, die Bedeutung eines Projekts zu unterstreichen. Die zweite Möglichkeit besteht in der Wahl der Farbe der Kugel, die Sie natürlich ebenfalls frei definieren können.
Mit einem Klick auf die Figur rufen Sie sich die Arbeitsfläche für das Projekt auf. Über den Link “New Task” definieren Sie eine Aufgabe, die mit der Maus frei auf der Fläche platziert werden kann. Aus den einzelnen Aufgaben können Sie ganz leicht mit der Maus Pakete schnüren. Dazu klicken und ziehen Sie eine Aufgabe auf eine andere. Jede einzelne Aufgabe oder auch das gesamte Paket kann mit der Maus später als erledigt gekennzeichnet werden. Das funktioniert so einfach und schnell, dass Sie den Unterschied zu einer Desktopanwendung nicht bemerken werden. In jedem Projekt gibt es aber Tätigkeiten, die an eine feste Zeit gebunden sind, also die Verankerung im Kalender benötigen. Das geht mit The Big Picture ebenfalls sehr leicht von der Hand. Sie ziehen eine Aufgabe auf das Kalendersymbol und wechseln damit die Anzeige.
Dort navigieren Sie zum gewünschten Datum und legen den Termin ebenfalls per Drag & Drop an. Die Termine können von Ihnen und den anderen Mitarbeitern des Projekts auch per URL im ICAL-Format abonniert werden. Aufgaben und Termine mailen Sie sich mit einem Mausklick und genauso schnell haben Sie andere dazu eingeladen, mit Ihnen gemeinsam am Projekt zu arbeiten.
Insgesamt hat mich schon länger keine Anwendung nach so kurzer Zeit begeistert, wie The Big Picture. Was meinen Sie dazu? Genügt Ihnen die Anwendung für Ihre Projektplanung?
Ich gewinne mehr und mehr den Eindruck, dass der absolute Hype um das Thema GTD inzwischen vorbei ist. Sicherlich versucht der Herr Lobo, ein Meister des Selbstmarketings, gerade noch ein bisschen Kasse mit seinem Buch zum Thema GTD, zu machen. Aber Land auf, Land ab nehmen die Beiträge zum Thema nach meinen Beobachtungen ab. Schließlich ist die Methode von Allen eigentlich schnell erklärt: 1. Aufräumen, 2. Sortieren, 3. Organisieren und 4. statt einer mehrere Listen führen. Das ist somit kein Wunderwerk noch eine so zündende Idee, dass sich der Messianismus um seine Person erklären ließe. Dicht in seinem Windschatten segelt Sally McGhee, eine ehemalige Mitarbeiterin Allens, die seine Methode für sich noch einmal erfunden und dazu auch gleich ein sehr umfängliches Buch verfasst hat, das MS Outlook in das Zentrum der Systematik stellt. Auf über 300 englischsprachigen Seiten erklärt sie dem Leser, wie sich Kategorien in Outlook anlegen lassen, wie man seine Mails schnell bearbeitet und was in den Kalender gehört. Dies ist übrigens bereits einer der beiden wesentlichsten Unterschiede. Die Aufgabe, die Sie unbedingt heute erledigen wollen oder müssen, landet schnell per Drag & Drop auf der Seite des heutigen Tages, während der „Meister“ ja eher ein ambivalentes Verhältnis zum Kalender selbst hat. Was bei Allen die „Nächsten Schritte“ sind bei Frau McGhee die „strategischen nächsten Schritte“, klingt wichtiger, meint aber das Gleiche. Damit der Weg zum „Inbox Zero“ leichter fällt, wird dem Leser auch gleich ein kostenpflichtiges Addin für Outlook angeboten, das sich glücklicherweise vor dem Kauf ausprobieren lässt. Bonjour Tristesse, denn das Dingens macht aus einer E-Mail per Mausklick eine Aufgabe und was im Buch noch als besonders sinnvolle Art der Formulierung von E-Mails dargestellt wird, beschränkt sich als simple E-Mail-Vorlage, die immer wieder aufgerufen werden kann. Mehrwert? Fehlanzeige!
Vor einiger Zeit hatte ich an dieser Stelle über Klok berichtet, einem kleinen Werkzeug, mit dem Sie Ihre Arbeitszeit protokollieren und auswerten können. Das Programm TimeLoc setzt ebenfalls direkt auf Adobe Air auf und kann kostenlos aus dem Netz geladen werden. Über die Einstellungen des Programms geben Sie in einer kleinen Liste die Tätigkeiten ein, die Sie protokollieren wollen. Außerdem setzen Sie dort die Option, ob die jeweilige Aufgabe später auch abgerechnet werden kann.
Die Bedienung des Programms ist selbsterklärend. Über die Schalter der Oberfläche schalten Sie die Aufzeichnung ein oder unterbrechen diese. Das kleine Programm bietet Ihnen auch einen grafischen Auswertungsmodus, in dem Ihnen per Tortendiagramm der Anteil der Aufgaben an der Gesamtzeit dargestellt wird. Sowohl tage- als auch monatsweise können Sie die aufgezeichneten Daten in Form einer CSV-Datei exportieren, um sie beispielsweise in Excel auszuwerten.
Wie den Stammlesern dieses Blogs sicherlich bereits aufgefallen ist, probiere ich nur zu gern Programme aus, mit denen sich Aufgaben und Projekte verwalten lassen. An dieser Stelle noch nicht vorgestellt wurde ToDoList von AbstractSpoon, das Sie in einer kostenlosen Version für Windows auf Ihren Rechner laden dürfen. Schon beim ersten Aufruf der Software zeigt sich, dass hier stark an den Anwender gedacht wurde, denn das Programm möchte von Ihnen wissen, ob Sie die Eigenschaften in der Registry oder in einer einfachen Ini-Datei ablegen wollen. Gerade letzteres ist natürlich für alle Nutzer interessant, die die Software direkt vom USB-Stick aus betreiben wollen.
Auf den ersten Blick wirkt die Oberfläche leicht überladen. ToDoList organisiert Ihre Aufgaben in Form von Aufgabenlisten. Eine Aufgabenliste entspricht dabei einer Datei. Diese Listen könnten damit einem Projekt entsprechen oder aber Sie orientieren sich mehr am Prinzip des GTD.
In einer Liste organisieren Sie nun Ihre Aufgaben. Diese lassen sich auch hierarchisch gliedern. Damit übernimmt ToDoList also auch gleichzeitig die Funktion eines Outliners. Ich persönlich finde immer noch gegliederte Listen einfach übersichtlich. Neue Aufgaben legen Sie am schnellsten mit der Tastenkombination “Strg+N” an. Eine Unteraufgabe folgerichtig mit “Strg+Umschalt+N”. Zu jedem Eintrag finden Sie im unteren Bereich des Bildschirms eine umfangreiche Liste von Eigenschaften. Dazu gehören unter anderem das Beginn- und Fälligkeitsdatum. Außerdem können Sie eine Zeitschätzung abgeben, die Priorität setzen und zu externen Dateien verlinken. Bemerkenswert ist auch, dass an eine Zeitnahme gedacht wurde. Damit rechnen Sie später erledigte Aufgaben einfach ab.
Das Programm speichert seine Daten in einer XML-Datei, die Sie notfalls auch mit anderen Programmen öffnen können. Zu jedem Eintrag finden Sie im rechten Bereich des Bildschirms einen kleinen Editor vor, in dem Sie Notizen zu dieser Aufgaben ablegen. Beschäftigen Sie sich beispielsweise mit Software-Entwicklung wäre hier auch Platz, um etwa Code-Schnipseln oder Notizen der Anforderungsanalyse zu hinterlegen. Die Aufgabenliste exportieren Sie später nach Excel, Freemind oder auch als einfache HTML-Seite.
Insgesamt hat ToDoList bei mir einen überzeugenden Eindruck hinterlassen. Ich gebe der Software auf jeden Fall eine faire Chance Rememberthemilk abzulösen.
