Mit Doit.im gibt es eine weitere Software, die Ihnen bei der Erledigung Ihrer Aufgaben nach dem Prinzip des GTD helfen will. Das Programm ist für Adobe Air geschrieben und steht damit auf allen Plattformen zur Verfügung, für die das Runtime angeboten wird. Nach dem Download unter http://www.doit.im/ eröffnen Sie am besten einen Account beim Anbieter. Damit steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Ihre Aufgabenlisten mit einem zentralen Server abzugleichen. Die Oberfläche des Programms ist übersichtlich gestaltet und dürfte sich von selbst erklären. In der zentralen Inbox erfassen Sie schnell Ihre Aufgaben und Gedankenblitze. Weitere Details hinterlegen Sie dann bei der Durchsicht der Inbox. Natürlich können Sie sich Ihre Listen anlegen, dazu weisen Sie den Aufgaben entsprechende Tags zu. Bei der Terminierung helfen Ihnen gleich zwei Daten weiter. Einerseits können Sie ein Erledigungsdatum zuweisen, zum anderen einen Zeitpunkt, an dem die Aufgabe wieder erscheinen soll. So werden Sie rechtzeitig auf die Erledigung hingewiesen und können die Tätigkeit erfolgreich vor dem Fälligkeitsdatum in Angriff nehmen. Abgerundet wird der positive Gesamteindruck, den die Applikation bei mir hinterlassen hat, durch eine Version für Android-Telefone. Außerdem lassen sich die Elemente mit einem Account bei Google Kalender synchronisieren.
Nachdem die GTD-Welle ein wenig abgeebbt zu sein scheint, lesen Sie in immer mehr Blogs etwas von der Pomodoro-Technik. Diese ist kurz gesagt, eine Methode, größere Aufgaben in kleinere Zeiteinheiten aufzuteilen. Eine solche Zeitscheibe ist 25 Minuten lang. Eine wichtige Spielregel: Sie dürfen sich innerhalb dieser 25 Minuten wirklich auf nichts anderes konzentrieren, sondern fokussieren sich die Zeiteinheit vollständig auf die Aufgabe. Für die Zeitnahme eines solches Pomodoros würde natürlich ein Küchenwecker oder aber auch die Uhr auf dem Handy völlig genügen, aber natürlich gibt es inzwischen auch Timer, die Ihnen bei der Zeitnahme helfen.
Pomodairo ist für Adobe Air geschrieben und damit auf den unterschiedlichsten Plattformen lauffähig. Die Bedienung ist selbst erklärend, wobei das Programm schon über die reine Zeitnahme hinaus geht. So können Sie eine Aufgabenliste anlegen und dabei die Zahl der für die Erledigung notwendigen Zeiteinheiten schätzen. Bevor Sie eine Session beginnen, wählen Sie einen Eintrag aus der Aufgabenliste aus. Ein kleiner Statistikteil stellt Ihnen die bereits durchgeführten Pomodoros dar und bildet auch die Summen der einzelnen Pausen. Gut gefällt mir, dass Sie auch Unterbrechungen erfassen können. Danach startet der Zeitabschnitt natürlich neu.
Deutlich einfacher ist Focus Booster, das ebenfalls für Air entwickelt wurde. Hier legen Sie in den Einstellungen fest, wie lange ein Pomodoro dauern soll und definieren die Länge der Pausen. Ein Mausklick auf den Startschalter und die Zeitnahme beginnt. Weitere statische Auswertungen oder eine Beschreibung der Aufgabe ist nicht vorgesehen. Die Software ist also eher für Puristen erfüllt aber ihren Zweck.
Wenn Sie dieses Blog regelmäßig lesen, wissen Sie, dass ich ein großer Freund von besonders einfachen Mitteln für die Verwaltung von Aufgaben bin. Ich persönlich habe hier sehr gute Erfahrungen mit einer Kombination aus Notizbüchern und Remember the milk gemacht. Vor einigen Tagen bin ich allerdings auf die Anwendung Teudeux gestoßen. Die Registrierung beim Service ist kostenfrei. Die Entwickler stellen auf der Homepage allerdings in Aussicht, auch einmal kostenpflichtige Services anbieten zu wollen. Zugleich versprechen sie aber, dass die aktuelle Ausbaustufe von Teudeux auf jeden Fall kostenlos erhalten bleiben wird. Und das ist bereits eine Menge. Nach der Registrierung gelangen Sie zu einer Wochenübersicht. In die kleinen Eingabefelder direkt über dem jeweiligen Tag tragen Sie die gewünschte Aufgabe ein. Wissen Sie noch nicht, wann Sie diese erledigen wollen, nutzen Sie dafür die Rubrik “Someday”. Die Arbeit mit der Liste geht absolut intuitiv vonstatten. Haben Sie es nicht geschafft eine Aufgabe zu erledigen, wird diese automatisch auf den Folgetag übertragen. Dinge, die Sie erledigt haben, streichen Sie durch einfaches Anklicken einfach ab.
Bei aller Einfachheit gibt es auch Nachteile. Der wesentlichste ist aus meiner Sicht, dass das System, für sich allein steht. Es gibt keinerlei Synchronisation mit anderen Daten und auch die Ausdrucke lassen sich nur mit Mühe in ein eigenes System übernehmen. Dafür macht der Umgang mit dem System Spaß und Sie haben von überall Zugriff auf Ihre offenen Aufgaben.
Empfehlenswert ist es sicherlich nicht: das Arbeitsleben ganz ohne Aufgabenliste oder Terminkalender. Denn in Ihrem Hinterkopf müssten Sie reichlich lose Enden an Aufgaben und Terminen im Griff behalten. Zwar wirbt Superminder damit, dass der Dienst eine einfache Alternative zu Termin- und Aufgabenplanern darstellt, für mich ist der Service nicht mehr als eine leicht bedienbare und elegante Wiedervorlage, oder ganz im Neudeutsch des GTD, ein Tickler File. Nach der äußerst unkomplizierten Anmeldung betreten Sie einen übersichtlichen Arbeitsbereich. Legen Sie zunächst über “Settings” Ihre Zeitzone und das Ziel der Erinnerungen fest. Sie haben hier die Wahl zwischen einer Mailadresse oder einer Mobilfunknummer. Beide müssen Sie allerdings durch einen Zahlencode bestätigen. Sind diese Vorarbeiten abgeschlossen, wählen Sie den Monat aus und klicken auf den Link “Add”. Vergeben Sie einen Text und markieren Sie das gewünschte Datum sowie die Uhrzeit. Das war es schon. Der Eintrag Ihrer Merker wandert in die Übergangsliste und Sie werden pünktlich zur verabredeten Zeit eine Mail oder eine SMS als Erinnerung erhalten. Blitzsauber programmiert und einfach in der Nutzung, so soll es sein. Was setzen Sie als Wiedervorlage ein? Kennen Sie ähnliche Dienste, die Ihnen noch mehr zusagen?
Es ist schon eine Weile her, seit ich an dieser Stelle über Thinking Rock geschrieben habe. Inzwischen haben die Entwickler doch eine Menge an dem Programm geändert und auch ein Business-Modell dahinterlegt. Fangen wir damit an: Neben der völlig kostenfreien Version wird eine Variante für Clubmitglieder angeboten. Gegen eine Jahresgebühr bekommt das Clubmitglied exklusiv programmierte Funktionen angeboten. Diese können nach dem Ende der Mitgliedschaft weiter genutzt werden. Ebenfalls enthalten ist ein bevorzugter Support. Der Preis für die Einjahresmitgliedschaft beträgt 40 Dollar. Bewährte Funktionen, wie der übersichtliche Startbildschirm, der durch den GTD-Workflow führt, sind beibehalten worden.
Die aktuelle Version 2.2.1 glänzt aber mit vielen praktischen Zusatzfunktionen. Das beginnt mit der Zusammenstellung von Reports. Wenn Sie sich ansehen wollen, welche Aktionen in der nächsten Zeit anstehen, genügt ein Mausklick, um sich ein PDF auf den Rechner zu zaubern. Die Liste können Sie ausdrucken, um sie in einen Terminplaner oder andere Unterlagen einzusortieren. Die Aktionen gleichen Sie bei Bedarf mit einer lokalen ICS-Datei ab. So verbinden Sie Ihren Kalender mit Ihrer Aufgabenplanung. In den Einstellungen entscheiden Sie sich, ob Sie die Aufgaben ebenfalls als To-Do oder als Termin eintragen lassen wollen. Mein absoluter Favorit ist allerdings die in Intervallen erfolgende Abfrage eines E-Mail-Kontos. Damit ruft Thinking Rock die Nachrichten des Postfachs ab und importiert diese in die Eingangsbox der Software selbst, wo Sie dann darüber entscheiden, was Sie mit diesen Gedanken unternehmen wollen. Die Handhabung der Software ist einfach und dank der Programmierung in Java auch auf unterschiedlichen Plattformen möglich. War der Einsatz auf einem USB-Stick in der ersten Version zwar möglich, aber ab und an etwas umständlich, gelingt dies nun ohne Probleme. Auch um das Backup der gespeicherten Daten kümmert sich Thinking Rock zuverlässig. Tatsächlich hat mich das aktuelle Release noch einmal über mein bestehendes Outlook-RTM-System nachdenken lassen. Da ich hiermit aber bestens zurechtkomme, werde ich nicht wechseln. Wer allerdings noch nach einer Software für die Selbstorganisation sucht, dem sei ein weiteres Mal Thinking Rock ans Herz gelegt.
Wohl wenige Angebote im Umfeld des GTD wurden so enthusiastisch erwartet und besprochen wie IScrybe. Dazu trug natürlich eine Prise virales Marketing und ein kurzes Video bei, das versprach, der Dienst werde die Brücke zwischen Online- und Offline-Welt schlagen. Ganz so neu war das Rad dann nicht, was die Entwickler erfunden hatten. Zwar lassen sich die Einträge in Scrybe auch offline nutzen, aber dank Gears ist das für viele Onlinedienste heute keine Besonderheit mehr. Kurzum: Die Erwartungen waren hoch, herausgekommen ist recht wenig und seit gut einem Jahr herrscht dort Stillstand. Keine Neuigkeiten, keine neuen Funktionen und offensichtlich auch kein Business-Plan. Schade drum, aber IScrybe dürfte sich, trotz guter Anlagen, erledigt haben.
Ähnliches verhält es sich aus meiner Sicht derzeit mit Remember the milk. Eigentlich ein toller Service, der dank seiner API und diversen Anwendungen auch recht populär ist. Wo aber bleiben neue Funktionen? Nett wären etwa Massenänderungen auch des Fälligkeitsdatums oder aber zumindest eine rudimentäre Exportmöglichkeit, um seine Daten anderswo weiter zu verwenden. Ob ich am Ende meiner Nutzungsperiode nochmals meinen Pro-Account verlängere, bezweifle ich.
Mit Verb geht eine weitere Aufgabenverwaltung an den Start, die dem Anwender verspricht, seine Aktivitäten schnell und einfach zu verwalten. Nach der kostenfreien Registrierung können Sie unmittelbar loslegen. Verb lehnt sich an das Prinzip des GTD an, ohne diesem sklavisch zu folgen. Andererseits ist das aber auch zugleich der größte Kritikpunkt. Denn so kommt eine mehr oder weniger halbherzige Lösung dabei heraus, die wenig mehr als eine einfache Wiki-Seite kann. Aufgaben können Sie Projekten zuweisen, erfreulicherweise darf sie aber auch ohne einen entsprechenden Bezug erfasst werden. Die Seiten erstrahlen in der Web 2.0 Optik, an der sich die meisten Nutzer inzwischen aber wohl sattgesehen haben dürften. Ich trage zwar eine Brille, deswegen muss aber nicht jeder Buchstabe in Schriftgrößen von 24 Punkt erscheinen. Zu jeder Aufgabe erfassen Sie optional eine Notiz und weisen auch ein Erledigungsdatum zu. Das alles funktioniert reibungslos und ohne Probleme, aber Verb bietet nicht eine einzige Funktion, die einzigartig und nur hier zu finden ist. Wer Rememberthemilk oder Nozbe nutzt, würde im Falle eines Wechsels einen eindeutigen Rückschritt machen.
So bequem das Google Office auch sein mag: Ein komisches Gefühl beschleicht einen doch ab und an, wenn man an die dort gespeicherten Dokumente denkt. Wenn Sie auf das Modul der Tabellenkalkulation verzichten können und lieber eine Groupwarelösung nutzen wollen, die Sie auf Ihrem eigenen Server installieren, greifen Sie auf OpenGoo zurück. Das OpenSource-Projekt benötigt neben etwas Webspace eine aktuelle MySQL-Datenbank und PHP. Die Installation ist sehr einfach und auch für Laien leicht umsetzbar. Sie laden sich die aktuelle Version auf Ihren Rechner, entpacken das Archiv und übertragen es dann etwa per FTP auf Ihren Server. Dann rufen Sie die URL des Verzeichnisses mit dem Browser auf und werden vom Installationsprogramm begrüßt. Wenige Augenblicke später können Sie sich bereits einloggen. Zu OpenGoo gehören mehr oder weniger alle Module, die Sie von einer Groupwarelösung erwarten. Sie finden eine Aufgaben- und Kontaktverwaltung sowie einen Kalender vor. Außerdem ist auch ein Modul für Notizen und eine Zeiterfassung mit dabei.
Neben der natürlich vorhandenen Option, Dokumente innerhalb der Arbeitsumgebung speichern zu können, verfügt OpenGoo sowohl über eine kleine Textverarbeitung als auch ein Präsentationsmodul. Gerade Letzteres ist deswegen interessant, da die Präsentation direkt vom Server aus aufgerufen und dann Ihrem Publikum vorgeführt werden kann. Innerhalb der Dateiverwaltung legen Sie fest, ob Sie auf das Dateisystem zurückgreifen wollen oder aber die Dokumente direkt in der Datenbank ablegen wollen. Die in OpenGoo erstellen Dokumente sind reine HTML-Dokumente, die Sie also mit Desktop-Anwendungen weiterbearbeiten können. Ein Download in einem der bekannten Office-Formate ist damit allerdings nicht möglich.
Ebenfalls sehr gut gelöst ist die Integration von E-Mails. Allerdings verhält sich das System hier in der Benutzerführung nicht konsistent. Die Anlage eines neuen Mailkontos (wobei für eingehende Nachrichten POP und IMAP zur Verfügung stehen) erfolgt nicht aus dem Administrationsbereich heraus, sondern als Aufgabe innerhalb des Mailkontos selbst. Der Funktionsumfang der Textverarbeitung reicht noch nicht an das Google Office heran, genügt aber durchaus für Protokolle oder Memos. Alles wirkt durchaus funktional und modern und auf bestehende Daten wie Kontakte und Termine kann durch die Importfunktion (CSV und ICS) schnell online zugegriffen werden. OpenGoo ist damit eine rundheraus gelungene Anwendung für das Teamwork auf dem eigenen Server.
In den vergangenen Tagen habe ich mit intensiver mit Groupwarelösungen im Web beschäftigt. OfficeZilla verspricht dem Nutzer, eine komplettes Paket an Werkzeugen für die Projektarbeit im Team zur Verfügung zu stellen. Nachdem Sie sich für die Eröffnung eines kostenlosen Benutzerkontos entschieden haben, werden Sie sofort zu Ihrem neuen Projektoffice geleitet. Den Benutzernamen und das Kennwort erhalten Sie später per E-Mail. Wenn Sie sich das erste Mal dort eingeloggt haben, agieren Sie unmittelbar als Administrator der Arbeitsgruppe. Die Oberfläche wird durch die Funktionsleiste am linken Bildschirmrand dominiert.
In der Tat ist die Liste der integrierten Module schon recht beeindruckend. Neben den Klassikern wie Kalender und Aufgabenliste erhalten Sie auch ein eigenes Forum, Kontaktverwaltung, Speicherbereich für Dokumente und auch eine Wissensdatenbank, hinter der sich ein rudimentäres Wiki verbirgt. Die entsprechenden Module müssen von Ihnen als Admin für die Nutzung frei geschaltet und eingerichtet werden. OfficeZilla kommt ohne AJAX aus, was die Bedienung leider etwas langweilig und behäbiger macht. Alle Eingabemasken sind als klassische Formulare umgesetzt.
Eine Beschränkung im Rahmen des kostenloses Benutzerkontos gibt es (derzeit) noch nicht. Ob Sie den Service allein oder mit 50 oder mehr Personen nutzen wollen, ändert nichts an den Kosten. Die Betreiber planen aber kostenpflichtige Services anzubieten, die Sie dann für eine monatliche Pauschale zubuchen können. Insgesamt hat OfficeZilla auf mich einen sehr guten Eindruck hinterlassen. Wie bei solchen Hostingangeboten üblich, erkaufen Sie sich die Bequemlichkeit allerdings damit, dass Ihre Daten auf einem externen Server liegen. Wenn Sie das nicht stört, greifen Sie auf ein blitzsauber gearbeitetes Werkzeug zurück.
