Aufgabenlisten sind so eine Sache. Die meisten von Ihnen sind sicherlich so diszipliniert, dass Sie eine oder sogar mehrere dieser Listen führen und sofort, wenn eine neue Aufgabe an Sie herangetragen wird, diese brav notieren. Am Ende eines Tages sind sicherlich viele Dinge erledigt worden, aber trotzdem scheinen die Abgabefristen eines Projekts bedrohlich näher gekommen zu sein oder noch schlimmer: Der Eindruck drängt sich auf, dass man den eigenen Zielen gar keinen Schritt näher gekommen ist. Das Problem liegt weniger in den Listen begraben als vielmehr in uns selbst. Natürlich fällt unser Blick auf schwierige und komplizierte Aufgaben und dann erledigen wir, etwas Einfaches. Am Ende des Tages haben wir uns dann viel bewegt, aber nichts bewegt. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann versuchen Sie eine andere Technik!
Planen Sie Ihre Woche: Dazu tragen Sie sich einen festen Termin in Ihrem Kalender ein. Gute 20 Minuten sollten Ihnen für eine valide Planung genügen. Wichtig ist allerdings, dass Sie diese Verabredung respektieren und genauso behandeln, als hätten Sie einen Termin mit einem externen Besucher oder Ihrem Chef. Hier sehen Sie sich Ihre Listen und Projekte durch und entscheiden, was in der kommenden Woche getan werden muss.
Nutzen Sie die 5er Regel: Notieren Sie sich täglich 5 fünf Aufgaben, die Sie als wichtig für Ihre Projekte identifiziert haben. Diese fünf konkreten Aufgaben, die Sie näher zum Ziel bringen sollen, sind an diesem Tag auch in Angriff zu nehmen.
Beginnen Sie den Tag mit schweren Aufgaben: Meist wird es sich bei den fünf Tätigkeiten, die Sie als Tagesziel definiert haben, um knifflige oder zeitintensive Dinge handeln. Mit diesen sollten Sie Ihren Tag beginnen. Haben Sie bereits eine davon am frühen Morgen erledigt, wird Ihnen das Schwung geben, die weiteren ebenfalls noch vor dem Mittagessen zu schaffen.
Planen Sie immer den konkreten nächsten Schritt: Achten Sie darauf, dass Sie immer den nächsten konkreten Schritt angehen, der Sie dem Ziel näher bringt, und nutzen Sie eine besonders aktive Sprache. „Termin beim Zahnarzt machen“, ist sicherlich ein Ansatz, um das eigenen Gebiss wieder in Schwung zu bekommen, besser wäre aber „Morgen einen Termin beim Zahnarzt beim Zahnarzt machen für den 16., 17. oder 18.“.
Wie führen Sie Ihre Aufgabenlisten? Kennen Sie das Problem mit dem Nichtbeachten, der selbst aufgestellten Prioritäten?
Es dauert eine Weile, bis aus dem Wunsch etwas regelmäßig zu tun, tatsächlich eine Gewohnheit wird. Beim Einüben einer neuen Gewohnheit möchte Ihnen der Dienst habitforge behilflich sein. Sie registrieren sich binnen weniger Minuten für einen kostenlosen Zugang. Sie können dann unmittelbar damit beginnen, die erste Gewohnheit, die Sie einüben wollen, zu notieren. Die Funktionsweise des Dienstes ist schnell erklärt. Habitforge sendet Ihnen täglich eine Mail, in der Sie gefragt werden, ob Sie sich an die Gewohnheit gehalten haben. Durch den Link in der Nachricht selbst, haken Sie die Erfüllung der Gewohnheit ab und können sich so selbst davon überzeugen, ob Sie sich an den Plan halten. Wie bei 43things, das ich Ihnen ja bereits einmal vorgestellt habe, können Sie die Ziele mit anderen teilen und sich gegenseitig ermutigen.
Ganz unabhängig von der neuen und aus meiner Sicht völlig überflüssigen Debatte, ob Twitter ein neues Leitmedium ist oder ob Microblogging das klassische Bloggen ablöst, entwickeln sich um den Dienst immer mehr nützliche kleine Anwendungen, die sich gut in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Wenn Sie Rememberthemilk zur Verwaltung Ihrer Aufgaben einsetzen, können Sie durch direkte Nachrichten an den Bot Aufgaben an Ihre Listen senden oder sich auch an die Fälligkeit erinnern lassen. Damit Sie den vollen Nutzen daraus ziehen, sollten Sie sich aber die dazugehörenden Parameter einprägen. Ein “d rtm !getlist @home” bringt Ihnen die Liste aller Aufgaben auf den Bildschirm, die sich auf der Liste “@home” befinden. Anwender des elektronischen Zettelkastens Evernote fügen Ihrem Notizbuch mit Twitter kurze Notizen und Gedankenblitze ein. Richtig praktisch finde ich aber noch zwei weitere Dienste. Folgen Sie “timer”, senden Sie an diesen kurze Nachrichten, um sich an bestimmte Ereignisse erinnern zu lassen. Etwa ausgefeilter präsentiert sich Mindmeto. Auch dort hinterlegen Sie kurze Erinnerungstexte und werden dann zuverlässig per Directmessage wieder erinnert.
Es ist schon eine Weile her, seit ich an dieser Stelle über Thinking Rock geschrieben habe. Inzwischen haben die Entwickler doch eine Menge an dem Programm geändert und auch ein Business-Modell dahinterlegt. Fangen wir damit an: Neben der völlig kostenfreien Version wird eine Variante für Clubmitglieder angeboten. Gegen eine Jahresgebühr bekommt das Clubmitglied exklusiv programmierte Funktionen angeboten. Diese können nach dem Ende der Mitgliedschaft weiter genutzt werden. Ebenfalls enthalten ist ein bevorzugter Support. Der Preis für die Einjahresmitgliedschaft beträgt 40 Dollar. Bewährte Funktionen, wie der übersichtliche Startbildschirm, der durch den GTD-Workflow führt, sind beibehalten worden.
Die aktuelle Version 2.2.1 glänzt aber mit vielen praktischen Zusatzfunktionen. Das beginnt mit der Zusammenstellung von Reports. Wenn Sie sich ansehen wollen, welche Aktionen in der nächsten Zeit anstehen, genügt ein Mausklick, um sich ein PDF auf den Rechner zu zaubern. Die Liste können Sie ausdrucken, um sie in einen Terminplaner oder andere Unterlagen einzusortieren. Die Aktionen gleichen Sie bei Bedarf mit einer lokalen ICS-Datei ab. So verbinden Sie Ihren Kalender mit Ihrer Aufgabenplanung. In den Einstellungen entscheiden Sie sich, ob Sie die Aufgaben ebenfalls als To-Do oder als Termin eintragen lassen wollen. Mein absoluter Favorit ist allerdings die in Intervallen erfolgende Abfrage eines E-Mail-Kontos. Damit ruft Thinking Rock die Nachrichten des Postfachs ab und importiert diese in die Eingangsbox der Software selbst, wo Sie dann darüber entscheiden, was Sie mit diesen Gedanken unternehmen wollen. Die Handhabung der Software ist einfach und dank der Programmierung in Java auch auf unterschiedlichen Plattformen möglich. War der Einsatz auf einem USB-Stick in der ersten Version zwar möglich, aber ab und an etwas umständlich, gelingt dies nun ohne Probleme. Auch um das Backup der gespeicherten Daten kümmert sich Thinking Rock zuverlässig. Tatsächlich hat mich das aktuelle Release noch einmal über mein bestehendes Outlook-RTM-System nachdenken lassen. Da ich hiermit aber bestens zurechtkomme, werde ich nicht wechseln. Wer allerdings noch nach einer Software für die Selbstorganisation sucht, dem sei ein weiteres Mal Thinking Rock ans Herz gelegt.
Mit Verb geht eine weitere Aufgabenverwaltung an den Start, die dem Anwender verspricht, seine Aktivitäten schnell und einfach zu verwalten. Nach der kostenfreien Registrierung können Sie unmittelbar loslegen. Verb lehnt sich an das Prinzip des GTD an, ohne diesem sklavisch zu folgen. Andererseits ist das aber auch zugleich der größte Kritikpunkt. Denn so kommt eine mehr oder weniger halbherzige Lösung dabei heraus, die wenig mehr als eine einfache Wiki-Seite kann. Aufgaben können Sie Projekten zuweisen, erfreulicherweise darf sie aber auch ohne einen entsprechenden Bezug erfasst werden. Die Seiten erstrahlen in der Web 2.0 Optik, an der sich die meisten Nutzer inzwischen aber wohl sattgesehen haben dürften. Ich trage zwar eine Brille, deswegen muss aber nicht jeder Buchstabe in Schriftgrößen von 24 Punkt erscheinen. Zu jeder Aufgabe erfassen Sie optional eine Notiz und weisen auch ein Erledigungsdatum zu. Das alles funktioniert reibungslos und ohne Probleme, aber Verb bietet nicht eine einzige Funktion, die einzigartig und nur hier zu finden ist. Wer Rememberthemilk oder Nozbe nutzt, würde im Falle eines Wechsels einen eindeutigen Rückschritt machen.
Wer viel am Computer sitzt, wird im Zweifel die Erinnerungsfunktionen von Outlook oder anderen Programmen nutzen, um sich an die Fälligkeit einer Aufgabe erinnern zu lassen. Läuft das entsprechende Programm jedoch nicht, bekommen Sie von der Erinnerung auch nichts mit. Der sehr einfach gehaltene Dienst remindr ermöglicht Ihnen, ganz ohne Registrierung sich an Aufgaben oder Termine via Twitter, Jabber, E-Mail oder auch per SMS (allerdings nur im amerikanischen Raum) erinnern zu lassen.
Dazu besuchen Sie einfach die Homepage des Dienstes und tragen den Betreff der Aufgabe ein. Anschließend legen Sie noch den Erinnerungszeitpunkt und die Details zu den Erinnerungswegen fest. Schnell das Captcha ausgefüllt und schon haben Sie den Kopf wieder frei.
Ich bin ja ein bekennender Fan von alternativen Programmstartern, die mir das Aufrufen von Anwendungen mittels der Eingabe von Namen erlauben. Unter Windows und Linux habe ich mich dabei sehr an Launchy gewöhnt, ein kleines und schnelles Tool zum Starten von Programmen, das aber keine weiteren großen Aktionen ausführen kann, wie etwa GNOME-Do. Da das Installieren von Programmen aber nicht auf jedem Firmenrechner so ohne weiteres möglich oder erlaubt ist, bietet Ihnen die Software auch einen Modus für den USB-Stick.
So haben Sie Ihren Lieblingslauncher gleich immer dabei. Um Launchy unter Windows auch unterwegs zu nutzen, kopieren Sie den gesamten Programmordner von Ihrer Festplatte auf den Stick. Führen Sie Launchy jetzt vom USB-Stick aus und mit einem Rechtklick oder den Klick auf das Zahnrad die Optionen der Software. Innerhalb des Registers “Generall” aktivieren Sie im unteren Abschnitt den Punkt “Portable Mode”. Verlassen Sie anschließend das Programm. Nun werden die Eigenschaften des Programms auch auf dem Stick gespeichert und Sie setzen den Launcher auch mobil ein.
Jedenfalls nicht für die vielen hier vorgestellten Portale und Services, aber auch keine Lust darauf habe, immer das gleiche Kennwort zu verwenden, das dann einem Angreifer die Option einräumt, sich alle meine Benutzerkonten anzusehen, habe ich mich für ein Masterkennwort entschieden, das ich nach einem einfachen Prinzip abändere.
Das funktioniert so: Angenommen Sie nutzen als Masterkenntwort die Folge: tzuiop. An und für sich nicht sehr clever, es soll sich hier lediglich um ein Beispiel handeln. Ergänzen Sie dieses Masterkennwort um die ersten drei oder vier Anfangsbuchstaben des Dienstes, den Sie schützen wollen und stellen Sie die Ergänzung an den Beginn oder das Ende des Masterkennworts.
Um Ihr Myspace-Konto zu schützen ergibt sich damit: mysp+tzuiop oder tzuiop+mysp. So brauchen Sie sich lediglich ein gutes (!) Kennwort und den Mechanismus zu merken, wie Sie das Kennwort verändern.
Mit Lifemetric habe ich Ihnen vor einigen Tagen eine Webanwendung vorgestellt, die eine Art von Gefühlstagebuch zur Verfügung stellt. Wenn Sie lediglich das Auf und Ab Ihrer Stimmungen beobachten wollen und Twitter nutzen, geht es noch einfacher. Mit http://highxlow.com nimmt ein kleiner Bot Ihre Meldungen über Ihre augenblickliche Verfassung auf. Haben Sie gute Laune und fühlen sich wohl schicken Sie eine Twitternachricht an „highiam“ und geben einen kurzen Text als Erinnerung ein. Umgekehrt genügt eine Nachricht an „lowiam“, um zu signalisieren, dass es Ihnen nicht besonders geht. Das Portal protokolliert diese Nachrichten und stellt den grafischen Verlauf dann mittels http://highxlow.com/Ihr_Twittername zusammen. Eine nette Idee und wer ohnehin twittert, braucht sich nicht noch auf einer anderen Seite anzumelden.
Welchen Einfluss hat die Arbeit auf Ihre Stimmung? Gibt es Muster in Ihrem Verhalten, so dass Stress aufkommen kann? Erkennen Sie einen Rhythmus in Ihrem Schlafverhalten? Lifemetric ist ein noch recht junger englischsprachiger Dienst, der Ihnen bei der Analyse Ihrer Gewohnheiten und Ihres Verhaltens gute Dienste leisten kann. Nach der Eröffnung eines kostenlosen Benutzerkontos kann es sofort losgehen. Sie entscheiden sich für die Metriken, die Sie nutzen wollen. Das Angebot reicht von Schlaf, über Arbeitsmenge und Kreativität bis hin zum eigenen Kaffeekonsum. Mittels eines Schiebereglers sind die Daten schnell erfasst.
Sofern Sie die Selbstdisziplin aufbringen, sich jeden Tag bei Lifemetrics einzuloggen und die von Ihnen gewählten Daten zu befüllen, erhalten Sie mit der Zeit eine umfassende grafische Auswertung, die Ihnen dabei helfen wird, Zusammenhänge zwischen den einzelnen Metriken zu erkennen. Wenn Sie mögen, informieren Sie in Form von Widgets auch die Leser Ihrer Internetseiten oder Ihres Blogs über Ihre Stimmung oder den aktuellen Grad Ihrer Kreativität. Ich bin gespannt, in welche Richtung die weitere Entwicklung des Dienstes gehen wird. Ein Feature, das ich mir bereits jetzt wünschte, wäre die Möglichkeit, über ein Widget die Metriken direkt vom Desktop zu befüllen. Da Lifemetric aber bereits über eine API verfügt, mag das ja vielleicht noch kommen.
